GB/T 39362-2020
基本信息
标准号： GB/T 39362-2020
中文名称：党政机关电子公文归档规范
标准类别：国家标准(GB)
标准状态：现行
出版语种：简体中文
下载格式：.zip .pdf
下载大小：1702889
标准分类号
关联标准
出版信息
相关单位信息
标准简介
GB/T 39362-2020.Archiving specification for electronic official document of party and government organs.
1范围
GB/T 39362规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程归档元数据、归档数据组织和归档格式等要求。
GB/T 39362适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。其他机关和企业事业单位的电子公文的归档和处理可参照执行。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894-2016电 子文件归档与电子档案管理规范.
DA/T 22-2015归档文件整理规则
DA/T 70-2018文书类电 子档案检测一般要求
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局令第8号)
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
电子公文 electronic official document
以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。
[GB/T 33476.1-2016,定义3.1]
3.2
电子档案 electronic record
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息。
注:改写DA/T 58-2014,定义2.2.
3.3
归档 archiving
将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。
3.4
元数据 metadata
描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
注:改写GB/T 18894-2016,定 义3.3。
3.5
数字对象 digital object
通过计算机呈现的对象,比如由特定的系统或软件应用程序生成的文件。.
注:改写GB/T 34840.2-2017,定 义3.11。
1范围
GB/T 39362规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程归档元数据、归档数据组织和归档格式等要求。
GB/T 39362适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。其他机关和企业事业单位的电子公文的归档和处理可参照执行。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894-2016电 子文件归档与电子档案管理规范.
DA/T 22-2015归档文件整理规则
DA/T 70-2018文书类电 子档案检测一般要求
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局令第8号)
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
电子公文 electronic official document
以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。
[GB/T 33476.1-2016,定义3.1]
3.2
电子档案 electronic record
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息。
注:改写DA/T 58-2014,定义2.2.
3.3
归档 archiving
将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。
3.4
元数据 metadata
描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
注:改写GB/T 18894-2016,定 义3.3。
3.5
数字对象 digital object
通过计算机呈现的对象,比如由特定的系统或软件应用程序生成的文件。.
注:改写GB/T 34840.2-2017,定 义3.11。
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标准内容
ICS35.240.30
中华人民共和国国家标准
GB/T39362—2020
党政机关电子公文归档规范
Archiving specification for electronic official document ofparty and government organs
2020-11-19发布
国家市场监督管理总局
国家标准化管理委员会
