DA/T 85-2019
基本信息
标准号： DA/T 85-2019
中文名称：政务服务事项电子文件归档规范
标准类别：档案行业标准(DA)
标准状态：现行
出版语种：简体中文
下载格式：.zip .pdf
下载大小：914124
标准分类号
关联标准
出版信息
相关单位信息
标准简介
标准号：DA/T 85-2019
标准名称：政务服务事项电子文件归档规范
英文名称：Specification for government service electronic documents archiving
标准格式：PDF
发布时间：2019-12-16
实施时间：2020-05-01
标准大小：1.64M
标准介绍：1范围
本标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法，包括归档工作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据和存储格式等
本标准适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台(以下简称一体化在线平台)上办理政务服务事项(包括行政权力事项和公共服务事项)过程中形成的电子文件的归档。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件
GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T36905-2018电子证照文件技术要求
DA/T18-1999档案著录规则
DA/T47—2009版式电子文件长期保存格式需求 本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。
本标准由渐江省档案局提出
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：浙江省档案局、浙江省档案馆、福建南威软件有限公司。本标准主要起草人：郑金月、张鹏程、梁绍红、姜超、黄文峰、胡文苑、王肖波、宋华、赵真、刘文高乐、王锦妙。
标准名称：政务服务事项电子文件归档规范
英文名称：Specification for government service electronic documents archiving
标准格式：PDF
发布时间：2019-12-16
实施时间：2020-05-01
标准大小：1.64M
标准介绍：1范围
本标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法，包括归档工作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据和存储格式等
本标准适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台(以下简称一体化在线平台)上办理政务服务事项(包括行政权力事项和公共服务事项)过程中形成的电子文件的归档。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件
GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T36905-2018电子证照文件技术要求
DA/T18-1999档案著录规则
DA/T47—2009版式电子文件长期保存格式需求 本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。
本标准由渐江省档案局提出
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：浙江省档案局、浙江省档案馆、福建南威软件有限公司。本标准主要起草人：郑金月、张鹏程、梁绍红、姜超、黄文峰、胡文苑、王肖波、宋华、赵真、刘文高乐、王锦妙。
标准图片预览
标准内容
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中华人民共和国档案行业标准
DA/T85—2019
政务服务事项电子文件归档规范Specification for government service electronic documents archiving2019-12-16发布
国家档案局发布
2020-05-01实施
DA/T85—2019
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本标准按照GB/T1.12009给出的规则起草。本标准由浙江省档案局提出
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：浙江省档案局、浙江省档案馆、福建南威软件有限公司本标准主要起草人：郑金月、张鹏程、梁绍红、姜超、黄文峰、胡文苑、王肖波、宋华、赵真、刘文萍、高乐、王锦妙。
1范围
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政务服务事项电子文件归档规范DA/T85—2019
本标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法，包括归档工作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据和存储格式等本标准适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台（以下简称一体化在线平台）上办理政务服务事项（包括行政权力事项和公共服务事项）过程中形成的电子文件的归档。2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T36905—2018电子证照文件技术要求DA/T18—1999档案著录规则
DA/T47一2009版式电子文件长期保存格式需求3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。3.1
政务服务事项governmentserviceitem依据法律、法规、规章、规范性文件和部门职责分工的规定，由法定行政机关或组织实施的对自然人、法人和其他组织权力义务产生直接影响的具体行政行为和授意性事项。政务服务事项包括行政权力事项和公共服务事项。
