GY/T 5081-2009.Code for design document filing and arrangement of radio, film and TV project.
1.0.1为加强广播电影电视行业工程设计文件档案管理工作的规范化，确保归档文件及资料完整、准确、系统、安全，并有效地为工程管理工作服务，制定本规范。
1.0.2本规范适用于广播电影电视行业新建、改建、扩建工程项目设计文件的档案管理。
1.0.3广播电影电视工程各阶段设计文件均应归档保存。
1.0.4广播电影电视工程设计文件档案管理除应符合本规范外,尚应符合国家现行有关强制性标准的规定。
2术语
2.0.1广播电影电视工程radio film and TV project经批准按照一一个总体设计进行施工，经济上实行统- -核算，行政上具有独立组织形式，实行统- -管理的广播电影电视行业内的工程及其配套工程。
2.0.2工程设计文件construction project de sign document在工程设计各个阶段中形成的各种形式的信息记录以及各种与工程设计有关的基础文件。
2.0.3归档putting into record将形成的工程设计文件和记录系统整理后，按规定交给本单位档案管理机构保存的过程。
2.0.4档案archive在设计活动直接产生的文件和与设计有关的基础文件中，具有保存价值的文字、图纸、多媒体等各种形式的历史记录。
2.0.5案卷file由互有联系的若千文件组成的档案保管单位。
2.0.6立卷filing按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类的整理成案卷，亦称组卷。
2.0.7移交transfer

中华人民共和国广播电影电视工程建设行业标准GY/T5081-2009
备案号：J943—2009
广播电影电视工程设计文件档案管理规范Codefordesign document filingandarrangementofradio,film and TV project
2009-09-10发布
2009-11-01实施
国家广播电影电视总局发布
国家广播电影电视总局文件
广发［2009］72号
广电总局关于发布《广播电影电视工程设计文件档案管理规范》的通知
各省、自治区、直辖市广电局，新疆生产建设兵团广电局，总局直属有关单位由广电总局工程建设标准定额管理中心组织、中广电广播电影电视设计研究院编写的《广播电影电视工程设计文件档案管理规范》已经通过审查，现批准为广播电影电视行业推荐性标准，予以发布。标准编号为GY/T5081-2009，自2009年11月1日起实施《广播电影电视工程设计文件档案管理规范》的管理、解释和发行工作由广电总局工程建设标准定额管理中心负责。联系电话（传真）：（010）68020046国家广播电影电视总局
二〇〇九年九月十日
住房和城乡建设部司函
建标标备［2009]】123号
关子同意广播电影电视工程行业标准《广播电影电视工程设计文件档案管理规范》备案的函国家广播电影电视总局规划财务司：你司《广电总局财务司关于<广播电影电视工程设计文件档案管理规范>备案的函》（财建字[2009]338号)收悉。经研究，同意该项标准作为“中华人民共和国工程建设行业标准”备案，其备案号为：J943-2009。该项标准的备案公告，将刊登在近期出版的《工程建设标准化》刊物上。中华人民共和国住房和城乡建设部标准定额司二OO九年十月十四日
根据国家厂播电影电视总局计建字2006146号文的要求，规范编制组在调查研究，总结实践经验，和广泛征求意见的基础上制定本规范。本规范的主要内容：1总则；2术语；3归档范围；4文件的归档及质量要求；5立卷6档案的保管及保密：7档案的使用；8档案的销毁；9档案的移交。经授权负责本规范具体解释的单位：国家广播电影电视总局工程建设标准定额管理中心。在本规范执行过程中如发现需要修改或补充之处，请将意见和有关资料寄交国家广播电影电视总局工程建设标准定额管理中心。地址：北京市西城区南礼士路13号邮编：100045
电话：（010）68020046
传真：（010）68020046
邮箱：[email protected]
主编单位：中广电广播电影电视设计研究院主要起草人：高耀全
主要审查人员：马家骏
张俏梅
姜东明
穆清海
阎殿来
许维明
孙智军
常玉民
于纪恺
高会宗吴强
归档范围.
3.1基本规定
3.2归档范围
4文件的归档及质量要求
4.1文件的归档
4.2归档文件的质量要求
5.1立卷的原则和方法，
5.2卷内文件的排列
5.3案卷的编目
5.4案卷的装订与收纳，
6档案的保管及保密.