2021-06-01实施
规范性引用文件
术语和定义
缩略语
电子公文归档流程
总体流程
文件收集
文件整理
文件移交
档案接收
7电子公文归档元数据要求
元数据基本集
8电子公文归档数据组织
归档信息包结构
说明文件
8.3电子档案文件夹
9电子公文归档格式要求
附录A（规范性附录）
附录B（规范性附录）
电子公文归档系统功能要求
电子公文归档接口要求
电子档案元数据基本集元素表
附录C（规范性附录）
附录D（资料性附录）Www.bzxZ.net
附录E（资料性附录）
参考文献
电子档案元数据基本集映射表
单个OFD格式电子档案表现形式示意rKaeerKAca-
GB/T39362—2020
本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。GB/T39362—2020
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本标准由国家密码管理局归口。本标准起草单位：国家档案局、上海中信信息发展股份有限公司。本标准主要起草人：付华、黄丽华、杨安荣、郝晨辉、蔡学美、王大众、宋涌、程春雨、冯剑波、蔡盈芳、丁德胜、袁嘉新、朱悦华。
rrKaeerkAca-
1范围
党政机关电子公文归档规范
GB/T39362—2020
本标准规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式等要求。
本标准适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。其他机关和企业事业单位的电子公文的归档和处理可参照执行规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T22—2015归档文件整理规则DA/T70—2018文书类电子档案检测—般要求机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。3.1
electronicofficial document
电子公文
以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。[GB/T33476.1—2016.定义3.1]
electronicrecord
电子档案
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息注：改写DA/T58—2014，定义2.23.3
archiving
将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程3.4
元数据
metadata
描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。注：改写GB/T18894—2016.定义3.33.5
数字对象digital object
通过计算机呈现的对象，比如由特定的系统或软件应用程序生成的文件注：改写GB/T34840.2—2017，定义3.11。rKaeerKAca-
GB/T39362—2020
内容数据
contentdata
电子公文或电子档案中包含的数字对象。注：改写ISO14721.2012.定义1.7.2。3.7
数据组织dataorganization
按照一定的规则和方式对数据进行归并、存储、处理的过程。3.8
openfixedlayoutdocument
开放式版式文档
独立于软件、硬件、操作系统、输出设备的版式文档格式。[GB/T33190—2016，定义3.2]
信息包informationpackage
由内容数据和相关保存描述信息构成的信息整体注：改写DA/T58—2014，定义2.8。3.10
归档信息包archivingsubmissioninformationpackage电子公文形成或办理部门在归档时按照要求对电子公文及相关信息进行组织并向档案部门提交的信息包。
封装encapsulation
将电子公文或电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。注：改写DA/T58—2014，定义3.12。3.12
数字对象标识electronicfileidentifier一份电子档案中每个文件的编号4缩略语
下列缩略语适用于本文件。
OCR：光学字符识别（OpticalCharacterRecognition）OFD：开放式版式文档（OpenFixedlayoutDocument）XML：可扩展标记语言（ExtensibleMarkupLanguage）5总则
5.1开展电子公文归档工作应遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则5.2电子公文归档过程中发生责权交接、数据格式转变等重大变化时应形成并留存其变化记录5.3电子公文归档时应要求归档信息包中不包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施，以减少技术依赖性
5.4电子公文收集、整理、移交工作应由电子公文形成或办理部门完成，档案部门负责档案接收并对整2
KaeerKAca-
个归档过程以必要的业务指导
GB/T39362—2020