政务服务事项电子文件governmentserviceelectronicdocument政务服务机构在履行其法定职责过程中，通过一体化在线平台形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。政务服务事项电子文件由内容、结构、背景组成，3.3
案governmentserviceelectronicrecord政务服务事项电子档案
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的政务服务事项电子文件。3.4
办件finishitem
政务服务事项按程序办理完毕并形成相应结果的单个活动，是政务服务事项办理的基本单位。3.5
归档archiving
将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。
DA/T85—2019
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[GB/T18894—2016，定义3.12]
容缺归档allowmissingarchiving个政务服务事项的某些归档材料只能以非电子形式（如纸质)形成，在该政务服务事项电子文件归档时以不完整状态（即不含某些非电子形式的材料）进行归档并标记的方式。3.7
信息包informationpackage
由内容信息、流程信息和相关保存描述信息构成的电子文件信息整体。3.8
电子文件号electronicdocumentcode政务服务事项电子文件归档过程中，系统根据一定的规则赋予归档电子文件信息整体的唯一编号。3.9
元数据metadata
描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。［GB/T18894—2016，定义3.3］4总则
4.1工作原则
4.1.1政务服务事项电子文件归档工作应遵循统筹规划、统一标准、规范管理、安全高效的原则，以实现政务服务事项电子档案跨地区、跨部门共享和全国范围内互信互认。4.1.2符合国家有关规定要求的政务服务事项电子文件应以电子形式归档。除法律、法规另有规定外，不再归档对应纸质材料、
4.2职责和分工
应明确政务服务事项电子文件归档和电子档案管理工作的职责和分工，主要包括以下三类部门的职责和分工：
a）档案行政管理部门负责在一体化在线平台规划和建设时提出政务服务事项电子文件归档功能需求，组织制定政务服务事项电子文件归档制度，负责电子档案管理系统的统筹建设和应用培训，负责指导和监督政务服务机构开展政务服务事项电子文件归档工作，负责审核政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表b）政务服务机构负责制定政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表，做好政务服务事项电子文件的形成、办理、归档和政务服务事项电子档案的管理工作；涉及多个政务服务机构联合办理的政务服务事项，各政务服务机构按照各自职责分工做好归档工作。其中，政务服务机构的业务办理部门负责做好政务服务事项电子文件的归档工作：政务服务机构的档案部门负责做好政务服务事项电子档案的管理工作c）信息化部门负责依据标准和实际需求开发一体化在线平台的电子文件归档和电子档案管理功能，为政务服务事项电子文件归档提供技术支持。4.3基本要求
4.3.1政务服务机构、信息化部门应按照国家网络安全等级保护标准建立政务服务事项电子文件安全防护体系，配备必要的安全设施设备，并基于安全的网络和存储介质开展政务服务事项电子文件归档工作。
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DA/T85—2019
4.3.2政务服务事项电子文件的归档方式分为在线归档和离线归档；归档时间分为实时归档和定期归档，定期归档最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。5归档功能需求
5.1基本需求
一体化在线平台应具备政务服务事项电子文件归档功能，其基本功能应符合GB/T18894一2016中5.1的基本规定。基于一体化在线平台开发的政务服务事项电子档案管理功能应符合GB/T18894一2016中5.2的基本规定5.2归档配置功能
应能配置政务服务事项电子文件的归档范围、档案保管期限、电子文件号生成规则、档案密级、档案开放标识等内容
5.3整理组件功能
应能根据归档配置自动对电子文件及其元数据进行收集和整理，形成归档信息包，可支持通过时间戳和数字摘要等技术手段确保电子文件真实性、安全性。5.4清点检测功能
5.4.1应能在形成归档信息包时，根据归档配置信息对归档信息包的规范性、完整性等进行必要的自动检测和清点，并支持合格信息包的自动归档5.4.2应能根据需要对自动检测结果不合格的待归档电子文件及其元数据进行人工补充；应能对特殊原因造成的不合格结果进行容缺归档并备注说明具体原因。5.5数据交换功能
应支持逐个或批量方式将归档信息包从一体化在线平台通过统一的数据交换接口交换到电子档案管理系统；基于一体化在线平台完成电子文件归档和电子档案管理工作的，应支持将归档信息包从一体化在线平台的电子文件归档模块交换到电子档案管理模块。5.6统计监管和审计功能
5.6.1应支持对归档过程中的电子文件和电子档案按需求进行分类统计，对归档配置及归档数据进行在线监管。
5.6.2应能对归档过程中的所有操作及操作人员、时间和结果等日志信息进行记录和跟踪审计。6归档流程要求
6.1工作流程
6.1.1政务服务事项电子文件归档工作流程包括一体化在线平台归档功能的开发和部署、电子文件归档范围和档案保管期限表的制定和审核、归档配置、开展归档等工作6.1.2应先完成电子文件归档范围和档案保管期限表的制定和审核，以及一体化在线平台归档功能的开发和部署，再根据电子文件归档范围和档案保管期限表进行归档配置，最后由系统根据归档配置进行归档，流程示意图参见附录A。
