本标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式。 本标准适用于档案目录数据库的建立和档案目录数据的处理与交换。 GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式 GB/T20163-2006 标准下载解压密码：www.bzxz.net
本标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式。本标准适用于档案目录数据库的建立和档案目录数据的处理与交换。

ICs 01. 140. 20
中华人民共和国国家标准
GB/T 20163--2006
中国档案机读目录格式
China MARC format for archives2006-03-15发布
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中国国家标准化管理委员会
2006-10-01实施
前言·
「范围
2规范性引用文件
3术语和定义
4总则
4.1字段描述
4.2衍号规范－
记录结构·
桩架结构：
记录头标，
记录目次区
变长学段
必备字段·
记录长度·
记录连接
字符集
数据重复
记录块功能bzxz.net
记录头标和数据字段——本说明·6.1
字段和子字段重复：
字段顺序
子字段顺序。
有峻义时使用的字符
6.6非排序控制符
6.7数据的形式与内容
6.8著录用标识符号
6.9中国追如字段
记录头标和数据字段一
7.1记录头标
出现情况
一字段描述
字段标识符、指示符衍和子字段7.1.4定长数据元
7.1.5字段内容注释
7.1.6相关宇段·
7.2数据字段-
TiKANiKAca-
GB/T 20163—2006
GB/T 20163—2006
标识块
编码信息块
著录信息块
附注块
记录连接块
相关题名块
主题分析块
文件责任快
国际使用块
国内使用块
附录A（规范性附录）
中国挡案机读目录格式数据格式样例A.T
记录交换形式
记录学段形式
附录(资料性附录）
B, 1记录头标实例
中国档案机读录格式数据字段实例标识块实例
编码信息块实例
著录信息块实例
附注块实例
记录连接块实例
相关题名块实例·
主题分析块实例
文件责任块实例·
国际使用块实例
国内使用块实例·
iikAoNiKAca
GB/T20163--2006
本标准的框架格式是根据国际标准化组织制定的ISO2709：1996信息与文献信息交换格式》编写的，本标准的执行格式是根据国际图书馆协会和机构联合会制定的国际读目录格式》和国际档案现事会制定的国际标准档案著录规则（总则）》并结合我国档案机读目录着录的实际编写的。本标推山国家档案局提出。
本标准由全国信总与文献标准化技术委员会归几。本标准起草单位：上海市档案局、南京政治学院上海分院。本标准主要起草人：张正强、邹伟农、段荣婷、严林、卡刚、常建宏、张文友、张大伟。GB/T 20163—2006
档案信息资源共李是实现我国整体文献信息资源共享的一个不可缺少的组成部分。随着我国各级各类计算机网络的建立与形成，为挡案信息资源的共享创造了一个有利的网络环境。但是，没有统的.标准化的档案机读目录格式，档案信息资源的共享也无法实现。为此，特制定本标雅以规范档案机读目录格式，为实现档案信息资源的共享、建立高质量的档案目录数据库奠定基础。1范围
中国档案机读目录格式
本标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式。本标准适用于档策日录数据库的建立和档案目录数据的处理与交换。2规范性引用文件
iiKAONiKAca-
GB/T20163—2006
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款：凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括谢误的内容）或修订版均不适用于本标准·然而鼓励根据本标推达成协议的名方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。G3/T1988—1998信息技术信息交换用-七位编码字符集（eq1SO/1EC60646：1991）GB/T2260中华人民共和国行政区划代码GB2312信息交换用孜字编码字符集蒸本集GB/T2659世界各国和地区名称代码GB/T2901书日信息交换用磁带格式(GB/T·2901—1992：neq2709：1981)GI3/T4880.2—2000语种名称代码第2部分：3字每代码（eqVISO639-2：1998）GB/T 7108
