本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 GB/T18894-2002 标准下载解压密码：www.bzxz.net
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

Hs 01. 140. 20
中华人民共和国国家标准
CBT18894—2002
电子文件归档与管理规范
Standards of elecironic records filing and management2002-12-04发布
小华人民共和国
国家质量监督检验俭控总局
2003-05-01实施
C8/T18894-—2002
范引文
术利是义
以下文性的再文性，完整性和有效性保运自子文产的改集与权案
展子文任能马挡
归档电子文件的禁理
山均！文件的辞交，烧收与保管还录A（范件前）些计表格式
爱天文献
自子文作登记我首页
求A.？文作爱记（续成）
表 A.3归档电一文件移交,接收检验登记表.4文件竞记营
性电于文件登记表（续面）
表A山档山于文件理登记表
挡电子文件迁移学证表
本标注的附录点足规范排原乘。本标注由国家偿案高提市净山口。不标带起草单书：家系局。
GI/T18894—2002
本切雅丰要起人，晓，的平，土证城，求中新，互激样，字晓明刘估零李伯宿巧丽行，起品皮、谈旺栏,郝晨辉、失煜、断宁，1范田
电子文件归档与管理规范
GB/T18894-—2002
本标泄规定厂尘公务活动P产车的、只有保存价偿的电于文件的形成，积累、心将保管、到月、统汁的一股方位，
车外准连用干党政机关产生电子文件第门挡与管理，其他什会组织的电子文长管州川等照本标准，
2规范性引用文件
下列文牛中的案款通过本标汇的月而减为本标准的条政：从品期节册文件，随所的替改单（.不包括期误的内窄或够订起不适卫率标准，然而，放前荆丰殊准达成协议书各片而究足小使法些文件的城新版公：凡是不非月期的引用文产，其最新版本活用下本标作。DA/T18档东录别
档交理成则
3术语和定义
下列术语和定义运用「本标准。3.1
电子文件eleetruuitrurls
脂在激宁没备及环境中生成.以数码形式储于燃费、磁盘、光动等载体，农辅计势机等数学设整闭读，处理，并可在道信网络上传送的文件：3.2
归电子文件arelhivnl elertmnicreords捐H·有举考和利用价值样为偿案保存的电子文件(3.1)，3.3
背景信惠enlext
指插述土成电文件3.11的职垒活动、-厂交们的作用，办圳对过剂站果，上下关系以及对其产生响闪历更还境等伴总。
元整mdate
指满述电子文件3.1数据属性的激据，包护文件的格式，缩排结构，硬件教什环境、文件处理软件，宇处理和图影工具获件、衍焦教制：3.5
遥转好档Jugieul riling
指计算机网络三进行，不改变响存情方式和暨血实现的将电子文件（3.1)的管理权限向档案部门秋交的过和
物理归档pliyslealfilinng
GB/I18894—2002
括把电于文件（，1来中载套，可机保存的载体三尚尚来部门移交的过，3.7
真实性anbenticity
指对电子文件[3.1)的内溶，站按和背母信患（3.3)迅行鉴定后，确认其与形成时的原始况致，3.6
完整性integrity
护电子文件（3.1]前内客构，指最信息[3.3)和元数据！3.4]等元缺摄3.9
有效性ntilit
指电子立件3.1虚备的叫理解性和！落利用性包扫信良关可认别评，存储亲统的:靠性，截的完如性和荒穿性等，
捕联ratmre
指对电子支件3.进行实对投禁试证储的方次号过程。3. 11
赶您migruliun
指将游系统中的电子文件【3.1]间日的系统进行转弱储的力法与详程。4总则
4.11子文计自形成时应有严格药管理制度和技术措施·确媒片实性、光经性和有效4.2应对电于义件的形减、收来，积累，鉴定门挡举文行全过任查研临挖保江肾通1作的过续性.4.3应明谢规定了文车！的时间，范围、传术开竞.相关款件，孕本，效抵类型，格去、被性作效期检测数据等要求，保计归档电了义件抢质量：4.4山档出于文付尚时存在相血的派点成其他裁库退式的文件时，迹代内容、相关说及捕运上架提一致：
4.5其有永久保存价值的文本或形形式的电十文件，如设有纸质等持贝件，必须制成纸质文件究销微品等，归当时位间时保存件方电子虚本，纸质版本或菲微品4.6忘操证以F文件的年证作用，对只4电于签贵的于文件，出挡时成附如存法伴效与的非电于签率、
