本文件确立了设施管理实施信息化管理的总体原则，并提供了策划、实施、检查和评价以及改进的指南。 本文件适用于各类组织设施管理的信息化活动。

ICS 03.080.01
CCSJ04
中华人民共和国国家标准
GB/T42935—2023
设施管理
信息化管理指南
Facility management-Guidanceon information management2023-08-06发布
国家市场监督管理总局
国家标准化管理委员会
2023-08-06实施
1范围
规范性引用文件
术语和定义
4总则
4.1需求引导性
系统性
4.3平台易用性与灵活性
5策划
获得管理层支持
5.2确定信息化需求
5.3评估应用功能
5.4相关技术应用
6实施
6.1需求分析
6.2解决方案设计
软件部署及初始化数据
6.4系统上线及交付
7检查和评价
7.1需求功能检查
7.2实施效果评价
7.3总体评价
8改进
8.1不符合和纠正措施
8.2持续改进
附录A (资料性)
设施管理信息化系统案例
A.1需求分析的基本内容
A.2需求分析的主要活动
A.3需求分析的评估
A.4解决方案设计
A.5软件部署和初始化数据
A.6系统上线及交付
GB/T 42935—2023
GB/T42935—2023
附录B(资料性)
需求功能检查清单示例
B.1不动产及租赁管理
资本预算管理
空间管理
B.4搬迁管理
设施及资产管理
B.6工单任务管理
B.7运行维护管理
B.8能源管理
B.9库存及物料管理
）环境健康安全管理
B.11项目管理
参考文献
GB/T42935—2023
本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由中国机械工业联合会提出。本文件由全国设施管理标准化技术委员会(SAC/TC581)归口。本文件起草单位：上海费哲设施管理咨询有限公司、深圳市设施之家科技有限公司、北京博绿信远设施管理有限公司、中机生产力促进中心有限公司、北京知行设施科技有限公司、苏州市东吴物业管理有限公司、华晨宝马汽车有限公司、新大正物业集团股份有限公司、中国计量大学、北京中电凯尔设施管理有限公司、大众汽车（中国）投资有限公司、华中科技大学、山东国舜建设集团有限公司、沈阳富特尔科技服务有限公司、南方电网调峰调频发电有限公司。本文件主要起草人刘军、吴姣、范雪松、张利民、张明洁、许磊、马宏宇、朱春花、黄澄宇、古希印、杨幽红、张雯婕、李普育、冯卫中、徐秋博、姜圆、吴昊、汪再军、仇洪波、李学荣、刘玉斌。m
GB/T42935—2023
“信息”是管理的关键方面之一，几乎所有的工作场所活动都涉及信息的生产、整合和输出。设施管理(FM)组织可以利用信息创建业务规则，做出可靠的决策，并带来效率和效益共同提升的价值，包括绩效管理、业务改进和资源优化等。FM信息化管理涉及战略、战术和运作层面的各个要素，通过这些要素，数据和信息被捕获、处理、共享、应用和报告给相关的利益相关者，重要的是要认识到FM信息化不仅仅是在运作层面的高效管理，而且是用于展示与其需求组织在战略层面的成功所相关的运营结果。通常来说，建立信息系统是组织信息化管理的载体和有效工具，企业资源规划（ERP)是一般组织普遍使用的信息系统，但其与FM的专业需求还有很大差别，FM信息化管理需要建立专业的FM信息系统，如全球FM行业所采用的计算机辅助设施管理(CAFM）系统和集成工作场所管理系统(IWMS）。FM涉及人员、场所和过程的整合，有其独特的专业性和信息管理的需求，FM的诸多理念和方法，大都需要通过专业的FM信息系统来落地实施。本文件运用“策划一实施一检查一处置”（PDCA）的方法，对FM信息化管理所包含的过程给出了从总体原则到策划、实施、检查和评价以及改进的一套方法和指南，对FM信息系统的专业性也给出了建议，对于多数启动FM信息化管理的组织具有很高的实践指导作用。ISO41001:2018《设施管理管理体系要求及使用指南》作为ISO41000系列标准的基础标准，已在全世界开始实施和认证，而如何利用信息化系统来落地实施ISO41001管理体系也是实现FM价值的关键所在。本文件将作为ISO41001的重要支撑标准，根据FM的专业特点给予更深入具体的信息化管理指南，对于ISO41001管理体系的落地实施并发挥其战略性价值均有较大的指导意义。IV
1范围
信息化管理指南
设施管理
GB/T42935—2023
本文件确立了设施管理实施信息化管理的总体原则，并提供了策划、实施、检查和评价以及改进的指南。
本文件适用于各类组织设施管理的信息化活动。2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