数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（GB/T7408一1994，ISO 8601:1988)
GB13000信息技术通用多八位编码宇符集GB/T15418档案分类标引规则
GEB/T18894—2002电子文件归档与管理规范DA/T13档号编制规则
DA/T18档案落录规则
DA/T19档案主题标引规则
ISO2709：1996信息和文献信息交换格式国际标雅档案著录规则（总则），国际档案理事会国际机读目录格式手册：书目格式，国际图书馆协会和机构联合会3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。3.1
检素点
access poinl
专门为用于检案目录记录的名称，词语和代码等。3.2
内容标识符content designator用于标识数据元或提供有关数据元附加信息的编码。内容标识符包括字段标识符、指示符和子学段标识符。
data element
数据元
被明确标识的最小信息单元。在可变长字段内，数据元由子字段标识符标识，并由此构成子字段。在记录头标、月次区和定长子学段内·由代码构成的数据元是由其字符所在位置标识的。1
GB/T 20163—2006
数据元标识符data element identifier见子字段标识符。
目次区directory
一条记录内数据区各字段位置的索引。3.6
字段Tield
由字段标识符标识并已被定义的字符串，可包含一个哦多个子字段。3.7
字段分隔符field separator
用于每一个可变长字段求尾的控制符，以使区分每一个相邻字段。此外还用于月次区的结束处。3.8
填充符fill character
用于特定字符位置，以表销在该字符位不能给出相应代码值的字符，尽管该字符位置已经定义。3.9
定长子宇段fixed length subfield长度不变的子字段、对于其出现情况已由本标准的规则所规定，其可包含一个或多个数据元，既可以出现在定长数据辛段.如100字段中的$a字段，也可以山现在变长字段，如200字段中的$z字段。3.10
字段指示符indicalor
与变长字段有关的字符（数字的或字母的），用以提供有关字段内容的附加信息，记录中该字段与其他宁段的相五关系战某些数据处理时所需的操作信息。3.11
记录record
字段的集合，由一个记录头标、一个记录日次区、一个数据字段区及一个记录结束符所构成。3. 12
记录头标recordbe
位于每条记录的起始位纤：癌供该记录有关处理参数的字段。3.13
源格式sourceformat
转换为中国档案机读目录格式之前就已存在的计算机可读记录的数据格式。3.14
子字段 subfield
学段内已明确定义的信息单位（参见数据元)。3.15
子宇段标识符suhfield identifler山两个字符组成的代码，用以标识可变长字段中不同的子字段。第一个字符为分隔符，总是ISO2709所规定使用的专用字符，第二个字符为子学段代码，可以是数字，也可以是字母。3.16
字段标识符tag
用于标记学段的一组三位数字的符号，2
文字数据textual data
档案目录记录中供显示用的不尚于代码数据的数据，或称行文数据。3. 18
菩录单位unitof description
iiKANi KAca-
CB/T 20163—2006
被作为个实体进行处理或其本身就是一个实体而构成一条记录基础的任何载体形式的文件或文件集合。
变长字段variable field
长度不定的字段。可包含一个或多个数期元或子字段。其长度按学符数计算，包括文字数据所占的字符数及字段指示符、子字段标识符及宇段分隔符所占的字符数的总和。4总则
4.1字段描递