5.5电子公文拟制或办理时应确定是否需要归档，归档工作宜采用随办随归方式，向档案部门移交时间最迟不超过电子公文整理完成后的次年6月。5.6党政机关依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求制定电子公文归档范围和保管期限表
5.7应设计电子公文归档系统满足电子公文归档过程的管理要求，功能要求见附录A，其他未尽描述可参考GB/T29194一2012。应设计电子公文系统、电子档案管理系统的归档接口，实现系统对接，接口要求见附录B。
6电子公文归档流程
6.1总体流程
电子公文归档过程从电子公文形成或办理部门产生电子公文开始到档案部门接收归档信息包结束。整个过程可分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节，共12个步骤，即捕获、录人、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。6.2文件收集
按照电子公文归档范围的要求，完成电子公文及其元数据的收集，收集宜采用自动捕获方式，在无法自动捕获的情况下也可手工录入。文件收集的步骤如下：a）捕获：在电子公文形成和办理过程中应随时捕获拟归档电子公文：电子公文元数据应与电子公文内容数据一起捕获；捕获的电子公文及元数据应齐全、完整，保持电子公文之间的有机联系电子公文内容数据应与其形成时保持一致。b）录入：对于部分未进入电子公文系统进行流转的文件，可通过文件扫描并著录元数据、电子公文上传挂接、脱机数据包导入等方式完成电子公文的收集。电子公文元数据著录应满足第7章的要求。
c）转换：电子公文捕获或录入后，对于不符合归档格式要求（见第9章）的电子公文应进行格式转换，以满足归档电子公文保存和利用的需求。6.3文件整理
按照DA/T22一2015及文件整理相关规定对电子公文开展整理工作。文件整理的步骤如下：组件：电子公文一般以件为单位进行整理，件内文件的构成以及件内文件排序应符合a）
DA/T22—2015的要求；
b）编号：对完成组件的电子公文，按照DA/T22一2015的要求进行分类和排序，并编制档号；c）封装：将完成组件和编号的拟归档电子公文及其元数据封装成归档信息包（见第8章）。6.4文件移交
电子公文整理完成之后，由电子公文形成或办理部门向档案部门移交，并按照GB/T18894一2016的要求办理相关手续。文件移交的步骤如下：a）移交检测：电子公文提交归档前，电子公文形成或办理部门应按照DA/T70—2018的要求以及档案部门的接收要求，对电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，检测合格后方可提交归档；
KacerKca
GB/T39362—2020
移交登记：电子公文提交归档过程中，电子公文形成或办理部门应清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》，《电子文件归档登记表》见GB/T18894—2016的表A.1；c)
提交：电子公文形成或办理部门应将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门提交归档。
5档案接收
档案部门接收电子公文形成或办理部门提交归档的电子公文，并办理相关接收手续。档案接收的具体步骤如下：
a）接收检测：档案部门接收归档电子公文之前应按照DA/T702018的要求以及其他相关要求，对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，对于不符合要求的归档信息包予以退回；
b）接收登记：档案部门接收归档电子公文时，应清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》；c）
接收确认：档案部门接收符合要求的归档信息包并确认，完成电子公文归档流程。7电子公文归档元数据要求
本章规定了描述电子档案的最基本的元数据集合，即元数据基本集。实际工作中可根据具体情况参照DA/T46—2009及相关规范扩充元数据集合。7.2
元数据基本集
电子档案元数据基本集中的元素及其结构描述见表1。表1电子档案元数据基本集
公文标识
密级和保密期限
紧急程度
发文机关标志
发文字号
签发人
主送机关
附件说明
KaeerkAca-
元数据元素
表1（续）
发文机关或签发人署名
成文日期
抄送机关
印发机关
印发日期
发布层次
保管期限
机构或问题
数字对象标识
环境信息
软件环境
硬件环境
处理类型
处理者
处理部门
处理时间
处理结果
电子档案元数据基本集的元素表见附录C。元数据元素
GB/T39362—2020
电子档案元数据基本集与GB/T334802016、DA/T46—2009的对应关系参见附录D8
电子公文归档数据组织
归档信息包结构
归档信息包中一般包含同一批次归档的多份归档电子公文，电子公文应以DA/T22一2015规定的分类方式为依据进行组织。以采用年度一保管期限一机构（问题）三级分类方式为例，归档信息包结构示例见图1。
rrKaerkAca-
GB/T39362—2020
枝录：档信息
说文件XM
年度1文件火
保产制限1文件火
机构件尖
7下档案1文件夹
了档案1元效折.XML
户子档案内容翼1OFD
档案1内容数新2.MP
自了档案1内奔激滑3.5VG
了档案1内穿激WAV
电了档案“文件火
机构文件火
保管限文仆
年度文件火
图1归档信息包结构