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6.2电子文件归档范围和档案保管期限表的制定6.2.1应依据国家档案局令第8号以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录等要求制定政务服务电子文件归档范围与保管期限表，政务服务形成的纸质文件归档范围与保管期限按其执行。保管期限分为定期和永久，定期不应低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。6.2.2电子文件归档范围和档案保管期限表应以政务服务事项的最小细分项（如子项）为单位制定。6.2.3政务服务事项的电子文件归档范围包括：a）
反映政务服务事项办理部门主要职能活动和基本历更面貌的，对本部门工作、国家建设和历史研究具有利用价值的电子文件；b）政务服务事项办理部门办理行政权力事项和公共服务事项等活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的电子文件：c）其他对政务服务事项办理部门的工作具有查考价值的电子文件。6.2.4政务服务事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据应与该办件形成的电子文件及元数据一并归档。
6.2.5用以证明行政执法全过程，满足司法审查等需要的行政执法文件、证据及其他相关材料应当归档.包括：证据性材料、程序性材料、结果性材料。6.3归档配置
6.3.1归档配置以政务服务事项的最小细分项进行设置。6.3.2归档配置的内容包括但不限于保管期限、开放程度、密级、归档范围和归档材料目录、归档辅助信息。归档辅助信息可根据归档工作实际进行设置，政务服务事项的归档材料目录示例参见附录B6.4归档工作的开展
6.4.1归档步骤
政务服务事项电子文件以单个办件为基本单位分两个阶段归档，一般由系统自动进行：a）第一阶段是在一体化在线平台上进行的预归档，这一阶段对电子文件及元数据进行收集和整理，形成完整的归档信息包，并进行清点和生成验证消息第二阶段是脱离一体化在线平台（或脱离一体化在线平台的业务归档模块），将归档信息包交b）
换到电子档案管理系统（或一体化在线平台的电子档案管理模块）上进行的正式归档，这一阶段进行归档信息包的数据交换、归档检测、整理编目等过程，形成政务服务事项电子档案。政务服务事项电子文件归档步骤见图1。138
6.4.2文件收集
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文件收策
补充材料
是否可以
补充材料
寄缺归档
不通过
形感归哲信
生成验证
激据交换
州档检测
登记编日
形中子档
图1政务服务事项电子文件归档步骤DA/T85—2019
政务服务事项办结后，系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录，自动将政务服务事项办理过程中形成的电子文件组件及元数据采集至归档文件夹中，并符合以下规定：a）采集的电子文件组件存储格式符合第9章的规定；b）
采集的元数据符合第8章的规定；c）
电子文件组件和元数据的采集一般以实时、物理的形式进行，以计算机自动采集为主，必要时可人工补充。
6.4.3整理
将采集的电子文件组件及元数据按7.2的规定有序地存放至归档文件夹中，并按预先设置的命名规则生成电子文件号，对归档文件夹进行命名。139
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6.4.4形成归档信息包
将完成整理的电子文件组件及元数据以归档文件夹为单位进行压缩打包形成归档信息包6.4.5清点
对归档信息包中的电子文件组件及元数据进行自动清点。归档的电子文件门类、保管期限、件数应当与归档信息包中的归档配置信息相匹配，元数据符合第8章的规定。经清点电子文件组件及元数据有缺失的应予以补充，补充完整后重新归档：因特殊原因无法补充则在归档配置信息中记录原因后容缺归档。
6.4.6生成验证信息
对归档信息包可通过可信时间戳和数字摘要等技术手段生成验证信息，确保其可追溯。生成的验证信息单独保存，并与归档信息包建立关联6.4.7数据交换
将归档信息包从一体化在线平台交换到电子档案管理系统，并按第10章的规定生成政务服务事项电子文件交换目录作为系统间交换凭据。数据交换一般基于WebService等通用标准的统一数据交换接口实现。基于一体化在线平台台完成电子文件归档和电子档案管理工作的，此步骤将归档信息包从一体化在线平台的业务归档模块交换到电子档案管理模块。6.4.8归档检测
通过专业检测工具或系统集成的检测模块，对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技术检测和验证，记录检测时间、结果，并向一体化在线平台反馈检测结果。6.4.9登记编目
将检测合格的归档电子文件及其元数据按GB/T18894一2016的要求导人电子档案管理系统预归档库进行登记，并自动编制档号，生成归档目录和归档登记表：a）可按7.3规定的命名规则将电子文件号自动转换为由全宗号、档案门类代码、机构（问题）代码等要素组成的档号；
b）对归档信息包中的基本信息进行解析，自动生成归档目录；根据需要，可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段元数据调整等操作，但不得修改电子c
文件和办理阶段元数据的原始内容。6.4.10形成电子档案
将完成归档的政务服务事项电子档案导人电子档案管理系统正式库由政务服务机构的档案部门进行管理。
7归档信息包的内容、结构和命名规则7.1内容
7.1.1政务服务事项电子文件的归档以一个办件为单位形成归档信息包，归档信息包的内容为单个政务服务事项办件办理过程中形成的电子文件组件及其元数据。7.1.2政务服务事项电子文件的元数据分为归档配置信息、基本信息和办理流程信息三类。政务服务140
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事项电子文件归档内容见表1。
表1政务服务事项电子文件归档内容归档内容
归档配置信息
元数据
基本信息
办理流程信息
电子文件组件
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此次归档办件对应政务服务事项预先配置的归档材料目录、容缺归档情况、实际采集归档的电子文件组件等信息此次归档办件的行政相对人、办理部门、办理事项、结果等信息此次归档办件办理的环节、人员、意见等流程信息此次归档办件形成和获取的表、证、单、书等文本、数据及图像、音频、视频等多媒体文件.按归档材料目录分别存放7.1.3归档内容中电子文件的题名著录应符合DA/T18一1999的规定，文件存储格式应符合第9章的规定。
