GB/T 39755.2-2021.Electronic records management capability system-Part 2 : Assessment criterion.
1范围
GB/T 39755的本部分规定了电子文件管理能力等级的评价模型、评估指标体系和评估方法等。
GB/T 39755.2适用于机构进行电子文件管理能力的自查自评,以及对机构的电子文件管理能力进行监督、检查和评估。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 39755.1-2021电 子文件管理能力体系第1部分:通用要求
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
电子文件管理能力等级模型 capability level model for electronic records management
机构管理电子文件能力的等级化模型。
3.2
电子文件管理能力评估监督管理机构 supervision authority for electronic records management capacity assessment
对从事电子文件管理能力评估的机构进行监督和管理的组织或部门。
注:国家、地方测评认证的主管部门或得到其许可的其他组织或机构,如行业协会、国家或其他部委授权的技术委员会等。
3.3
电子文件管理能力评估机构 assessment authority for electronic records management capacity
从事电子文件管理能力评估,对整个评估活动的运作和评估结果负直接责任的组织或部门。
本部分规定了电子文件管理能力等级的评价模型、评估指标体系和评估方法等。本部分适用于机构进行电子文件管理能力的自查自评，以及对机构的电子文件管理能力进行监督、检查和评估。

ICS 03.120.20
中华人民共和国国家标准
GB/T39755.2—2021
电子文件管理能力体系
第2部分：评估规范
Electronic records management capability system-Part 2:Assessment criterion
2021-04-30发布
国家市场监督管理总局
国家标准化管理委员会
2021-11-01实施
GB/T 39755.2—2021
规范性引用文件
术语和定义
缩咯语
ERM能力等级模型
ERM能力评估指标
筛选性指标
评估性指标与释义
7ERM能力评估实施
评估炎型
评估方法·
评估组织·
7.4评估实施
附录A（规范性附录）定量评估方法附录（资料性附录）
附录C（规范性附录）
参考文献
评分标准
评估报告格式
-rrKaeerkca-
GB/T39755《电子文件管理能力体系》分为以下2个部分：第1部分：通用要求：
第2部分：评估规范
本部分为GB/T39755的第2部分
本部分按照（G13/T1.1一2009给出的规则起草。本部分由国家密码管理局提出并归口。GB/T39755.2—2021
本部分起草单位：清华大学、中国人民大学电子文件系统测试中心、北京新国信软件评测技术有限公司（国家电子政务系统质量监督检验中心）北京数字认证股份有限公司、为者常成网络科投有限责公司、国家信息中心软件评测中心本部分主要起草人：薛四新、杜小勇、李荔、邵淼、李存才、袁艺勾、温育忠、张静、籍淑丽、薛哲妮、张茹、刘中、徐华、刘鑫芝、李桐、杨艳、工改娇、苏文铮、张晓、田娜、杨丰华、喻玲、陈否、姚恒、郭鹏、牛乐、尚夺字、罗家靖、李月东。
rrKaeerkAca-
GB/T 39755.2—2021
电子文件是信息时代国家治理、经济运行社会运转、历史传承的重要工具和载体，是国家重要的战略信息资源。电子文件管理是新时代国家治理的一项基础性、长期性工作，是国家网络强国战略和信息化战略的重要组成部分。党中央、国务院高度重视电子文件管理工作，2009年，建立了国家电子文件管理部际联席会议（以下简称“联席会设”)制度，国家电子文件管理部际联席会议办公室（简称“国电联办设在国家密码管理局：联席会议及其办公室以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真贯彻落实网络独国战咯，加独标准引领和示范带动，推动电了文件管班与国家人政方针以及基层业务工作深度融介。