3设施管理术语GB/T36688—2018,ISO41011:2017,IDT）GB/T36688
3术语和定义
GB/T36688界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1
设施管理 facility management;facilitiesmanagement; FM在建筑环境内整合人员、场所、过程，并以改善人们生活质量、提高核心业务生产力为目的的组织职能。
[来源:GB/T36688—2018,3.1.1]3.2
设施过程
facilityprocess
由设施管理组织整合和管理的过程。[来源:GB/T36688—2018,3.1.3.2]3.3
战略层面
jstrategiclevel
组织定义其目标和方针，并对如何实现其目标进行规划和评估的层面。[来源:GB/T36688—2018.3.7.12]3.4
战术层面
tacticallevel
组织对产品运作交付所用的特定机制和资源进行计划和管理的层面。[来源:GB/T36688—2018,3.7.13]3.5
运作层面
operationallevel
为支持组织职能，以常规方式执行活动的层面。[来源：GB/T36688—2018,3.7.14]3.6
计算机辅助设施管理
computer-aided facilitiesmanagement;CAFM将支持核心业务所需的、有关高效和有效地使用设施方面的功能加以自动化的系统、应用程序和1
GB/T42935—2023
工具。
建筑信息模型buildinginformationmodeling;BIM在建设工程及设施全生命期内，对其物理和功能特性进行数字化表达，并依此设计、施工、运营的过程和结果的总称。
[来源：GB/T51212—2016,2.1.1]4总则
4.1需求引导性
设施管理涉及不动产管理、空间管理、硬服务管理、软服务管理等，其主要目标是有效地管理现有的设施，并以具有成本效益的方式来确保组织核心业务的顺利运行。有效的设施管理要充分的规划、预见、监测和改进，而传统的手工记录工作订单和使用电子表格来执行日常运作任务很难满足设施管理对效率的追求。以业务流高效运行需求为导向，是设施管理信息化实施成功的重要基础。4.2系统性
设施管理是系统性管理的过程。随着工作场所变得越来越复杂，设施管理从系统性管理的高度进行整合会产生更高的效益。设施管理信息化是通过数据关联和流程耦合的方式有效地支撑了这种系统化管理的要求，从而支持设施管理达到战略性管理的高度，为组织创造更大的价值。4.3平台易用性与灵活性
设施管理信息系统平台是实现信息化管理的重要载体，实施设施管理信息化的目的是帮助设施经理提高工作效率，且在满足系统功能全面性、流程可控性、技术先进性的基础上，注重系统平台的易用性，即易理解、易学习和易操作。设施管理信息系统平台能够应对业务流程的复杂性，并在一个系统中考虑不同的利益相关方，管理多个组织站点，支持组织的动态发展。灵活性以及可扩展性是设施管理信息系统平台设计的重要条件。5策划
5.1获得管理层支持
实施设施管理信息化需要各种资源，获得管理层的支持是一个重要基础，宜主动与管理层沟通其对组织生产力、使用空间成本及员工所产生的影响。5.2确定信息化需求
5.2.1了解组织的业务目标
了解组织的业务目标以及FM组织如何影响这些目标是至关重要的，组织层面的目标包括一成本削减、节约和控制；
一提高盈利能力或股东价值；
一扩大市场渗透；
一创造最佳工作环境，吸引和留住顶尖人才。设施管理信息化通过对工作场所和工作场所资源的有效管理，可帮助组织达成业务目标，并推动实现：一提高生产效率；
一降低运营成本；
一提高可靠性和透明度；
一降低因设施故障造成的业务安全风险；一整合流程和数据；
一使组织变得更智能。
5.2.2评估当前的需求
GB/T42935—2023
投资信息化平台之前宜先了解当前的设施管理需求和外部相关方的要求，了解将如何应用平台以及在何种程度上应用平台涉及的内容包括：一员工数量；
一建筑物类型；
一确定使用方式,共享或者独占；一确定日常管理业务流程；
一确定项目管理、资产管理和维护管理的决策过程。从移动管理、空间分配和不动产预测到工作空间管理，宜文件化记录当前需求存在的问题，分析评估通过信息化平台提高效率的可行性和技术路线。5.2.3评估实施的难度
目标宜遵循易用性原则，注重系统的实用化，避免过度复杂化，降低部署和实施的繁琐和耗时。宜考虑跨部门数据整合和对接，如，组织企业资源计划(ERP)系统等。宜考虑平台选择,评估不同平台的开发难度、数据兼容性、需求场景等,如,基于网络的软件可以为大型组织提供来自多个位置的可访问性，而基于云端的订阅软件应用可以适用于单个位置。宜有文件化的评估报告，内容可包括：