7.2结构
7.2.1一般结构
7.2.1.1归档信息包的一般结构在逻辑上是一个以电子文件号命名的归档文件夹，归档文件夹内存放归档的电子文件组件和元数据。7.2.1.2电子文件组件按照预先设置的归档材料目录进行整理和排列，并存放在以归档材料目录命名的文件夹中，一般决定类的电子文件组件排序在第一位。电子文件的归档材料目录及排序参见附录B归档信息包的一般结构示例参见附录C。7.2.2嵌套结构
7.2.2.1对于已办结并归档的政务服务事项电子文件，在变更或补正电子文件及元数据时采用嵌套结构形成新的归档信息包。
7.2.2.2嵌套结构的组织存放方式与一般结构一致，在归档文件夹内存放原始的归档信息包、补正后的元数据信息和电子文件组件。7.2.2.3原始的归档信息包排序在第一位，补正后的元数据信息、新补正的电子文件组件参照一般结构进行分类和排列，其内容结构示例参见附录D。7.3命名规则
7.3.1基本规则
政务服务事项电子文件归档过程中形成的归档信息包以电子文件号命名。电子文件号实行统一编号规则：部门代码-事项类型代码-主项代码-子项代码-年度-保管期限-归档流水号。命名示例：330000019-01-00190-001-2017-D5-0000001。7.3.2部门代码
部门代码共9位，由6位行政区划编码和3位部门编码组成。行政区划编码参加见中华人民共和国民政部发布的行政区划代码。部门编码参见C0109.1一2018中的中央业务指导（实施）部门代码或省级机构编制部门按统一标准制定的部门编码，不足3位的前面补“0”。141
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7.3.3事项代码
iiikAa~cJouakAa
7.3.3.1事项代码以中央和省级机构编制部门根据统一标准制定的代码为准，一般由事项类型代码、主项代码和子项代码组成，
7.3.3.2事项类型代码共2位，参见C0109.1—2018中4.4的内容。7.3.3.3主项代码共5位，参见中央和省级机构编制部门编制的主项代码。7.3.3.4子项代码参见中央和省级机构编制部门编制的子项代码。其中，一级子项代码共3位，事项无子项则以000表示。二级及以上子项代码各2位，事项无二级及以上子项则不显示。各级子项代码之间以“-”连接。
7.3.4年度
年度共4位，以数字字符表示，表示该政务服务事项的办结年份。7.3.5保管期限
保管期限分为定期和永久。定期以字母“D”和保管时限表示，如“D30”；永久以字母“Y”表示。7.3.6归档流水号
归档流水号以7位阿拉伯数字表示，为同一分类体系下归档信息包的顺序代码。8元数据要求
8.1归档配置信息
归档配置信息以XMI格式文档保存.描述此次归档办件对应政务服务事项设定的归档材料目录容缺归档情况和实际采集归档的电子文件组件等信息，用于归档电子文件的清点和归档完整性检测，命名为“归档配置信息.XML”，其元数据描述符合表2的要求。归档配置信息的格式示范参见附录E。表2归档配置信息的元数据描述
序号中文名称
事项类型
事项编码
事项名称
部门编码
英文名称
TaskType
TaskCode
TaskName
DepartmentCode
一体化在线平台事项
管理系统中政务
服务事项的类型
一体化在线平台事项
管理系统中政务服务
事项的基本编码
一体化在线平台事项
管理系统中政务服务
事项的名称
体化在线平台中
政务服务事项
办理部门的编码
约束性
可重复性
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
元素类型
简单型
简单型
简单型
简单型
数据类型
字符型
字符型
字符型
字符型
形成阶段
办理阶段
办理阶段
办理阶段
办理阶段
序号中文名称
部门名称
事项版本
保管期限
容缺归档
容缺归档
容缺归档
归档范
归档材料
归档材料
目录名称
归档配置
辅助信息
办件归
档组件
归档组件
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表2（续）
英文名称
DepartmentName
TaskVersion
RetentionPeriod
MissingArchive
MissingFlag
MissingReason
FilingRanges
FileCatalog
FileCatalogName
Auxiliary
ArchiveFiles
ArchiveFilelnfor
mation
一体化在线平台中
政务服务事项
办理部门的名称
一体化在线平台
事项管理系统中
政务服务事项的版本号
一体化在线平台上
配置的政务服务
事项保管期限
包括容缺归档标记
和容缺归档原因
-体化在线平台上对容
缺归档电子文件的标记
体化在线平台上
对容缺归档电子
文件的原因说明
一体化在线平台
配置的归档范围
包括归档材料目录名称
和归档配置辅助信息
-体化在线平台上
配置的应归档
材料的目录名称
-体化在线平台上配置
的归档材料的必要性、
载体形式等辅助信息
一体化在线平台上实际
采集归档的电子文件
组件的信息集合
一体化在线平台上实际
采集归档的电子文件
组件的格式信息、
计算机文件名、
文件大小，文件形成时间
约束性
可重复性
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
可重复
可重复
可重复
不可重复
可重复
元素类型
简单型
简单型
简单型
容器型
简单型
简单型
容器型
容器型
简单型
简单型
容器型
容器型
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数据类型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
形成阶段
办理阶段
办理阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
DA/T85—2019
序号中文名称
格式信息
计算机
文件名
计算机
文件大小
计算机文件
形成时间
8.2基本信息
iiikAacJouakAa
表2（续）
英文名称
Formatlnformation
ComputerfileName
ComputerfileSize