6.1基本要求
6.2保管环境
档案的使用。
档案的销毁，
档案的移交
附录A
附录 B
附录C
工程设计文件归档范围和保管期限表案卷封面的式样
卷内目录式样
附录D
卷内备考表的式样
附录E
附录F
案卷脊背的式样
销毁清册的式样
本规范用词说明
引用标准名录
条文说明
General provisions
Pigeonhole scope
Basicrules
3.2Pigeonholescope
Contents
4Pigeonholedocumentsandqualityrequest.4.1Pigeonholedocuments
4.2Qualityrequestofthepigeonholedocuments5Filing.
5.1Principle and methodof filing5.2Arrangeingthevolumes of documents5.3Listing thevolumes of documents5.4Bindingandthestoragerecords6 Keeping and secrecy of the archives6.1
Basicrequest
Keeping environment
7Usingofarchive:
8Destruction of archives
9 Transferofarchives
Appenidx Apigeonhole scope of design project document and retention schedule..AppenidxBcoverstyleofarchivesAppenidx C catalogue style
AppenidxDstyleofnote table.
AppenidxEstyleofarchivesbackAppenidxFstyleofthedestructionof inventoryExplanation of Wording in this code.List of guoted standard
Explanationofprovisions
1总则
1.0.1为加强厂播电影电视行业工程设计文件档案管理工作的规范化，确保归档文件及资料完整、准确、系统、安全，并有效地为工程管理工作服务，制定本规范。1.0.2本规范适用于广播电影电视行业新建、改建、扩建工程项目设计文件的档案管理。1.0.3广播电影电视工程各阶段设计文件均应归档保存。1.0.4广播电影电视工程设计文件档案管理除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关强制性标准的规定。
2术语
2.o.1广播电影电视工程radiofilmandTVproject经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的广播电影电视行业内的工程及其配套工程。2.o.2工程设计文件constructionprojectdesigndocument在工程设计各个阶段中形成的各种形式的信息记录以及各种与工程设计有关的基础文件。
2.0.3归档puttingintorecord
将形成的工程设计文件和记录系统整理后，按规定交给本单位档案管理机构保存的过程。
2.0.4档案archive
在设计活动直接产生的文件和与设计有关的基础文件中，具有保存价值的文字、图纸、多媒体等各种形式的历史记录，2.0.5案卷file
由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.6立卷filing
按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类的整理成案卷，亦称组卷2.0.7移交transfer
按照国家规定，工程建设单位将档案交给城建档案管理机构保存的过程。3归档范围
3.1基本规定
3.1.1工程设计文件均应纳入归档范围，归档范围见附录A。3.1.2工程设计过程中可能出现的纸质文件、电子文件、音像资料、照片及底片、幻灯片等不同形式的载体文件，均属于工程设计文件的存档范围。3.2归档范围
3.2.1设计基础文件包括
1勘察设计招标、投标文件（如进行招投标）：2建设工程项目设计任务书（或设计要求），包括文字要求和图纸资料：3勘察设计承包合同：
4建设工程项目立项审批文件及其他立项文件：5建设用地许可及规划设计要求文件（规划红线图）：6设计任务所涉及的相关专业的基础资料，如气象、地质、水文、地震、自然环境、场地外部条件等：
7地形图测量和高程测量等成果报告；8工程地质勘察报告：
9项目环境评估报告：
10专家建议文件：
11调查资料及项目相关评估研究材料：12其他文件。
3.2.2设计成果文件包括：
1项目前期考察报告、选址报告等：2方案征选文件、方案设计文件及图纸；3项目建议书（项目申请报告）；4可行性研究报告；
5初步设计图纸及说明书；
6工程概算（包括调整概算书）；7施工图设计图纸及说明书、各种明细表等：8工程预算书（包括调整预算书）；9通用图纸；
10修改设计图纸
11竣工图图纸：
12其他文件。
3.2.3设计过程文件包括：
1项目建议书（项目申请报告）批复（核准）文件：2可行性研究报告批复文件：
3初步设计审批文件：
4消防、抗震、人防、节能、环保、交通、绿化等专项审批文件5施工图审批文件：
6设计计算书（声学、塔、天线、结构、电气、设备、机械、测量、节能等）；7设计过程中产生的会议纪要及往来函件等具有保存价值的文件。3.2.4设计后期文件包括：
1修改设计通知单（含修改图纸）、工程洽商记录：2施工图交底记录或施工图会审记录：3施工配合、现场服务记录：