管好、存好、用好电子文件在形成、处理、交换、归档、保管、鉴定处置、检索统计、利用服务等业务过程产生的信息资产，是推进国家治埋体系和治埋能力现代化的追划需要，是机构降低管埋成本、提高工作效率、支持业务办理、留存业务凭证、积累数字资产、保存信息资源、提供知识服务和传承历史文化的重要举措。党政机关、企事业单位、人民团体和其他组织应充分认识到提升白身电了文件管理能力的重要性和迫切性，最大程度地发挥电子文件作加强组织管理、促逊业务工作、提高工作效率、降低社会运行成本等方面的作用。
本部分是我国电子文件管理标准体系的组成部分，用于引导电子文件管理能力评估工作的开展，口的在于通过评估促进机构电了文件管理能力的提升。机构可基于本部分提出的电了文件管理能力等级模型，建立一个科学有序、不断优化和持续改进的电了文件管现过程模型，提升机构内部各类电了文件的管理水平，逐步实现科学管理和有效利用。-iiKaeerkAca-
1范围
电子文件管理能力体系
第2部分：评估规范
GB/T39755.2—2021
3/T89755的本部分规定了电了文件管理能力等级的评价模型评估指标体系和评估方法等本部分适用于机构进行电子文件管理能力的自查自评，以及对机构的电子文件管埋能力进行监督、检查和评估。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注Ⅱ期的引用文件，仅注Ⅱ期的版本适用于本文件。凡是不注Ⅱ期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单)适用于本文件GB/T39755.1一2021电子文件管理能力体系第1部分：道用要求3术语和定义
下列术语和定义适用丁本文件。3.1
电子文件管理能力等级模型capabilitylevelmodelforelectronicrecordsmanagement机构管埋电子文件能力的等级化模型。3.2
电子文件管理能力评估监督管理机构勾supervision authority for electronic records management capacity assessment
对从事电子文件管埋能力评估的机构进行监督和管埋的组织或部门。注：国家、地方测评认证的主管部门或得到其许可的基他纠织或机构，刻行业协会国家或其他部委授权的技术秀员会等。
电子文件管理能力评估机构assessment authorityforelectronicrecordsmanagementcapacity从事电子文件替埋能力评估，对整个评估活动的运作和评估结果负直接责任的组织或部门：3.4
电子文件管理能力评估专家appraisersforelecironicrecordsmanagement capacity执行电了文件管理能力评估，提供多角度专业性评价意见的专业人员。3.5wwW.bzxz.Net
电子文件库electronicrecordsresourcesdatabase以结构化、半结构化和非结构化方式存储电子文件内容、结构、背景和管理过程信息的数据库。3.6
关键指标项keyindlexitem
基手等级达标分值判定机构ERM能力等级的否决项，1
rKaeerkAca-
GB/T 39755.2—2021
4缩略语
下列缩略语适用丁本文件
ER：电子文件（ElectronicRecords)ERM：电子文件管理（ElectronicRecordsManagement)ERMO：电子文件管埋组织（ElectronicRccordsManagcmcntOrganization）ERMS：电子文件管理系统（ElectronicRccordsManagrmcntSystem）5ERM能力等级模型