Computerfile
CreationTime
电子文件组件的
存储格式信息
电子文件组件的
计算机文件名称
电子文件组件的
计算机文件大小
电子文件组件的
计算机文件创建时间
约束性
可重复性
可重复
可重复
可重复
可重复
元素类型
简单型
简单型
简单型
简单型
数据类型
字符型
字符型
字符型
时间型
形成阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
基本信息以XML格式文档保存，描述此次归档办件的基本信息，命名为基本信息XML”，其元数据描述符合表3的要求：其中办理阶段形成的元数据根据业务系统实际形成的元数据可进行扩展。其格式示范参见附录E。本标准只规定描述政务服务事项电子文件归档的最基本元数据集合，政务服务事项办理完整的元数据集合以及元数据元素的描述可参考C0109.2一2018。表3基本信息的元数据描述
序号中文名称
文件号
保管期限
归档时间
部门名称
（立档单位
名称）
责任处
(科)室
英文名称
DocumentNumber
RetentionPeriod
Security
Classification
ArchiveTime
DepartmentName
LeadDepartment
体化在线平台上根据
规则生成的电子文件号
体化在线平台上
配置的政务
服务事项保管期限
一体化在线平台上
配置的政务
服务事项密级
体化在线平台中政务
服务事项办理
部门启动归档的时间
一体化在线平台中
政务服务事项
办理部门的名称
体化在线平台中
政务服务事项
办理处(科)室的名称
约束性
可重复性
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
元素类型
简单型
简单型
简单型
简单型
简单型
简单型
数据类型
字符型
字符型
字符型
时间型
字符型
字符型
形成阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
办理阶段
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中华人民共和国档案行业标准
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政务服务事项电子文件归档规范Specification for government service electronic documents archiving2019-12-16发布
国家档案局发布
2020-05-01实施
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iiKAa~cJouakAa
本标准按照GB/T1.12009给出的规则起草。本标准由浙江省档案局提出
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：浙江省档案局、浙江省档案馆、福建南威软件有限公司本标准主要起草人：郑金月、张鹏程、梁绍红、姜超、黄文峰、胡文苑、王肖波、宋华、赵真、刘文萍、高乐、王锦妙。
1范围
iiiKAa~cJouaKAa
政务服务事项电子文件归档规范DA/T85—2019
本标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法，包括归档工作流程和归档信息包的内容结构、命名规则、元数据和存储格式等本标准适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台（以下简称一体化在线平台）上办理政务服务事项（包括行政权力事项和公共服务事项）过程中形成的电子文件的归档。2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T36905—2018电子证照文件技术要求DA/T18—1999档案著录规则
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下列术语和定义适用于本文件。3.1
政务服务事项governmentserviceitem依据法律、法规、规章、规范性文件和部门职责分工的规定，由法定行政机关或组织实施的对自然人、法人和其他组织权力义务产生直接影响的具体行政行为和授意性事项。政务服务事项包括行政权力事项和公共服务事项。
政务服务事项电子文件governmentserviceelectronicdocument政务服务机构在履行其法定职责过程中，通过一体化在线平台形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。政务服务事项电子文件由内容、结构、背景组成，3.3
案governmentserviceelectronicrecord政务服务事项电子档案
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的政务服务事项电子文件。3.4
办件finishitem
政务服务事项按程序办理完毕并形成相应结果的单个活动，是政务服务事项办理的基本单位。3.5
归档archiving
将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。
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[GB/T18894—2016，定义3.12]
容缺归档allowmissingarchiving个政务服务事项的某些归档材料只能以非电子形式（如纸质)形成，在该政务服务事项电子文件归档时以不完整状态（即不含某些非电子形式的材料）进行归档并标记的方式。3.7
信息包informationpackage
由内容信息、流程信息和相关保存描述信息构成的电子文件信息整体。3.8
电子文件号electronicdocumentcode政务服务事项电子文件归档过程中，系统根据一定的规则赋予归档电子文件信息整体的唯一编号。3.9
元数据metadata
描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。［GB/T18894—2016，定义3.3］4总则
4.1工作原则