2说明文件
说明文件以XML文件方式存放信息包的元数据信息，包括信息包标识、信息包类型、创建者、创建时间、创建环境、存储位置、信息包说明等。示例：
说明文件的Schema定义如下
《xs：elementname=\信息包元数据\）《xselementname=\信息包标识\type=\xs：string\/）-rKaeerKAca-
8.3电子档案文件夹
GB/T39362—2020
电子档案文件夹一般以档号命名（例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”）。文件夹中存放电子档案内容数据及其元数据，具体要求如下：a）电子档案内容数据按照“档号”+“_”十“××”（X×指两位件内顺序号）的方式命名，例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001-01.OFD”，包括OFD格式的内容数据以及其他附属文件：1）OFD文件：内容数据的主体部分，包括文件处理单和公文主体（包含正本、定稿及历次修改稿），可转换成多个OFD文件或合并成一个OFD文件；2）其他附属文件：部分无法转换成OFD格式的文件（比如图形文件、音视频文件、其他特殊格式文件等)可根据第9章要求按照一定顺序置于电子档案文件夹中。电子档案元数据信息应以XML文件方式存放，存在多个OFD文件时，元数据文件独立存在b)
并按照一定顺序置于电子档案文件夹中存在单个OFD文件时，可将元数据文件欺到OFD文件中（呈现方式参见附录E)。示例：
电子档案元数据的Schema定义如下：《xs：elementname=\电子档案元数据\》《xs：complexType）
《xs：elementname=\密级和保密期限\type=\xs：string\/》(xs：complexType)
(xs：elementname=\年度\type=\xs:integer\/）(xs：elementname=\保管期限\type=\xs：string\/）7
rKaeerkAca
GB/T39362—2020
(xs：elementname=\机构或问题\type=\xs：string\/）《xs:elementname=\件号\type=\xs：string\/） 《xs：elementname=\数字对象标识\type=\xs：string\/）《xs：elementname=\环境信息\）
《xselementname=\处理类型\type=\xsstring\maxOccurs=\unbounded\/》(xs:elementname-\处理者\type-\xs：string\maxOccurs=\unbounded\/）《xs:element name=\处理部门\type=\xs：string\maxOccurs=\unbounded\/《xs：elementname=\处理时间\type=\xs：date\maxOccurs=\unbounded\/）《xs：elementname=\处理结果\type=\xs：string\maxOccurs=\unbounded\/）
9电子公文归档格式要求
根据构成文件内容的数字对象类型的不同可将电子公文分成文件处理单、公文主体、其他附属文件三个部分.电子公文各组成部分的归档格式应符合表2的规定。表2电子公文归档格式要求
文件构成
文件处理单
公文主体（含正本、定稿、
历次修改稿等多个版本）
其他附属文件
文件形态
纸质(扫描）
电子（网页、文本）
纸质(扫描）
电子(文本）
rKaeerKAca-
归档格式
双层OFD
双层OFD
文本类：OFD
图像类：JPG、TIF
图形类：SVG.STEP
音频类：WAV、MP3
视频类AVI、MP4、MPG
社交媒体类：HTML、MHT
总体要求
附录A
（规范性附录）
电子公文归档系统功能要求
电子公文归档系统功能的总体要求，见表A.1。表A.1电子公文归档系统功能的总体要求序号
功能要求
要求覆盖电子公文归档过程收集、整理、移交、接收四个环节GB/T39362—2020
设立独立的预归档库（逻辑库或物理库），并可设定电子公文归档范围、分类方案和保管期限表，用于拟归档文件的归类和聚合
支持内置式（作为功能模块嵌人）、独立式（作为独立系统）等不同的方式实现与电子公文系统、档案管理系统的对接，宜将归档系统作为电子公文系统的一个内置功能模块不存在已知的安全漏洞，有严格的身份认证和权限控制手段，支持三权分立的权限控制模型，可对已收集、积累的拟归档电子公文的所有操作进行跟踪、审计支持在安全可靠操作系统、数据库、中间件环境下的部署和应用。支持各种主流的国产操作系统数据库和中间件
支持在安全可靠CPU的服务器和终端上部署和应用文件收集
电子公文捕获的功能要求，见表A.2。表A.2
电子公文捕获功能要求
功能要求
可自动从电子公文系统中捕获拟归档电子公文数据，包括电子公文内容数据及其元数据内置本标准的相关规定，对于不符合规范要求的拟归档电子公文数据可记录错误日志并予以提示对于归档系统作为独立子系统存在的情况，支持通过中间库交换、Web Service程序接口调用等方式实现和电子公文系统的对接，从电子公文系统中捕获数据可获取其他业务系统中产生的属于归档范围的数据KaeerKAca-
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中华人民共和国国家标准
