GB 9705-1988
标准分类号
标准ICS号:综合、术语学、标准化、文献>>信息学、出版>>01.140.20信息学
中标分类号:综合>>经济、文化>>A14图书馆、档案、文献与情报工作
出版信息
出版社:中国标准出版社
页数:13页
标准价格:12.0 元
出版日期:1989-03-01
相关单位信息
首发日期:1988-09-05
复审日期:2004-10-14
起草人:邹步英、郭嗣平、朱煌
起草单位:国家档案局
归口单位:全国文件格式及数据元标准化技术委员会
提出单位:全国文件格式及数据元标准化技术委员会
发布部门:国家技术监督局
主管部门:国家档案局
标准简介
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 GB 9705-1988 文书档案案卷格式 GB9705-1988 标准下载解压密码:www.bzxz.net
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。
标准内容
1适用范围
中华人民共和国国家标准
文书档案案卷格式
The filing forms of administrative records本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。2案卷卷皮格式
文书档案案卷卷皮分两种,种是硬卷皮,一种是软卷皮。2.1硬卷皮格式www.bzxz.net
2.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下,翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。UDC 851.85z.12
GB 9705--88
用于成卷装订的卷皮,上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌(见图1)。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。2.1.2案卷封面项目
封面项自包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸(见图2)。2.1.3封面项目的填写方法
2.1.8.1全宗名称:
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”,“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”,“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。2.1.3.2类目名称:
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类,并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3.3案卷题名:
案卷题名即案卷标题,般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关,内容、文种。文字应力求简炼、明确。2.1.3.4时间:卷内文件所属的起止年月。2.1.3.5保管期限:立卷时划定的案卷保管期限,般由立卷人填写。2.1.3.6件、页数:装订的案卷要填写总页数,不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.3.7归档号:填写文书处理号,由立卷人填写。2.1.3.8档号的编制:
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。目录号:全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。国家技术监督局1988-09-05批准1989-08-01实施
GB 9705—88
案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。2.1.4卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号,其排列格式尺寸(见图3)。2.2软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷,必须装人卷盒内保存。2.2.1软卷皮外形尺寸:
软卷皮设封皮和封底,其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格(见图4)。2.2.2软卷皮封面项目:
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置(见图4)。2.2.3软卷皮封二项目:
软卷皮封二印制项目包括:序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸(见图5)。
软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。2.2.4软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间,其尺寸位置(见图9)。软卷皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。2.3卷盒格式
2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(长×宽),其高度可根据需要分别设置30.40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒(见图6)。2.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。其中起止卷号填写××一×卷,其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸(见图7)。
2.4填写要求
填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔,字迹要求工整。8卷内文件目录格式
3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。
3.2页边与文字区尺寸
卷内且录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm(见图8)3.3卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸(见图8)。
3.4卷内文件目录填写方法
3.4.1顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。3.4.2文号:文件制发机关的发文字号。3.4.3责任者:对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人,亦即文件的署名者。3.4.4题名:即文件的标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“【]”号。
3.4.5日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”、“日”字,在表示年、月的数字右下角加“。”号。
GB 970588
3.4.6页号:卷内文件所在之页的编号。3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角,其格式与尺寸是:
全宗号
目录号
寨卷号
3.4.8备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。4卷内备考表格式
4.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录(见图9)。4.2卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项自具体位置、尺寸(见图9)。
4.3卷内备考表填写方法
4.3.1本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人:由责任立卷者签名。4.3.3检查人:由案卷质量审核者签名。4.3.4立卷时间:填写完成的立卷日期。5案卷各部分的排列格式
5.1使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷各部分的排列格式均是;案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表封底。5.2使用软卷皮组卷,其案卷各部分按下列格式排列:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装人卷盒保存。6文书档案案卷格式监制
6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。6.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。11
70 + d
GB 9705-88
300(280)
单位,mm
比例,114
(8)00%
本券共
GB 9705--88
(全宗
(类目名称)
(案卷题名)
220(210)
保管期限
归档号
全宗号目录号床卷号
单位:mm
比例,12
粗惠线2mm
GB 9705—88
全宗号
白录号
案卷号
粗黑线2mm
粗黑线2mm
单位:mm
比例:1:2
(09216
体卷共
GB 9705—88
(全宗名称)
(类目名称)
(案卷题名)
(O)P
(OE)
L 30 (25)1 30 (25)
210(185)
保管期限
归档号
全宗号目录号案卷号
单位:mm
比例:12
粗黑线 2 mm
顾序号
责任者
GB 9705-88
卷内文件目录
210(185)
L15n,15
单位,mm
比例。1:2
GB 9705---88
一布绳
单位.mm
比例:114
GB 970588
GB 9705-88
母录号
【宗名称)
起止卷号
一粗黑线2mm
单位,mm
比例:1:2
(092)262
顺序号
GB 9705-88
卷内文件目录
责任者
210(185)
15115 115
单位。mm
比例:1:2
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