本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 GB 9705-1988 文书档案案卷格式 GB9705-1988 标准下载解压密码：www.bzxz.net
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

1适用范围
中华人民共和国国家标准
文书档案案卷格式
The filing forms of administrative records本标准适用于我国各级档案馆（室）和文书处理部门。2案卷卷皮格式
文书档案案卷卷皮分两种，种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1硬卷皮格式www.bzxz.net
2.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm（长×宽）。封底尺寸同封面尺寸。
封底三边（上、下，翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。UDC 851.85z.12
GB 9705--88
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见图1）。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。2.1.2案卷封面项目
封面项自包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见图2）。2.1.3封面项目的填写方法
2.1.8.1全宗名称：
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”，“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”，“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。2.1.3.2类目名称：
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3.3案卷题名：
案卷题名即案卷标题，般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关，内容、文种。文字应力求简炼、明确。2.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。2.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，般由立卷人填写。2.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.3.8档号的编制：
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。国家技术监督局1988-09-05批准1989-08-01实施
GB 9705—88
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸（见图3）。2.2软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒内保存。2.2.1软卷皮外形尺寸：
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm（供A型纸用）或260mm×185mm（供16开型纸用）的规格（见图4）。2.2.2软卷皮封面项目：
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见图4）。2.2.3软卷皮封二项目：
软卷皮封二印制项目包括：序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见图5）。
软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见图9）。软卷皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。2.3卷盒格式
2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm×220mm（长×宽），其高度可根据需要分别设置30.40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见图6）。2.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。其中起止卷号填写××一×卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸（见图7)。
2.4填写要求
填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。8卷内文件目录格式
3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。
3.2页边与文字区尺寸
卷内且录用纸上白边（天头）宽20±0.5mm卷内目录用纸下白边（地脚）宽15±0.5mm卷内目录用纸左白边（订口）宽25±0.5mm卷内目录用纸右白边（翻口）宽15±0.5mm（见图8）3.3卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见图8）。
3.4卷内文件目录填写方法
3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。3.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“【］”号。
3.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“。”号。
GB 970588
3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：
全宗号
目录号
寨卷号
3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。4卷内备考表格式
4.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录（见图9）。4.2卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项自具体位置、尺寸（见图9）。
4.3卷内备考表填写方法
4.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。5案卷各部分的排列格式
5.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是；案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表封底。5.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装人卷盒保存。6文书档案案卷格式监制
6.1文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。6.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。11
70 + d
GB 9705-88
300(280)
单位，mm
比例，114
（8）00%
本券共
GB 9705--88
（全宗
(类目名称）
（案卷题名）
220(210)
保管期限
归档号
全宗号目录号床卷号
单位：mm
比例，12
粗惠线2mm
GB 9705—88
全宗号
白录号
案卷号
粗黑线2mm
粗黑线2mm
单位：mm
比例：1:2
（09216
体卷共
GB 9705—88
（全宗名称）
(类目名称）
(案卷题名）
（O)P
(OE）
L 30 (25)1 30 (25)
210(185)
保管期限
归档号
全宗号目录号案卷号
单位：mm
比例：12
粗黑线 2 mm
顾序号
责任者
GB 9705-88
卷内文件目录
210(185)
L15n,15
单位，mm
比例。1：2
GB 9705---88
一布绳
单位．mm
比例：114
GB 970588
GB 9705-88
母录号
【宗名称）
起止卷号
一粗黑线2mm
单位，mm
比例：1:2
(092)262
顺序号
GB 9705-88
卷内文件目录
责任者
210(185)
15115 115
单位。mm
比例：1:2
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