GB/T39362—2020
党政机关电子公文归档规范
Archiving specification for electronic official document ofparty and government organs
2020-11-19发布
国家市场监督管理总局
国家标准化管理委员会
2021-06-01实施
规范性引用文件
术语和定义
缩略语
电子公文归档流程
总体流程
文件收集
文件整理
文件移交
档案接收
7电子公文归档元数据要求
元数据基本集
8电子公文归档数据组织
归档信息包结构
说明文件
8.3电子档案文件夹
9电子公文归档格式要求
附录A（规范性附录）
附录B（规范性附录）
电子公文归档系统功能要求
电子公文归档接口要求
电子档案元数据基本集元素表
附录C（规范性附录）
附录D（资料性附录）Www.bzxZ.net
附录E（资料性附录）
参考文献
电子档案元数据基本集映射表
单个OFD格式电子档案表现形式示意rKaeerKAca-
GB/T39362—2020
本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。GB/T39362—2020
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本标准由国家密码管理局归口。本标准起草单位：国家档案局、上海中信信息发展股份有限公司。本标准主要起草人：付华、黄丽华、杨安荣、郝晨辉、蔡学美、王大众、宋涌、程春雨、冯剑波、蔡盈芳、丁德胜、袁嘉新、朱悦华。
rrKaeerkAca-
1范围
党政机关电子公文归档规范
GB/T39362—2020
本标准规定了党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式等要求。
本标准适用于各级党政机关电子公文系统产生的电子公文的归档和处理。其他机关和企业事业单位的电子公文的归档和处理可参照执行规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T22—2015归档文件整理规则DA/T70—2018文书类电子档案检测—般要求机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。3.1
electronicofficial document
电子公文
以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。[GB/T33476.1—2016.定义3.1]
electronicrecord
电子档案
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文及相关信息注：改写DA/T58—2014，定义2.23.3
archiving
将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程3.4
元数据
metadata
描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。注：改写GB/T18894—2016.定义3.33.5
数字对象digital object
通过计算机呈现的对象，比如由特定的系统或软件应用程序生成的文件注：改写GB/T34840.2—2017，定义3.11。rKaeerKAca-
GB/T39362—2020
内容数据
contentdata
电子公文或电子档案中包含的数字对象。注：改写ISO14721.2012.定义1.7.2。3.7
数据组织dataorganization
按照一定的规则和方式对数据进行归并、存储、处理的过程。3.8
openfixedlayoutdocument
开放式版式文档
独立于软件、硬件、操作系统、输出设备的版式文档格式。[GB/T33190—2016，定义3.2]
信息包informationpackage
由内容数据和相关保存描述信息构成的信息整体注：改写DA/T58—2014，定义2.8。3.10
归档信息包archivingsubmissioninformationpackage电子公文形成或办理部门在归档时按照要求对电子公文及相关信息进行组织并向档案部门提交的信息包。
封装encapsulation
将电子公文或电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。注：改写DA/T58—2014，定义3.12。3.12
数字对象标识electronicfileidentifier一份电子档案中每个文件的编号4缩略语
下列缩略语适用于本文件。
OCR：光学字符识别（OpticalCharacterRecognition）OFD：开放式版式文档（OpenFixedlayoutDocument）XML：可扩展标记语言（ExtensibleMarkupLanguage）5总则
5.1开展电子公文归档工作应遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则5.2电子公文归档过程中发生责权交接、数据格式转变等重大变化时应形成并留存其变化记录5.3电子公文归档时应要求归档信息包中不包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施，以减少技术依赖性