本标准为各种牢段的使用提供了指南，为了保证叙述的完整性和查找的方便性，本标准按字段标识符数字递增顺序予以说明，并规定各种数据字段的描述一般按以下结构加以叙述：a）字段定义，对每个字段内容作简要的说明。b）出现情况：对每个字段是否重复，是否是必备字段或选择使用字段进行说明。在有些字段中，还包括了对字段出现情况的说明和限定。）指示符：谢措示符的值进行说明：d）子字段：按序列出子字段，每个子字段后列出定义：及其适用范围、重复性和是否必备的说明。e）字段内容注释：对字段的数据内容和字段中子字段之间的关系进行说明，包括适用范阅、落录用标认符号以及字段内容形式的建议。f）相关字段：列出对与本字段内容相关的字段或数据元，为了有助于字段的比较，并对相关字段的用法进行简要的说明。
如果在某一字段的描述结构中缺省其中的某一项，则装明该项内容在该字段中尚无说明。4.2 符号规范
本标准所列举的字段，指示符和子字段以及在与其往关的著录和实例中，对符号采用下列规范：a）字段标识符：用符号“$”表示GB/T1988--1998中的1S1.作为子字段标识符的第一个符号。b）空格符：用符号”表示GB/T1988一1998中的空格符，即七位编码字符集代码表中的2/0位置上的这个字符。“卡”表示本标难文本中的空格，或表示从行文上显现得不明显但又必须出现的空格。
e）子字段分隔符：用符号\@”表示GB/T1988-1998中的IS2，作为完整实例中的字段分隔符。尽管实际根据本标准生成的机读目录记录的每一个字段都是以“②\分隔的，但是在各个字段单独应用的举例中则予以省略。d）记录结束符：用符号“%”表示（H/T1988—1998中的IS3.作为完整实例中的记录结束符。e）“未定义”：当短语“未定义”与指示符位连用时，则表示在该指示符位没有赋值，用空格填充。系统外字符号：对目前暂不能录人的系统外字采用系统外字符号“=替代。g）非排序字符：使用ISO6630月录控制字符集中的08/08与08/09位置上的字符，即“坐NBS手”和\≠VRF≠\符，分别表示“不排序开始”和“不排序结束”，即指明在这两个排序符号之间的数据是不用于排序的。
GB/T 20163—2006
5记录结构
5.1框架结构
本标准是国际标准化组织制定的 ISO 2709 的执行格式,对用于交换的机读目录数据记录规定了必须遵循的框架结构，即出记录头标，记录目次区、数据字段区（变长)和记录结束符构成。记录的架结构如下;
记录头标
5.2记录头标
记录曰次区
数据字段区
记录结束符
根据1S02709的舰定，每一条记录由24个字符的记录头标开始，记录头标包含有ISO2709中定义的关于记录结构的数据和作为ISO2709的执行格式而由本标推专门定义的数据元。这些作为执行格式而定义的数据元是：记录类型，记录级别、记录级别关系、档案控制，著录等级、记录的完整程度以及在缩制记录中是否采用 DA/T 18 等。记录头标中的数据元主要是为满足记录处理的需要,并间接地利用其来确认档案著录单位”。
5.3记录目次区
在记录头标之后为记录的月次区，目次区每个且次项由三个部分构成：三位十进制数表示的字段标识符，四位十进制数表示的数据字段的长度以改出五位1进制数表求的字段起始字符位置。除此以外，在目次项中不再允许有其他字符。记录的日砍项结构如下：第一月次项
标识符
字段长度
起始字符位置
第二目次项
其他目次项
日欲区的第二部分是该字段的字符数，其包括该字段的全部字符：指示符.子字段标识符、行文字符或代码数据以及字段分符。在宁段长度之后，是字段起始字符位置，即相对于记录可变长字段部分的第一个字符位暨的字段起始字符位置，第一个可变长字段的第一个字符的位置为0，字符位置在整个记录中的位暨由记录头标中第12-16位暨上的数字标明。字段标识符的长度为3个字符，数据的长度为4个学符，起始字符位的长度为5个字符。所有由12个字符所构成的目次项均对应于记录中的各个数据字段,标识良次区结束的分隔符尽 GB/T 1988一1998中的IS2。目次区中各目次项是按字段标识符的第一个数字排序的，记录中的数据字段本身不需要排序，因为其位置完全是由目次区确定的。5.4变长宇段
变长数据字段在日次区之后，其通常包括案目录数据，而不是处理数据。变长数据字段的结构如下：