4.1.1政务服务事项电子文件归档工作应遵循统筹规划、统一标准、规范管理、安全高效的原则，以实现政务服务事项电子档案跨地区、跨部门共享和全国范围内互信互认。4.1.2符合国家有关规定要求的政务服务事项电子文件应以电子形式归档。除法律、法规另有规定外，不再归档对应纸质材料、
4.2职责和分工
应明确政务服务事项电子文件归档和电子档案管理工作的职责和分工，主要包括以下三类部门的职责和分工：
a）档案行政管理部门负责在一体化在线平台规划和建设时提出政务服务事项电子文件归档功能需求，组织制定政务服务事项电子文件归档制度，负责电子档案管理系统的统筹建设和应用培训，负责指导和监督政务服务机构开展政务服务事项电子文件归档工作，负责审核政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表b）政务服务机构负责制定政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表，做好政务服务事项电子文件的形成、办理、归档和政务服务事项电子档案的管理工作；涉及多个政务服务机构联合办理的政务服务事项，各政务服务机构按照各自职责分工做好归档工作。其中，政务服务机构的业务办理部门负责做好政务服务事项电子文件的归档工作：政务服务机构的档案部门负责做好政务服务事项电子档案的管理工作c）信息化部门负责依据标准和实际需求开发一体化在线平台的电子文件归档和电子档案管理功能，为政务服务事项电子文件归档提供技术支持。4.3基本要求
4.3.1政务服务机构、信息化部门应按照国家网络安全等级保护标准建立政务服务事项电子文件安全防护体系，配备必要的安全设施设备，并基于安全的网络和存储介质开展政务服务事项电子文件归档工作。
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4.3.2政务服务事项电子文件的归档方式分为在线归档和离线归档；归档时间分为实时归档和定期归档，定期归档最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。5归档功能需求
5.1基本需求
一体化在线平台应具备政务服务事项电子文件归档功能，其基本功能应符合GB/T18894一2016中5.1的基本规定。基于一体化在线平台开发的政务服务事项电子档案管理功能应符合GB/T18894一2016中5.2的基本规定5.2归档配置功能
应能配置政务服务事项电子文件的归档范围、档案保管期限、电子文件号生成规则、档案密级、档案开放标识等内容
5.3整理组件功能
应能根据归档配置自动对电子文件及其元数据进行收集和整理，形成归档信息包，可支持通过时间戳和数字摘要等技术手段确保电子文件真实性、安全性。5.4清点检测功能
5.4.1应能在形成归档信息包时，根据归档配置信息对归档信息包的规范性、完整性等进行必要的自动检测和清点，并支持合格信息包的自动归档5.4.2应能根据需要对自动检测结果不合格的待归档电子文件及其元数据进行人工补充；应能对特殊原因造成的不合格结果进行容缺归档并备注说明具体原因。5.5数据交换功能
应支持逐个或批量方式将归档信息包从一体化在线平台通过统一的数据交换接口交换到电子档案管理系统；基于一体化在线平台完成电子文件归档和电子档案管理工作的，应支持将归档信息包从一体化在线平台的电子文件归档模块交换到电子档案管理模块。5.6统计监管和审计功能
5.6.1应支持对归档过程中的电子文件和电子档案按需求进行分类统计，对归档配置及归档数据进行在线监管。
5.6.2应能对归档过程中的所有操作及操作人员、时间和结果等日志信息进行记录和跟踪审计。6归档流程要求
6.1工作流程
6.1.1政务服务事项电子文件归档工作流程包括一体化在线平台归档功能的开发和部署、电子文件归档范围和档案保管期限表的制定和审核、归档配置、开展归档等工作6.1.2应先完成电子文件归档范围和档案保管期限表的制定和审核，以及一体化在线平台归档功能的开发和部署，再根据电子文件归档范围和档案保管期限表进行归档配置，最后由系统根据归档配置进行归档，流程示意图参见附录A。
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6.2电子文件归档范围和档案保管期限表的制定6.2.1应依据国家档案局令第8号以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录等要求制定政务服务电子文件归档范围与保管期限表，政务服务形成的纸质文件归档范围与保管期限按其执行。保管期限分为定期和永久，定期不应低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。6.2.2电子文件归档范围和档案保管期限表应以政务服务事项的最小细分项（如子项）为单位制定。6.2.3政务服务事项的电子文件归档范围包括：a）
反映政务服务事项办理部门主要职能活动和基本历更面貌的，对本部门工作、国家建设和历史研究具有利用价值的电子文件；b）政务服务事项办理部门办理行政权力事项和公共服务事项等活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的电子文件：c）其他对政务服务事项办理部门的工作具有查考价值的电子文件。6.2.4政务服务事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据应与该办件形成的电子文件及元数据一并归档。
6.2.5用以证明行政执法全过程，满足司法审查等需要的行政执法文件、证据及其他相关材料应当归档.包括：证据性材料、程序性材料、结果性材料。6.3归档配置
6.3.1归档配置以政务服务事项的最小细分项进行设置。6.3.2归档配置的内容包括但不限于保管期限、开放程度、密级、归档范围和归档材料目录、归档辅助信息。归档辅助信息可根据归档工作实际进行设置，政务服务事项的归档材料目录示例参见附录B6.4归档工作的开展
6.4.1归档步骤
政务服务事项电子文件以单个办件为基本单位分两个阶段归档，一般由系统自动进行：a）第一阶段是在一体化在线平台上进行的预归档，这一阶段对电子文件及元数据进行收集和整理，形成完整的归档信息包，并进行清点和生成验证消息第二阶段是脱离一体化在线平台（或脱离一体化在线平台的业务归档模块），将归档信息包交b）
换到电子档案管理系统（或一体化在线平台的电子档案管理模块）上进行的正式归档，这一阶段进行归档信息包的数据交换、归档检测、整理编目等过程，形成政务服务事项电子档案。政务服务事项电子文件归档步骤见图1。138