5.4电子公文收集、整理、移交工作应由电子公文形成或办理部门完成，档案部门负责档案接收并对整2
KaeerKAca-
个归档过程以必要的业务指导
GB/T39362—2020
5.5电子公文拟制或办理时应确定是否需要归档，归档工作宜采用随办随归方式，向档案部门移交时间最迟不超过电子公文整理完成后的次年6月。5.6党政机关依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求制定电子公文归档范围和保管期限表
5.7应设计电子公文归档系统满足电子公文归档过程的管理要求，功能要求见附录A，其他未尽描述可参考GB/T29194一2012。应设计电子公文系统、电子档案管理系统的归档接口，实现系统对接，接口要求见附录B。
6电子公文归档流程
6.1总体流程
电子公文归档过程从电子公文形成或办理部门产生电子公文开始到档案部门接收归档信息包结束。整个过程可分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节，共12个步骤，即捕获、录人、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认。6.2文件收集
按照电子公文归档范围的要求，完成电子公文及其元数据的收集，收集宜采用自动捕获方式，在无法自动捕获的情况下也可手工录入。文件收集的步骤如下：a）捕获：在电子公文形成和办理过程中应随时捕获拟归档电子公文：电子公文元数据应与电子公文内容数据一起捕获；捕获的电子公文及元数据应齐全、完整，保持电子公文之间的有机联系电子公文内容数据应与其形成时保持一致。b）录入：对于部分未进入电子公文系统进行流转的文件，可通过文件扫描并著录元数据、电子公文上传挂接、脱机数据包导入等方式完成电子公文的收集。电子公文元数据著录应满足第7章的要求。
c）转换：电子公文捕获或录入后，对于不符合归档格式要求（见第9章）的电子公文应进行格式转换，以满足归档电子公文保存和利用的需求。6.3文件整理
按照DA/T22一2015及文件整理相关规定对电子公文开展整理工作。文件整理的步骤如下：组件：电子公文一般以件为单位进行整理，件内文件的构成以及件内文件排序应符合a）
DA/T22—2015的要求；
b）编号：对完成组件的电子公文，按照DA/T22一2015的要求进行分类和排序，并编制档号；c）封装：将完成组件和编号的拟归档电子公文及其元数据封装成归档信息包（见第8章）。6.4文件移交
电子公文整理完成之后，由电子公文形成或办理部门向档案部门移交，并按照GB/T18894一2016的要求办理相关手续。文件移交的步骤如下：a）移交检测：电子公文提交归档前，电子公文形成或办理部门应按照DA/T70—2018的要求以及档案部门的接收要求，对电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，检测合格后方可提交归档；
KacerKca
GB/T39362—2020
移交登记：电子公文提交归档过程中，电子公文形成或办理部门应清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》，《电子文件归档登记表》见GB/T18894—2016的表A.1；c)
提交：电子公文形成或办理部门应将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门提交归档。
5档案接收
档案部门接收电子公文形成或办理部门提交归档的电子公文，并办理相关接收手续。档案接收的具体步骤如下：
a）接收检测：档案部门接收归档电子公文之前应按照DA/T702018的要求以及其他相关要求，对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性等方面进行检测，对于不符合要求的归档信息包予以退回；
b）接收登记：档案部门接收归档电子公文时，应清点、核实电子公文的文种、成文日期、保管期限、件数、大小等信息，确认无误后登记《电子文件归档登记表》；c）
接收确认：档案部门接收符合要求的归档信息包并确认，完成电子公文归档流程。7电子公文归档元数据要求
本章规定了描述电子档案的最基本的元数据集合，即元数据基本集。实际工作中可根据具体情况参照DA/T46—2009及相关规范扩充元数据集合。7.2
元数据基本集
电子档案元数据基本集中的元素及其结构描述见表1。表1电子档案元数据基本集
公文标识
密级和保密期限
紧急程度
发文机关标志
发文字号
签发人
主送机关
附件说明
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元数据元素
表1（续）
发文机关或签发人署名
成文日期
抄送机关
印发机关
印发日期
发布层次
保管期限
机构或问题
数字对象标识
环境信息
软件环境
硬件环境
处理类型
处理者
处理部门
处理时间
处理结果
电子档案元数据基本集的元素表见附录C。元数据元素
GB/T39362—2020
电子档案元数据基本集与GB/T334802016、DA/T46—2009的对应关系参见附录D8
电子公文归档数据组织
归档信息包结构
归档信息包中一般包含同一批次归档的多份归档电子公文，电子公文应以DA/T22一2015规定的分类方式为依据进行组织。以采用年度一保管期限一机构（问题）三级分类方式为例，归档信息包结构示例见图1。