管理电子文件的能力划分为四个等级，分别用L1,L2、L3和L4表示，代表了电文件管理从低到高发展演进的不同阶段和能力水平，最低级为1.1，即对象描述级.最高级别为I.1，即集成服务级，I.2为信息管理级，1.3为证据溯源级。图1为ERM能力等级模型.反映了电子文件管理能力的阶梯性发展与滤迅规律，表1描述了四个等级的关键特征和管理目标，
14:集成服务级
L.3：证据溯源级
T.2:信息管理级
LI:对象描述级
图1ERM能力等级模型
表 1机构ERM能力等级的关键特征与管理目标等级
捕述级
关键特征
符合11级管现能力的机构，应具备但不限于以下关键特征：a）将电子件与其他信息资源区分开并进行分类管理-同时设有责任主管部门或专门的组织承担电子文件管理职能，明确ERM工作定位，建立ERM的组织体系和管理机制；h）采取计算机辅助管理、文件目录与实体对象相对应的机放式管坪模式：
c）电子文件口录信息上要是捕述“文件是什么“的待征属性.基本不涉及文件来源，业务背景利管理过程信息，文件的著录项以事后人工补录为主
-rrKaeerKa-
电子文件管理月标
文件刘象可获取的管理月标·应包括但不限于：
a）收集文件：
b）留存挡案；
提供简单的电子文件的检
索、查阅和使川等服务
管理级
潮源级
服务级
关键特征
表1（续）
符合L2级管理能力的机构，应具备不限丁以下关键特征：a）在1.1级基础上增强电了文件的精细化管理和信息集成的自动化程度：
b）采用元数据、文件内容租实体对象相结合的信息化管理模式，使用合规的电子文件管理系统，且实现与电子文件相关业务系统的信息融合：
扩大电子义件的利川范围.系统中管理的信息应涉及电子文件生e
命周期全过程的背原信息、管理信息、内容和相关过程信息等衍合I3级管理能力的机构.应具备但不限于以下关键特征：在L2级基础上应强调过程管理和证据留存，实现跨部门的业务a
衔接和数据信息共享与交互：
h）：采川技术于段和管理措施.保障电子文件的真实性、完整性、有效性，安全性和凭证性；
C）基于系统进行证据测源，满足司法，审计和法律诉讼等的零求符合L1级告理能力的机构应具备但不限」以下关键特征：a）在L3级基础上强化ERM服务理念，建立ERM全员责任意识；b）加强电子文件信息服务能力·采川内容挖批、数据分析、可视化号现等大数据技术提供主动推动和和能化服务提高系统的自动化售理和运行能方，加强风险售理与控制，实现跨机构的电子文件共亨、交换与有效性相互认证6ERM能力评估指标
6.1概述
GB/T 39755.2—2021
电子文件管理口标
文件信息可筒理的口标，应包括但不限」：
覆盖L1月标：
ERMS支持业务流理雨造，
实现文件信息的档案化管理
和系统化再利用；
建立基于元数括的电子文件
管理系统
管理活动可溯.应包括但不
限于：
a）莜盖L2口标：
）记录业务过程证据+满是司
法市计要求；
c）基于系统保障电子文件“四
d）提供辅助决策信息
管理服务可集成.应包括但不
限于：
薇盖L3月标：
h）协同工作；
c）信息发现；
智能开发：
智慧服务
电了义件管理能力评估指标是评估工作开展的基础和依据，直接影响评估结果的可靠性和有效性。按照GB/T39755.12021，电子文件管理能万评估划分为组织运作，文件管控、信息服务和技术实现四个模块，每个模块的每项指标将围绕机构开展电子义件管理所应具备的环境基础、体制机制、制度规范、组织人员，设施资源、平台系统6大类能力要素进行设计，从四个模快的业务部翼与下作成效提出指标框架和释义，FRM能力评估的关键要素如图2所示。3
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GB/T 39755.2—2021
组织运作
电子文件
(信息资源）
技术实现
图2ERM能力评估的关键要素
电子文件管埋能力评估指标分为以下两类指标：信
筛选性指标，用米决定评估活动是否启动的关键要素.具有一票否决性作用；评估性指标，用米评估每个模块，每个关键业务过程的具体指标：评估范国包含红织运作、文件管控、信息服务和技术实现四个模块：每个模块的评估性指标中应设有关键指标项,用以判定模块等级L1、L2、L3和L4达标的否决性指标，参见附录B.6.2筛选性指标