数据(控)字段(00-)的结构：
1）档案若录单位的定义见 3.18。据
字段分隔符
数据字段（01率999）的结构
指示将
指示符
指示符
子字段标认符
$a(等)
iiKANi KAca-
GB/T 20163—-2006
其袍子字段
分隔符
除在 4-一—记录连接块中嵌套结构宇段的字段标识符外，学段标识符在数据字段中不出现，而仅出现在目秋区中。以00-（如001)值构放字段标识符的字段，仅由数据及字段分隔符构成,其他数据字段山两位指示符及紫跟其后的若千子字段构成。各个子字段均以一个子字段标识符开始，子字段标识符由一个子字段分界符和一个标识该子字段的代码（一位字母或一粒数字)构成。子字段分界符是G13/T1988一1998中的IS1。在子字段标识符之后紧跟的是代码数据或任意长度的正文数据，但如果在字段中数据长度是固定的：则对其有专门的说明。字段中最后一个子字段是以字段分隔符作为字段的结束，学段分隔符是GB/T1988一1998中IS2。在记录最后一个数据字符之后是字段分隔符IS2,而在IS2之后,则是作为记录结束的记录结束符，记录结束符是GB/T1988—1998中的IS3。5.5必备宇段
下而列出的是在根据本标准牛成的挡案机读月录记录中必须提供的字段，即必备字段：001——记录标识号
020——档号
100——通用处理数据
101--—档案语种
200——题名与责任说明项
801——记录来源
5, 6记录长度
记录长度，本标准限定为99 99个字符，也可以由交换单位双方协商确定。5.7记录连接
在实际著录工作中，如果需要将一个著录单位的记录与另一个著录单位的记录连接，可使用4---
记录连接块中的连接字段，这些字段就屋专门为建立这样的连接而设定的。更详细的说明见该块中对务个字段的描递及该块的引育。一个连接字段包括了与另一相关著录单位的著录信息，无论该著录单位是否具有单独的记录信息。一个连接字段可廿若干个子字殿构成，各个子字段内含有嵌套的按本标准格式形成的机读目录字段标识符，指示符，子字段标识符及字段内容，25.8字符策
根据本标准生成的档案机读日录，应该使用国家的字符集标准，或使用由国际标准化组织制定的字符集标准。记录头标，记录月饮区、指示符、子字段标识符以及本标准所规定的代码值应该使用GB/T1988一1998的功能字符和图形字符，该字符集在机读目录记录中被认为是默认的字符集。在100 段的乐a 子字段中,第 26-29 和 30-33 字符位置,是用于指定记录中所使期的字符集的。所使用的字符集应是国家标准的字符集或经国际标准化组织确认或登记过的字符集2）注意，嵌套内的学段不通过记录的日次区进行检索，因为一个完的连接字段在同次区中只有一个月次项.连接宇段中嵌套的字段标识符表示的是连接字段所标识的档案若录单位与本记录所著录的档案若录单位之间的关系。
GB/T 20163—2006
在根据本标准生成的挡案机读日录中，允许使用GB/T1988一1998的控制功能字符，常用的控制功能字符如下：
a）GB/T1988一1998中的控制功能字符IS1：用作子字段标识符中两个符的第一个字符。b）GB/T1988一1998中的控制功能学符[S2:用作字段分隔符.用于目饮区和各个数据字段的结束处。
c）GB/T1988一1998中的搭制功能字符IS3：用作记录结束符，用下各记录的结束处。5. 9数据重复
有四种情况的数据可能以不同形式重复出现：数据既以编码形式又以文形式出现，既以显示形式又以非壶示形式出现。a
b）档案中含有不同语育文字的同一种信息。DA/T18规定了在什么情况下，如何对并列数据署录，而在根据本标谁生成的档案机读且录中，则使用不同的子字段或重复子字段的方法求实现。
c）为熟悉多种语言文学的读者提供多种著录语善文学。(l）为了适应各种复杂的输出要求，同一种信息以不同文字形状重复。5.10记录块功能
本标雅的数据字段区共分为10块，各个字段标识符的第一个数字表示该字段所属的块，各个块的功能划分如下：
O---标识块；菩录标识记录或是标识著录单位实休并记载在实体上的号。1--——编码信息块，著录描述记录或数据各个方面的定长编码数期元。2--
著录信息块，著录[>A/T18所规定的著录项目,但附注项和有关代码(如档案馆代号,缩微号等)滁外。