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GB/T39362—2020
枝录：档信息
说文件XM
年度1文件火
保产制限1文件火
机构件尖
7下档案1文件夹
了档案1元效折.XML
户子档案内容翼1OFD
档案1内容数新2.MP
自了档案1内奔激滑3.5VG
了档案1内穿激WAV
电了档案“文件火
机构文件火
保管限文仆
年度文件火
图1归档信息包结构
2说明文件
说明文件以XML文件方式存放信息包的元数据信息，包括信息包标识、信息包类型、创建者、创建时间、创建环境、存储位置、信息包说明等。示例：
说明文件的Schema定义如下
《xs：elementname=\信息包元数据\）
8.3电子档案文件夹
GB/T39362—2020
电子档案文件夹一般以档号命名（例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”）。文件夹中存放电子档案内容数据及其元数据，具体要求如下：a）电子档案内容数据按照“档号”+“_”十“××”（X×指两位件内顺序号）的方式命名，例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001-01.OFD”，包括OFD格式的内容数据以及其他附属文件：1）OFD文件：内容数据的主体部分，包括文件处理单和公文主体（包含正本、定稿及历次修改稿），可转换成多个OFD文件或合并成一个OFD文件；2）其他附属文件：部分无法转换成OFD格式的文件（比如图形文件、音视频文件、其他特殊格式文件等)可根据第9章要求按照一定顺序置于电子档案文件夹中。电子档案元数据信息应以XML文件方式存放，存在多个OFD文件时，元数据文件独立存在b)
并按照一定顺序置于电子档案文件夹中存在单个OFD文件时，可将元数据文件欺到OFD文件中（呈现方式参见附录E)。示例：
电子档案元数据的Schema定义如下：《xs：elementname=\电子档案元数据\》《xs：complexType）
rKaeerkAca
GB/T39362—2020
(xs：elementname=\机构或问题\type=\xs：string\/）《xs:elementname=\件号\type=\xs：string\/）
《xselementname=\处理类型\type=\xsstring\maxOccurs=\unbounded\/》(xs:elementname-\处理者\type-\xs：string\maxOccurs=\unbounded\/）《xs:element name=\处理部门\type=\xs：string\maxOccurs=\unbounded\/《xs：elementname=\处理时间\type=\xs：date\maxOccurs=\unbounded\/）《xs：elementname=\处理结果\type=\xs：string\maxOccurs=\unbounded\/）
9电子公文归档格式要求
根据构成文件内容的数字对象类型的不同可将电子公文分成文件处理单、公文主体、其他附属文件三个部分.电子公文各组成部分的归档格式应符合表2的规定。表2电子公文归档格式要求
文件构成
文件处理单
公文主体（含正本、定稿、
历次修改稿等多个版本）
其他附属文件
文件形态
纸质(扫描）
电子（网页、文本）
纸质(扫描）
电子(文本）
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归档格式
双层OFD
双层OFD
文本类：OFD
图像类：JPG、TIF
图形类：SVG.STEP
音频类：WAV、MP3
视频类AVI、MP4、MPG
社交媒体类：HTML、MHT
总体要求
附录A
（规范性附录）
电子公文归档系统功能要求
电子公文归档系统功能的总体要求，见表A.1。表A.1电子公文归档系统功能的总体要求序号
功能要求
要求覆盖电子公文归档过程收集、整理、移交、接收四个环节GB/T39362—2020
设立独立的预归档库（逻辑库或物理库），并可设定电子公文归档范围、分类方案和保管期限表，用于拟归档文件的归类和聚合
支持内置式（作为功能模块嵌人）、独立式（作为独立系统）等不同的方式实现与电子公文系统、档案管理系统的对接，宜将归档系统作为电子公文系统的一个内置功能模块不存在已知的安全漏洞，有严格的身份认证和权限控制手段，支持三权分立的权限控制模型，可对已收集、积累的拟归档电子公文的所有操作进行跟踪、审计支持在安全可靠操作系统、数据库、中间件环境下的部署和应用。支持各种主流的国产操作系统数据库和中间件
支持在安全可靠CPU的服务器和终端上部署和应用文件收集
电子公文捕获的功能要求，见表A.2。表A.2
电子公文捕获功能要求
功能要求
可自动从电子公文系统中捕获拟归档电子公文数据，包括电子公文内容数据及其元数据内置本标准的相关规定，对于不符合规范要求的拟归档电子公文数据可记录错误日志并予以提示对于归档系统作为独立子系统存在的情况，支持通过中间库交换、Web Service程序接口调用等方式实现和电子公文系统的对接，从电子公文系统中捕获数据可获取其他业务系统中产生的属于归档范围的数据KaeerKAca-
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