筛选性指标按照标（3/39755.1一2021的6.1总休能力要求进行设置，1主：要适用于第三方评估机构开展的认证评估。被评估对象在总体能力要求面有任何一项不满足要求，评估活动即行终止。6.3评估性指标与释义
6.3.1组织运作能力模块
评估性指标框架
组织运作能力模块的评估性指标框架见图3。-rKaeerkca-
普理决策
6.3.1.2管理决策能力指标
组织动作能力
组织建设
制度管理
制度体系构
制度文作管
制度史施
图3组织运作能力评估指标框架
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运行管控
成从ERM领导体制建立ERM定位确定和ERMT作规划制定等方而对ERMO领导开展ERMT作的管理决策能力进行评估，指标及释义见表2.能力要求见GB/T39755.1一2021的6.2.1表 2管理决策能力评估指标及其释义序号
指标名踪
ERM领导体制
ERM定位
ERM工作规划
指标释义
从机构个局建覆盖高层、中层和ERM执行层的织向领导体制：明确FRM的主管领导、率头部门和协同部门的领导及H责任与义务.形成机构案休、全局的开展ERMT作的领导体制
机构开展ERM.应避话国家和行业FR.M的战略思想和整体要求，结合机构的信息化水平，确定机构ERM的战略月标和整体思路。ERM定位是决定机构ERMI作起点、日标和发展方向的关健固素。主要从H是否纳人机构的信息化建设全局.是否与机构信息化水平相匹配等来硫定机构的ERM定位领导从战略层面制定机构HRM的长期月标与工作规划，内容应包折但不限于发展规划和工作月标、任务与内容、计划与指标等组织建设能力指标
应从ERM组织渠构、岗位设置、队作建设等方面刘机构开展ERM工作的组织建设能力进行评估。指标及释义见衣3.能力要求见GB/T39755.12021的6.2.2.5
-rrKaeerKca-
GB/T39755.2—2021
指标名称
纠织架构
岗位设置
队在建设
表3组织建设能力评估指标及其释义指标释义
按照机构ERMT作现状利未来发展口标.建立适合机构ERMT作开展的组织层级相架，并明矿各层级的权责、岗位数量和业务活动按照电子文件管理职能建立机构管理电子文件的组织结构.明确ERM「作的定位，设置ERM的岗位和角包，并立其职责按照ERMO的岗位职责配备足够数量的、综合素质高的、技术和管理能力强的人员弱担ERM1.作，明确各类人员在ERM业务活动中的能力要求制度管理能力指标
应从制度体系构建，制度文件管控，制度实施等方面刘机构开展ERM工作的制度管理能进行评估：指标及释义见表4.能力要求见GB/T39755.1—2021的6.2.3.表4制度管理能力评估指标及其释义序号
指标名称
制度体系构建
制度文件管控
制度实施
运行管控能力
指标释义
ERMO汇集、整理国家和行业相关法规政策和标准舰范，结合机构ERMT作规划制定机构内部管理电了文件的制度，标准和规范的能力并能够结合ERM业务扩展的需要对制度文件进行修改和完善：亢包括侣不限于管迎办法、业务规范和技术规范及作业规程类等
对ERM相关制度的建设与实施过程进行管理与版木控制，保障当前制度文件的有效性，对旧版不制度文件进行收回、消殷等处理的能力对机构制范的ERM制度，规范和标准进行置传、贯彻和实施的能力成从人员管埋、过程控制、治埋改进等方而对机构开展ERMT作的运行管控能力进行评估。指标及释义见表5,能力要求见（13/T39755.[—2021的6.2.4，表5运行管控能力评估指标及其释义序号
指标名称
人员理
过程控制
治理改进
指标释义
明确ERM各岗位职责·通过培训、继线教育和考核等方式督促FRM员工提升工作能力和开展ERMI作
建立监督机制、考核机制、培训机制、奖惩激励机制实现对ERM全过程活动的监控，对ERM业务流程和T作人员的监择，即对制度执行情况、各部门人员履职情况的掌握和控制
建立内部评估审核、管理评审和纠错改进机制，对ERMT作出现的偏差或问题逆行督促改进：遵循PICA售理体系提升ERM服务质量的能力-rrKaeerka-
6.3.2文件管控能力模块
6.3.2.1评估性指标框架
文件管控能力模块的评估性指标框架见图4，文件管控能力
ERM业务架构
M业务期划
范鼠确定
R分类设
R元数勘段计