3一一附注块;录关于著录单位的任何附注或与之相关的记录的附注,以补充说明著录项目,检索点以及其他内容。
记录连接块著录揭示该记录与其他档案记录之间的关系，这些关系包括，时间关系、级别关系和平行美系等。
5-——相关题名快录除正题名以外而文通常出现在档案等录单位实体,上的与所潜录的档案相关的题名。
6--——主题分析块著录由语词或符号构成的不同体系的主题数据。了一一文件贵任块，落录关干对著录单位负有某种资任形式的个人机关团林和家族。8---国际使用块：等录国际上：致约定的不适合于0一至7--块的字段。9----·-国内使用块：著录与未单位有关的馆藏信息等一些具有衰换意义的数据。6记录头标和数据字段—基本说明6.1字段和子字段重复
记录中的字段和子字段是可以重复的，但应符合容个数据字段著录的出现规则和子学段定义的规则。嵌套在小-—记录连接字段中的字段，其重复应与记录内对应的字段相同。关了需重复的数据是通过重复整个字段的方法米重复，还是通过在一个不可重复的字段内重复其子字段方法求重复·这在务个字段中均已作出规定。这些规则必须遵守，以确保不同用产在使用本标准时的一致性。
6.2宇段顾序
记录中的学段不需要规定其顺序。自次区中各目次项的题序不一定就宇段的实际颁序。6.3子字段顺序
子字段标识符的值表明子字段没有规定的顺序。只是在定的情况下，才对特定子字段的位置提6
HiKAONiKAca-
GB/T 20163-2006
出建议。但与 DA/T 18 相对应的字段，就按 DA/T 18 规定的顺序著录，这样也就决定了子字段的顺序。
具有数字标识的子宇段根据下列规则位于其所适用的部分之前或之后：子字段$3.$6.$7位于其他所有的子字段之前，而$2、$4、S5位于其他所有的子字段之后：上述前置或后置的各组哟按数学的升序排序。数学子字段如下；
串1连接数据(见4--——记录连接映）$2系统代码
$3规范记录号
$4关系词
$5字段使用机构
$6字段间连接数据
$7字段的字母/文学
$8未定义
$9 汉语拼音
6.4宇符
在按本标准生瞩的档案机读日录中，当数据是文字形时，充许使用与图形学符相对应的任何字符。在缔码子字段稚字段指示符位置中，所充许使甘的宇符，由相的孚段科子学毅规定。6.5有歧义时便用的字符
对一编码数据项不能指定正确值时，便用填充符，例如，在源格武没有宪全对应值的情说下，就会有这种情况。填充符是GB/1 1988一1998中的一个\|\（竖线)形字符,即七位编码字符集代码表中的7/12位罩上的学符。
填充符不能用于记录头标、记录目次区，字段标识符或文字数据，也不能取代必选的编码数据元、子字段标识符，著患用标识符号及其他特定的字符，或取代在一个可选缩码宁段中所有代码（即不应使用该字殿）。
对于编码数，当著录机构对于特定类型，如100字段（通用处理数据）第22-24符位置（著录语种)从未规定过代码值，侧使用该填充符，表示著录机构在这里未使用描述馨录语种的代码在某些场合，填充符应与代码“#\、\u”、“\”\x”\y”、\z”的使用进行对照。下面是这些代码使用的最一般说明；
共空，无更多的值。当在定长字段中其实有的代码值少于所分配的字符位置时，则可使用此代码。
u不详。当著录人员未能我到该项所要求的数据，而义要求尽可能地给山明确代码时，则可使用此代码。
组合。当著录对象上出现有多个单一代码特征的组合时，则可使用此代码。x不适用。当所定义的代码特征不适用丁所要荠录的--类档案时，则可使用此代码。y不存在。当所定义的代码特征对于某特定著录单位而言不存在时，则可使用此代码。%其他。当代码己被定义且著录档案的特征亦巴知避时，但却无一个已定义的代码适合使用，在这种情况下，则可使用此代码。有时，如某类代码表中无1或u已被用于种特定类型的档案时，亦可将该代码用作\不详”。对于字段指示符，当著录机构不著录特定类型值时，如711字段（机关团体名)的第一指示符(会议指示符），可以在指示符位上使用填充符。当在指示符位筐上出现用“”、“\和”时，即\组合”、“不详”和“其他”时，亦可用填充符。若本标准格式具有专门的指示符，但却不能从源格式的狂何代码值中推导出该指示符值时，也可使用填充符。7
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