6.4.2文件收集
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文件收策
补充材料
是否可以
补充材料
寄缺归档
不通过
形感归哲信
生成验证
激据交换
州档检测
登记编日
形中子档
图1政务服务事项电子文件归档步骤DA/T85—2019
政务服务事项办结后，系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录，自动将政务服务事项办理过程中形成的电子文件组件及元数据采集至归档文件夹中，并符合以下规定：a）采集的电子文件组件存储格式符合第9章的规定；b）
采集的元数据符合第8章的规定；c）
电子文件组件和元数据的采集一般以实时、物理的形式进行，以计算机自动采集为主，必要时可人工补充。
6.4.3整理
将采集的电子文件组件及元数据按7.2的规定有序地存放至归档文件夹中，并按预先设置的命名规则生成电子文件号，对归档文件夹进行命名。139
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6.4.4形成归档信息包
将完成整理的电子文件组件及元数据以归档文件夹为单位进行压缩打包形成归档信息包6.4.5清点
对归档信息包中的电子文件组件及元数据进行自动清点。归档的电子文件门类、保管期限、件数应当与归档信息包中的归档配置信息相匹配，元数据符合第8章的规定。经清点电子文件组件及元数据有缺失的应予以补充，补充完整后重新归档：因特殊原因无法补充则在归档配置信息中记录原因后容缺归档。
6.4.6生成验证信息
对归档信息包可通过可信时间戳和数字摘要等技术手段生成验证信息，确保其可追溯。生成的验证信息单独保存，并与归档信息包建立关联6.4.7数据交换
将归档信息包从一体化在线平台交换到电子档案管理系统，并按第10章的规定生成政务服务事项电子文件交换目录作为系统间交换凭据。数据交换一般基于WebService等通用标准的统一数据交换接口实现。基于一体化在线平台台完成电子文件归档和电子档案管理工作的，此步骤将归档信息包从一体化在线平台的业务归档模块交换到电子档案管理模块。6.4.8归档检测
通过专业检测工具或系统集成的检测模块，对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技术检测和验证，记录检测时间、结果，并向一体化在线平台反馈检测结果。6.4.9登记编目
将检测合格的归档电子文件及其元数据按GB/T18894一2016的要求导人电子档案管理系统预归档库进行登记，并自动编制档号，生成归档目录和归档登记表：a）可按7.3规定的命名规则将电子文件号自动转换为由全宗号、档案门类代码、机构（问题）代码等要素组成的档号；
b）对归档信息包中的基本信息进行解析，自动生成归档目录；根据需要，可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段元数据调整等操作，但不得修改电子c
文件和办理阶段元数据的原始内容。6.4.10形成电子档案
将完成归档的政务服务事项电子档案导人电子档案管理系统正式库由政务服务机构的档案部门进行管理。
7归档信息包的内容、结构和命名规则7.1内容
7.1.1政务服务事项电子文件的归档以一个办件为单位形成归档信息包，归档信息包的内容为单个政务服务事项办件办理过程中形成的电子文件组件及其元数据。7.1.2政务服务事项电子文件的元数据分为归档配置信息、基本信息和办理流程信息三类。政务服务140
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事项电子文件归档内容见表1。
表1政务服务事项电子文件归档内容归档内容
归档配置信息
元数据
基本信息
办理流程信息
电子文件组件
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此次归档办件对应政务服务事项预先配置的归档材料目录、容缺归档情况、实际采集归档的电子文件组件等信息此次归档办件的行政相对人、办理部门、办理事项、结果等信息此次归档办件办理的环节、人员、意见等流程信息此次归档办件形成和获取的表、证、单、书等文本、数据及图像、音频、视频等多媒体文件.按归档材料目录分别存放7.1.3归档内容中电子文件的题名著录应符合DA/T18一1999的规定，文件存储格式应符合第9章的规定。
7.2结构
7.2.1一般结构
7.2.1.1归档信息包的一般结构在逻辑上是一个以电子文件号命名的归档文件夹，归档文件夹内存放归档的电子文件组件和元数据。7.2.1.2电子文件组件按照预先设置的归档材料目录进行整理和排列，并存放在以归档材料目录命名的文件夹中，一般决定类的电子文件组件排序在第一位。电子文件的归档材料目录及排序参见附录B归档信息包的一般结构示例参见附录C。7.2.2嵌套结构
7.2.2.1对于已办结并归档的政务服务事项电子文件，在变更或补正电子文件及元数据时采用嵌套结构形成新的归档信息包。
7.2.2.2嵌套结构的组织存放方式与一般结构一致，在归档文件夹内存放原始的归档信息包、补正后的元数据信息和电子文件组件。7.2.2.3原始的归档信息包排序在第一位，补正后的元数据信息、新补正的电子文件组件参照一般结构进行分类和排列，其内容结构示例参见附录D。7.3命名规则
7.3.1基本规则
政务服务事项电子文件归档过程中形成的归档信息包以电子文件号命名。电子文件号实行统一编号规则：部门代码-事项类型代码-主项代码-子项代码-年度-保管期限-归档流水号。命名示例：330000019-01-00190-001-2017-D5-0000001。7.3.2部门代码
部门代码共9位，由6位行政区划编码和3位部门编码组成。行政区划编码参加见中华人民共和国民政部发布的行政区划代码。部门编码参见C0109.1一2018中的中央业务指导（实施）部门代码或省级机构编制部门按统一标准制定的部门编码，不足3位的前面补“0”。141
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7.3.3事项代码
iiikAa~cJouakAa
7.3.3.1事项代码以中央和省级机构编制部门根据统一标准制定的代码为准，一般由事项类型代码、主项代码和子项代码组成，