5电子文性的真实性、完整性和有效性保证5.1皮文现范的制度和作积序汁站合机应的技术挡始，从电子文件形成开始不间脂地刘有关处理操作进行管理置证，保证电了文们的下生、处课过望符含规范5.1.1记处理过-代工衔接的件然克工贴（起草若、修改者，审接者、签岁者等），5.1.2准记处圳连书中的务类探作者（学者发文老，收文者存培些理者等）5.1.3释计处具过程中产牛的表任托证告（批示、然名，印竞代码等）。5.1.4签记目于文性传逆，交按过程中的其他环认，5.2度来取可霜化实全图护技术措通，保证世广文件的可※性：5.2.1孕立对电文件煤作考可案的身伪认与按限控制5.2.2设当合安全要求的操性日志随时自动！录实施探作的人，时间，设备，项口、内容等。5.2.3对电子文件采月断漏和防湖资的标记，5.2.4对电「印章，数学筛等采取防止法搅用的措放5.3变理立且子文件完性受理制度并采收相做的技六护范采束资原信息利元数据，5.4应注立电于文件有效性费理制度并采收相应的技术保证潜施.GR/T18834--2002
5.5，电文将的处理可保存壶符合国家的安全保率现定，针剂自然灾书，非流济间，达操许，柄再短专等采取系统安全证保密等级要求相符的励范对策，要有：网络设备企保证；数制安保证：操作安全保证！身份讯到力法等
E电子文件的收集与积累
6.1收集积果要求
6.1.1记录了单要文件费举收过程和办理情记，有查考价值的电子文件及其出了版本的定预均应疲误留，止式文是纸质的，如果保管部门已开始进行向川算机全文的转换工作，期与正式文件定循内案相同的电子必性应当保留，占则可根漫实际条件或需要，确定是否保案6.1.2当公务他中务处抑连提！产马子文件时：应采取严格的安全借施，保证电子文补元最非工常改动。同时应随时引电子文件进行备份.存筛十能等总机保存的戴估一品.1.3刘在网终弱势中处十统转状态，时无法睡定花保管交作的电子文件，库采取捕然施，来中在情在对合安全要安款也广文件者存存诺解中，以防散安，6.1.4对用义学处睡提术形的文率心文计收单成应证明文件存储格式、文处现工H等，必要时同时保留实学处具三具款件，文字型电文件以XM!、RT，TX工为通用格式：5.1.5对用扫推设攀设备获得的采月非用文件情式修像心文件，收应寄其转换感通用格支，知无法转换，则应将柜关软件一井收集：料挡型电了义件以JPFC、TTF为通用格式。6.1.5对用证算机辅助设计吸图等设备获得的图形电了文件，收案时成科要其较谈件坏环挽和相入数露
6，1，7对用祝频或多媒体设备状很的文件以支用整媒体链结技术制的文件，应同时收染其非通用格式的压缩算法和刊关款件，视频和多媒达电子文件以MPE、4为追用格式，6.1.日别用音激段各决的山音文计应同时收集其属性标只，参数和非迪月格我的相关软件。音频电子文件以WAV.MP3瓶用格式，
6.1.9对通用软片严产的电子文件，应同时收年其软件则号，名除版本号和利关率数三册、说虏资料等。专用载件产生的电一文件原则上应转换成延用型电手文件，如不能转长，收架付以应连同专用软件一股第。
6.1.1计算机系统运行和信只处理等过积中流及的与月千文件处有关的多数，性理数据学应与电了之件闯收案，
.111对宽用统--模税的电了这件，在货证能成发序形密的情税下，其内罕伤息以脱驾英书笑放进存储·被用模板推为电了文件的元数据保学。6.1.12、定期制作电子义件的资。6.2电子文件的登记
6.2.1每份出子文件均在电子文件要记在中登记：见附录4的表2，1利表4，3>，5.2.2电子文将登装忘与电子文同时保产5.2.3电子文片登记衣血果制成电子表格，应与电子文件尚保孕，求久保存的电子表挤成附有纸质等持件产与相应药电子文件贝，起保存..2.4也产耕代
6.2.5电们类码，T
草揽性电子文件：
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山式电于文年;F一式中了文件
南像文偿心
国临文件影像义·A
程序文件；L>
数谢文件
GB/T18894—2002
了电子文件的归档
7.1归悄要求
文件形成部\1成信总咨理前门应定相把经过监定符个归档条件的牛，了文件向禁黄部门多交·并题挡案香理要求拍式将其存端别企保性荆限要求的脱机裁体：7.2鉴定
7，2.1巾子文件的监定工作，应他括划电了文件的真实性，完整性，效件的整定确定整级，此档范用和好定保管期限，
7.2.？引挡前应由文件形或曾停控照规定的所日出子文件的真实性、完整性和有效推进行检验，计负再人签军年楼意则，格验中械结果真入档电子文长移必、接收检盈登记表以附求人的表.3如果文恶成单惊采用了义些投术力法保证市子文件的变实性，完整析和有效性，则应把其技大方法和村关软件一国移交路接收单位：2.3也文斗的出范用多累应家关一能质文件松科付栏的有美规定执行，井应包活树成的背偿品秋元据.