6.3.2.2ERM业务架构能力指标
ER资源管理
资漯织
数蛋管迎
形成与办理
图4文件管控能力指标框架
ERM业务开展
描获与登记
式整理与H
R保管与继护
GB/T 39755.2—2021
EＲ证移与转换
ER鉴是与处置
应从ERM业务规划ERM范围确定，ER分类设计ER儿数据设计等方面对机构的ERM业务架构能力进行评估。指标及释义见表6，能力要求见（B3/T39755.1一202[的6.3.1。表6ERM业务架构能力评估指标及其释义序号
指标名称
ERM业务规划
ERM范用研定
ER分类设计
ER元数据设计
指标释义
机构ERMO及共人员具备基ERM工作规划和科学管理电子文件方法，分析和确定电了文件管理的范国、几标、要求和工作程序等的能力·旨在规范业务工作的元展：从义件管理业务角度为系统的规划与实施提出总体需求机构ERMO及其人员！备基于机构ERM工作规划确定ERM业务范和对象范山的能力，旨在保障有价值的电子文件能够得到科学、有效的管理ER.M及其人员具备对电子文件实施科学、有序和层次化管理与长期保存、鉴定处置的能力.旨在对电了文件进行系统性的标识、管理和保行ERM(及共人员针对电子文件形成的业务背景、制度坏境、技术环境、管理过程录以及电了文件的内容等，设计及映电了文件生命周期个过程记录的信息措述方案6.3.2.3ER资源管理能力指标
应从ER资源规划、ER资源组织、ER质量控制、ER数量管理等方面刘机构的ER资源管理能力近-rrKaeerKa-
GB/T39755.2—2021
行评估。指标及释义见衣7.能力要求见GB/T39755.1-2021的6.3.2表7ER资源管理能力评估指标及其释义序号
指标名
ER资源规划
ER资源组织
ER质量控制
FR数量管理
指标释义
ERMO及其人员！备通过分析各业务部门电子文件的产生数量、变化趋势、存在形态和再利川需求，确楚需要处理的电子文件炎型、数量、密级及其保管期限耍求，按照机构管理电子文件的基础设施和网络坏境.确定电子文件库管理的存储环境、结构布局、访问特征和存储要求等，制定电了文件库的建设订划、保存计划和维护计划的能力ER.MO及其人员具备基下电子文件的特征属性、关联关系和保存要求等对电子文件实施物理或逻辑的划分，确定电了文件的纠织、分类和保行方案的能力ERM及其人员具备按照ERM的质量方针和口标对系统中电子文件及其相关信息真实性、完整性、有效性、安个性和标准符合性等方面进行限踪、监督和检验的能力ERM及其人员具备跟踪、盘点，统计和预估电子支件库中保存的有价值的电子支件数量和占用空问的能力
ERM业务开展能力指标
应从ER的形成与办理、捕获与登记、整理与归档、保管与维扩、迁移与转换、鉴定与处置等方面对机构的ERM业务开展能力进行评估．指标及释义见衣8.能力要求见GB/T39755.1一2021的6.3.3表8ERM业务开展能力评估指标及其释义序号
指标名称
ER形成与小理
ER辅获与登记
ER整理与归档
ER保管与维护
ER迁移与转换
ER鉴光与处置
指标释义
ERMO及其人员！备在电子文件形成过程中遵循机构对电子文件管理的总休要求，将业务活动中具备证据性、参考性和成果性的业务背乐信息、业务过程催息利重要版本成果等信息进行及时留存的能力ERMO及其人员儿备将业务活动过程中牛成或接收的电了文件及其元数据转移到电子义件管理系统，并赋了电子义件哗一标识符的能力FRMO及其人员具备刘电了文件按照预先制定的分类方案进行科学、有序和系统化处理，使电子文件身份转变为电子档案的能方ER.MO及共人员具备对需要持续保存的电子文件安全保护和管理过程的信息变化进行记录的能力
ERMO）及其人员具备将电子文件从一个系统安全地转移到另外一个系统，或者从一种格式转换成另外一种格式，并保障电了文件的真实、完整、可用、安个的能力ERMO及其人员儿备识别业务系统中带要保存的电子文件，鉴别电子文件价值，确定其保管期限，决定对无保存价值或保存期满的电子文件予以销毁利对有价值的电子文件予以持续保存的鉴别和处理能力-rrKaeerKca-
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