7.3.3.2事项类型代码共2位，参见C0109.1—2018中4.4的内容。7.3.3.3主项代码共5位，参见中央和省级机构编制部门编制的主项代码。7.3.3.4子项代码参见中央和省级机构编制部门编制的子项代码。其中，一级子项代码共3位，事项无子项则以000表示。二级及以上子项代码各2位，事项无二级及以上子项则不显示。各级子项代码之间以“-”连接。
7.3.4年度
年度共4位，以数字字符表示，表示该政务服务事项的办结年份。7.3.5保管期限
保管期限分为定期和永久。定期以字母“D”和保管时限表示，如“D30”；永久以字母“Y”表示。7.3.6归档流水号
归档流水号以7位阿拉伯数字表示，为同一分类体系下归档信息包的顺序代码。8元数据要求
8.1归档配置信息
归档配置信息以XMI格式文档保存.描述此次归档办件对应政务服务事项设定的归档材料目录容缺归档情况和实际采集归档的电子文件组件等信息，用于归档电子文件的清点和归档完整性检测，命名为“归档配置信息.XML”，其元数据描述符合表2的要求。归档配置信息的格式示范参见附录E。表2归档配置信息的元数据描述
序号中文名称
事项类型
事项编码
事项名称
部门编码
英文名称
TaskType
TaskCode
TaskName
DepartmentCode
一体化在线平台事项
管理系统中政务
服务事项的类型
一体化在线平台事项
管理系统中政务服务
事项的基本编码
一体化在线平台事项
管理系统中政务服务
事项的名称
体化在线平台中
政务服务事项
办理部门的编码
约束性
可重复性
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
元素类型
简单型
简单型
简单型
简单型
数据类型
字符型
字符型
字符型
字符型
形成阶段
办理阶段
办理阶段
办理阶段
办理阶段
序号中文名称
部门名称
事项版本
保管期限
容缺归档
容缺归档
容缺归档
归档范
归档材料
归档材料
目录名称
归档配置
辅助信息
办件归
档组件
归档组件
iiiKAa~cJouaKAa-
表2（续）
英文名称
DepartmentName
TaskVersion
RetentionPeriod
MissingArchive
MissingFlag
MissingReason
FilingRanges
FileCatalog
FileCatalogName
Auxiliary
ArchiveFiles
ArchiveFilelnfor
mation
一体化在线平台中
政务服务事项
办理部门的名称
一体化在线平台
事项管理系统中
政务服务事项的版本号
一体化在线平台上
配置的政务服务
事项保管期限
包括容缺归档标记
和容缺归档原因
-体化在线平台上对容
缺归档电子文件的标记
体化在线平台上
对容缺归档电子
文件的原因说明
一体化在线平台
配置的归档范围
包括归档材料目录名称
和归档配置辅助信息
-体化在线平台上
配置的应归档
材料的目录名称
-体化在线平台上配置
的归档材料的必要性、
载体形式等辅助信息
一体化在线平台上实际
采集归档的电子文件
组件的信息集合
一体化在线平台上实际
采集归档的电子文件
组件的格式信息、
计算机文件名、
文件大小，文件形成时间
约束性
可重复性
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
可重复
可重复
可重复
不可重复
可重复
元素类型
简单型
简单型
简单型
容器型
简单型
简单型
容器型
容器型
简单型
简单型
容器型
容器型
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数据类型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
字符型
形成阶段
办理阶段
办理阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
DA/T85—2019
序号中文名称
格式信息
计算机
文件名
计算机
文件大小
计算机文件
形成时间
8.2基本信息
iiikAacJouakAa
表2（续）
英文名称
Formatlnformation
ComputerfileName
ComputerfileSize
Computerfile
CreationTime
电子文件组件的
存储格式信息
电子文件组件的
计算机文件名称
电子文件组件的
计算机文件大小
电子文件组件的
计算机文件创建时间
约束性
可重复性
可重复
可重复
可重复
可重复
元素类型
简单型
简单型
简单型
简单型
数据类型
字符型
字符型
字符型
时间型
形成阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
基本信息以XML格式文档保存，描述此次归档办件的基本信息，命名为基本信息XML”，其元数据描述符合表3的要求：其中办理阶段形成的元数据根据业务系统实际形成的元数据可进行扩展。其格式示范参见附录E。本标准只规定描述政务服务事项电子文件归档的最基本元数据集合，政务服务事项办理完整的元数据集合以及元数据元素的描述可参考C0109.2一2018。表3基本信息的元数据描述
序号中文名称
文件号
保管期限
归档时间
部门名称
（立档单位
名称）
责任处
(科)室
英文名称
DocumentNumber
RetentionPeriod
Security
Classification
ArchiveTime
DepartmentName
LeadDepartment
体化在线平台上根据
规则生成的电子文件号
体化在线平台上
配置的政务
服务事项保管期限
一体化在线平台上
配置的政务
服务事项密级
体化在线平台中政务
服务事项办理
部门启动归档的时间
一体化在线平台中
政务服务事项
办理部门的名称
体化在线平台中
政务服务事项
办理处(科)室的名称
约束性
可重复性
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
不可重复
元素类型
简单型
简单型
简单型
简单型
简单型
简单型
数据类型
字符型
字符型
字符型
时间型
字符型
字符型
形成阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
归档阶段
办理阶段
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