7.2.4电了文件期限和密级的别分工作，季照四家关下跃质文件划料肃级和保管期限的关舰定执行：电子文件的背量信息和元数保管润限应当与内客信启的保管期限微。应在电子文件的机读日上座件标注保替期限的标识.7.3归档时简
还担口档可实正进行，物理归扫成按顾抵质文件的现定定期完端，7.4检观
在选行心了文件出件工件时·应对女档电子文件的本技术条件进行检测，检测内弃位括；件环培的与效性，软件环的有效性及其信点记录格式、有无病事率等，7.5归档
电子件的归当，按照鉴定标诉进行。电子文件的归档可分两步讲行，对实时进行的归档先撤逻辑性，然定相究成物理归档，归档时应充分考忠中子文作的技术环境，关软件、版本，数据类型、控此被煤作整据、扮测数据等技术风紊.7.5.1逻辑归档
将电子这件的普变以网路上转移至案部门.在归工作中存储档式和位置暂正保持不变。7.5.2物理归档
7.5.2.月.在网等中于以逻山悄的子文件，均避定期旁成衡理归势.7.5.2.2把方归当标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一交判存保答，会伙合阅使用，·亮异兆保存，对于归器心了文件，川显并解密后再制作持贝。7.5.2.3本乐准推荐果用的载体，接优先顺中依饮为，只读光必、一次写光盘，磁带，可兼写光盘，整等：本充计用软磁盘作为归档中子义件长期保行的载体。7.5.2.4存陷申，了文件的载体或奖具上业贴有标栋，标签上应注明载体序号，全宗号，类端号，密级、保管期限、存人日期等，归档后的比了文件的载体定设益家禁止写操作的次志，7.5.2.5转殊格式的产文件应在存储载体中回时存有拍应的查石软。7.5.2.6将应的电子女件挑读日录，相关款件、其说所等一同归档，并附为档电了交1登记（附录的表和表A.5)。
档电子文件应以盘为单位城写为挡业广文件登记表首员（附录八的表人，4），以件为单位填写读页（见谢求2第表A.5）：
了.5.2.7对需层长期保+的出了义，应在每一个电于义件的载林中同对存有机的读月求。7.5.2.8归考毕，中下文件心成门应将有归档前电子文件的载体保存金少1年。B归挡电子文件的整理
日.1户尚电广文件的账理按DA/122规定的要求进行，8.2归档电子义什以件为单拉需师GB/T18894—2002
8.3同一全宗内的电手文件按照年需保管期限一机构（间题）或保管期限一年度·机构（间题1等分英为案选行分类。
日.4：按电子文牛类别代码相对华中组织审端载达：8.5中子文件的者录应书照！逆行送录，同时按照保证式点实性装性杆有效性范要求补充中了义件特的苦录项的和其地标识【参现本标准第5章列带的贡还者、操作者，背景信点，元效拍等)。
8.6将书示结果制成机读日录和纸质月录。9归档电子文件的移交接收与保窗9.1移交、接收与保昏要求
对出悄电严文件伴：应报有关规定达行认真检验。在检验合格后寄其如期移交至尚案均等尚案保营部述；乐中保管，车已联两的源下，归挡电千文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需照行相声的予续。
9.2移登、接收检验
9.2.1文件形此单位尘移下文件之前，索保管部门在接收心子文之前，均应刘临挡的每套休收其技本坏境进行检验：否格率达到1心些时方叫进行交接，9.2.2鉴百如下：
一载体有无划痕·是否清洁
—有死病毒：
楼实旧挡目子文的点实性、盗件，有微传拨版及中接于续：：一核实学记女、软性、说叫案料等足否齐全：一对特殊式的电了2件，点燃实其相关的较件、版本，操作手册等尼否完整，检验统米分别由转交单位、播收单位度人山档电广文件越交、接收检验登表（见谢录A的表.的相，