一对项目范围的清晰界定；
一对现有方法和体系的客观分析；一确定目标和任务的优先级；
一分析确定所需资源；
一协调利益相关方；
一避免亢余的职责和任务，减少成本和时间；一提高整体系统功能和流程生产力。5.2.4评估未来的需求
宜考虑平台的时效性和可扩展性，遵循灵活性原则，能够为业务功能拓展预留一定空间。示例：假设某个组织目前并不需要搬迁管理，但组织可能会在未来五年内实现跨越式发展，业务增长会引入更多的新员工，这意味着需要规划新的办公室布局，并对空间的利用情况进行密切分析。如果一切按计划进行，可能需要迁入新办公室以容纳所有新团队成员，此时，搬迁管理将成为信息化平台中的一项有用功能。5.3评估应用功能
5.3.1不动产及租赁管理
不动产及租赁管理宜进行可视化管理，以帮助组织提高不动产的投资回报率，把握机会及规避风险。其需考虑的因素宜包括但不限于一通过建立财务和运营管理标准，提高自有的和租赁的不动产的使用效率及收益；一生成综合统计报告以预测产生的投资机会和风险；一通过优化空间的利用，加快不动产的投资回报结合图形化组合的地理信息系统应用，提高不动产分析的度量标准。3
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5.3.2资本预算管理
资本预算管理需考虑的因素宜包括但不限于：一使用一致的格式汇总所有的资金计划活动，将规划和项目按优先级进行排序，协调活动并编制资源预算；
一建立一个集中的方法以有效地管理贯穿于各个部门和位置的资金规划；一启用“假设”的规划，以减少业务中断和费用的超支一集成状态评估、资本规划和项目管理的应用以更好地分配预算和项目，使之完成既定规划。5.3.3空间管理
空间管理需考虑的因素宜包括但不限于：一帮助改进空间使用率并降低整体占用成本：一在根据要求定制账单和报告基础上，自动生成空间场地内部成本分摊报表；一方便快捷地连接含有设备资产信息的建筑信息模型（BIM）或计算机辅助设计（CAD）图纸，保持设备资产位置信息的准确性；一准确的场所使用分配及成本分摊报表，避免外部或内部费用分歧。5.3.4搬迁管理
搬迁管理需考虑的因素宜包括但不限于：一简化并使整个搬迁流程更为顺畅，包括申请、审核、更新和其他活动，以减少整体成本并优化变动率；
一通过减少停工时间和最小化搬迁错误以提高客户满意率；一改进沟通、协调和结合内外部资源的工作流流程；一生成工位模拟图纸、搬迁分析和决策辅助信息，不断改进流程；一通过执行简捷的搬动、增加或变动以减少混乱；一快速地与现有的人力资源和财务系统集成，以及发布更新的人员和成本中心信息。5.3.5设备及资产管理
设备及资产管理需考虑的因素宜包括但不限于：一管理资产的归属和使用，以提高组织的资产权益并减少成本；一通过跟踪资产的位置和折旧以减少资产报废的发生；一分析设备资产清单的财务影响。5.3.6工单任务管理
工单任务管理需考虑的因素宜包括但不限于：一通过自助式的服务形式、自动化的流程响应、预定义的流程状态提醒等功能，使组织的服务请求管理更为顺畅，包括工单管理；一通过自助式服务的形式应用，减少行政管理费用超支和运营成本；一通过强制执行的带有控制资源访问和资源定义功能的服务等级协议，提高工作效率；一改进计量分析服务质量的水平，提高客户满意度。5.3.7运行维护管理
运行维护管理需考虑的因素宜包括但不限于：一通过编排工作优先次序，避免工作积压，提升组织内部及外部服务供应商的工作表现及业绩4
一能够评估工单要求，优化人工及物料使用，尽量减低运作成本；一轻松查询历史数据，简化工作预测及预算流程；一追踪预防性维护流程，核实开支及确保符合内部标准或条例要求；一通过基于网络的流程应用，提高客户满意度；一减少设备的停机次数和降低维修成本；一延长设备的使用寿命，减少组织的资本支出；GB/T42935—2023
一通过成本及资源的使用量、服务供应商的工作量及工作情况、设备维护的历史和更多信息的获取，改进设施运行策略及维护计划。5.3.8能源管理
能源管理需考虑的因素宜包括但不限于：一实现能源线上化管理，提高能耗数据的显示、统计、计算和存储的效率；一实现能耗自动分析：通过多种分析算法，如，同比、环比、排名等方式，实现对公共能耗、分类能耗、能耗分布、设备能耗的自动分析；同时，通过对总体能耗概览、总能源费用、单位面积能耗，二氧化碳排放量等内容，以文字描述、数据列表、柱图、饼图、曲线图等形式进行综合分析、展示，实现能源数据可视化；
一实现能源绩效管理：线上对各种能耗或能耗分项关键绩效指标（KPI)进行定额管理，包含对能耗KPI进行追踪，定额预警提醒、告警提醒，提升能源绩效管理的效率；一实现能耗预测性管理：基于能耗类型、用能区域、用能组织、用能设备、用能时间等维度对负荷进行预测，为供能及用能设备的运行维护及大中修改造提供决策支撑5.3.9
9库存及物料管理
库存及物料管理需考虑的因素宜包括但不限于：一基于物料分类定义物料编码和物料基础信息；一线上对仓库名称、位置、库管员及仓库所服务的项目范围进行维护、更新；线上对出库、入库、调拨、盘点等数据进行维护；一实现库存查询、库存出入库统计、物料消耗报表的自动生成；一实现安全库存管理，低于安全库存时可触发异常告警，可导出采购需求；一实现维护维修工单与库存的联动关联，工单能够触发出库。5.3.10环境健康安全管理
环境管理需考虑的因素宜包括但不限于：一实现环境巡检的线上化管理：配置巡检计划和标准，自动触发任务并派发到移动端执行；一对温度、二氧化碳、一氧化碳、照明等环境参数进行实时监测调节，及对异常问题进行闭环管理；
环境健康和设备设施打通，自动判断环境异常区域关联设备，帮助工作人员快速地解决品质问题；
一实现污水、废弃物线上化监测及管理。健康管理需考虑的因素宜包括但不限于：一实现防护用品仓储管理；
一实现对健康体检进行定期提醒；一实现人员健康档案管理。
安全管理需考虑的因素宜包括但不限于：一实现安全巡检管理：配置巡检计划和标准，自动触发任务并派发到移动端执行；5下载标准就来标准下载网
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一实现应急管理：包括应急预案、应急组织、应急事件跟踪、应急事件事后维护，启动预案后自动触发任务、消息或电话到移动端执行；一支持安全评估检查，配置检查计划和标准，自动触发检查任务按标准执行检查，并对整改单闭环跟踪管理；
一实现危险源与隐惠跟踪管理；一实现特种作业许可证的审批管理，支持对维修、保养等工单上进行安全作业提醒；一实现人员证照、设备证照管理和过期自动提醒。5.3.11项目管理
大中修及改造项目管理需考虑的因素宜包括但不限于：一实现大中修与改造改造项目信息管理，包括立项、采购、实施、验收四个阶段，记录相关审批、预算、采购、成本(变更)、进度、质量、验收及费用与分摊的情况；一实现项目涉及的设备档案的替换和更新管理，以及涉及的设备证照文件的维护。二次装修项目管理需考虑的因素宜包括但不限于：一实现二次装修项目信息管理，可按申请阶段、受理与审批阶段、实施阶段、验收阶段等记录相关申请、审批、质量记录、押金费用、验收问题、建设标准配置改动项等；一实现装修项目的申请、施工延期、动火作业审批。5.4相关技术应用
5.4.1物联网(IoT)
物联网（IoT)的快速发展对设施管理行业也带来巨大影响，策划设施管理信息化除了部署软件平台外，宜充分考虑物联网的应用。在物联网实施之初，设施经理宜关注其需要的数据，以及他们计划如何使用这些数据来为业务带来好处。这些需求将会反过来影响物联网技术的选择，为功能、数据和分析要求提供明确的指导方针。集成了物联网驱动的设施管理信息化平台能够在各种系统和应用程序之间共享数据，可发挥更大的自动化和协同作用。示例1：通过使用传感器监测和控制暖通空调和照明系统，设施管理人员可以提高建筑效率、降低风险并改进能源管理。可以实时收集更准确的数据，并与其他数据结合使用，用于立即采取行动。当传感器检测到没有员工在场时，会议室中的灯光变暗，或者根据实时占用情况分配停车位。示例2：随着时间推移收集的数据可用于预测性分析，使组织能够预测和计划未来事件，而不是仅仅发生问题时才做出反应。例如，设施管理人员可以使用基于IoT传感器的技术来监控设备性能，并尽早识别设备故障迹象，使他们能够在故障或业务中断发生之前主动采取行动。示例3：物联网技术、数据和分析也可用于自动化工作流和改进决策之中。物联网技术可使设施管理者能够连接以前分散的且主要是手工操作的工作程序，如工单处理将被简化为一个端到端流程。示例4：设施经理可以使用物联网解决方案来改善员工、顾客、访客和服务合作伙伴的体验，例如为工位照明或空调提供个性化控制，或采用数字寻路解决方案帮助访客有效地从A点到B点。基于物联网实时数据和基于设施管理软件平台工作流的交互将会极大提升FM信息化管理的价值，可表现在：
一降低建筑运营成本；
一提高维护人员效率；
一优先考虑并优化维护活动，将这些活动从被动活动转变为更具预测性和主动性的框架，不仅可以降低成本，还可以延长资产本身的使用寿命，使建筑物因资产故障而“减值”的风险降低，一突出显示与商业利益和风险相关的优先级较高的项目；一提高员工效率和满意度；
一优化空间利用率；
一提高资产性能和正常运行时间；6
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