2、3档策保管部门应按照要求没检验日对则档电子文件逐一验收。对检验不合期震应退成单位年新制作，并再次对其进行检始，9.3移交手续
尚案保管部门收合格，完成归档电于文件移交接收格鉴孕记表双降录A的表A，地写，签字，益章不节。登识表-式份一偿变电十文件形成单位，一份止挡案保笠部门自在。9.4保管要求
归消电了实件的保智除应得合纸改尚案的要求外·迁应在合下列案件：a！归拍载怀应作险处理。谨免擦、到、触模证录涂决心）单片载体应装盒：竖守存放，学免挤压存成时迎远离强磁场，驾热版，作与有害气体两离。）环境温返完范图：17*~20相对湿送选定范用：35%~45%。性挡实件在形成单停的保普，止应梦照上述件：9.5有效性保证
.51山均中子文件轮形成单位和档案保管部门每年均迎对电子文件的读取，处理设径闪天扩情况泄行一检李登记，设备环境更新时应研认库存载体新议爸内菲容如准若高进行出档心了件CA/T 18894—2002
的裁伴转接工作，原载体保解间小少于3年，保随期满后对可禁写战体请喷右舌使月水可游除内容的裁体成按保密要求进行处胃，9.5.2对磁性载体卡满2年光盘每满4午进行一次抽样凯读检验，抽样率不低了10坚，如发现间感应&时采取恢复错点：
9.5.3对性载休十的归挡电子文件，应年4年转在次，原费伴同时保时间不少于年9.5.4档杰保含部门流定期将检验结果境人山档电子文件性理查记衣见对总A的丧A.6）。.5廷移
随者系统设备更新或系统扩充虚及时对购地子文舟进行后移操作，开英写归销电·文外五移登记表必附录A的表A.7)。
9.7利用
9.7.1归档电子文件的均疗载体不虚外偿。未经批准任何单位或人负不元论控白发制电了交件。9.7.2利用时应使用拷贝件。
9.7.3利用时险遵守保密期定。对其有保率要求药汽档电子文件来用联网的方式利用时，应连尔国家裁部门有美保降的划定，您安的安全保寄措旅，9.7.4利用与对档电文付的伙用应在权限规是范用之内。自.归档电子文性的监定销段
9.8.1归档电了文件的鉴定销激，梦照国家关于销案整庭数的在关脱定执行：且应在办理审批手续后实，
9.8.2网于保密范周的归档中文件：如存账在不可搬除载位上：成连向存帖接体一起销毁：托在网落中彻底清除，不泻了保密范固的归档电了文性可逆行遥载刷除，9.9统计
挡资保管部，1应及时按年理对妇档电子文件拍接收，保管，利用和监定的情况进行统计.文
设备环
境特征
文作记
形成部门
完成日期
载林当号
通出地
硬片环境
（上机、两结眼势
器型制造厂
商等）
软件坏境
（型与、版车等）
记录站构
（物，逆辑）
记录疗符、降形、
频，视频文件
文性裁体
表人(签名】
宜校人（整名）
附录A
(规范性附录】
登记表格式
表A.1电于文件登记表【首要
体楚剂
据系人
操作系统
数期库系统
相关软件（文字处理
工只湖览器、压缩
或候密教件等）
备安数，
口定长
可变长
口其他
CH/118894—2002
论录总数
总字节整
口一件一盘
口件多然
[]要件—
■多件案盘
GH/:18894—2002
电子文件章记表（端页）
文浩稽
本忙码
文片类
别代码
检验项日
较体外观检称
和事药验
式实性检验
完账性检验
效件粉
表A.3归档电子文件移交、捷收检验登记囊单位乏称
移交单位：
技术方法与和关软件兑明
登记表.致件说明资料检验
地表人（签各）
审機人（签名
单（印章）
接收单位：
GB/I18894—202
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