4调试、测试报告：
5工程施工质量检验记录、隐蔽工程验收记录；6设计单位工程质量检查报告：
7竣工验收报告；
8其它与工程后期有关的文件。
4文件的归档及质量要求
4.1文件的归档
4.1.1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映建设工程设计活动的全过程。4.1.2项目负责人应负责按本规范3.2的要求收集相关设计文件，并确保设计文件版本的有效性和准确性。项目负责人最退应于工程峻工后一个月内完成全部设计文件的归档。4.1.3归档文件不应少于1套。
4.2归档文件的质量要求
4.2.1归档文件应卷面整洁、清晰，无破损，签章齐全：内容字迹清楚，图样清晰、图表整洁。
4.2.2由设计单位编制完成的归档文件必须为原件，且有设计、校对、审核和批准人的签章，并加盖公章或出图章。
4.2.3由工程建设单位提供给设计单位的设计基础文件或设计前期文件宜为原件，非原件的应由建设单位加盖公章。
4.2.4补充设计图应与原设计图纸保持图号连续并不得重号。修改设计图应注明原图是否保留或作废。在原设计图纸目录不含补充设计图及修改设计图时，应提供该部分的封面及图纸目录。
4.2.5纸质材料应采用符合国家标准、耐久性强的纸张，书写材料应采用耐久性强、不易褪色的材料：设计图纸宜采用蓝图；底图应采用符合国家标准、韧性大、耐久性强的硫酸纸，并压扎图边。
4.2.6工程设计文件归档幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》GB10609.3统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）图标栏露在外面。免费标准bzxz.net
4.2.7电子文件、音像文件应为可读文件，归档时应在相关设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无损伤。
5立卷
5.1立卷的原则和方法
5.1.1档案管理部门负责工程设计文件的立卷，并应于接收到归档文件后1个月内完成，5.1.2立卷应遵循工程设计文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，既便于档案的保管和利用，又便于计算机检索。5.1.3一个建设项目中多次委托设计时，工程设计文件应统一组卷。5.1.4立卷可采用如下方法：
1设计基础文件、设计过程文件、设计后期文件可单独立卷；2设计成果文件可按设计阶段、单位工程、分部工程、专业等立卷5.1.5立卷过程中宜遵循下列要求：1案卷不宜过厚，一般不超过40mm：2案卷内不应有重份文件；
3不同载体的文件应分别组卷，与纸质文件相对应的其他载体文件卷名、卷号应与纸质文件的卷名、卷号存在对应关系：4每卷内须编写卷内目录，且卷内目录应详实、准确。5.2卷内文件的排列
5.2.1文学材料按性质、事项、时间顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与4
定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。
5.2.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列5.2.3既有文学材料文有图纸的案卷，文学材料排前，图纸排后。5.3案卷的编目
5.3.1案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面应在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录B的要求。
1案卷封面的内容应包括：档案号、案卷题名、密级、保管期限、共几卷、第几卷：2档案号应由分类号、项目号和案卷号组成。档案号由档案保管单位填写3案卷题名应简明，能准确提示卷内文件的内容，并采用规范用语。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的基本内容：4保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限见附录A。同一案卷内有不同保管期限的文件，应以该卷内文件的最长保管期限为该案卷保管期限。永久是指工程设计文件需永久保存；长期是指工程设计文件的保存期限等于该工程的使用寿命：短期是指工程设计文件保存20年以下。5密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：1卷内目录式样宜符合本规范附录C的要求2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注；3图档编号：填写档案管理部门在接收归档文件时，给每份文件确定的编号；4文件编号：填写文件原有的文号或图号：5文件题名：填写文件标题的全称：6日期：填写文件形成的日期：
7责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，用“等”代替：
8页次：填写文件在卷内文件的页号：9卷内目录排列在卷内文件首页之前。5.3.3编制卷内文件负号应符合下列规定：1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始；2页号编写位置：单面书写的文件在右下角：双面书写的文件，正面在右下角，背面在5
右下角。折叠后的图纸一律在右下角；3成套图纸或印刷成册的文件，自成一卷的，原自录可代替卷内自录，不必重新编写负码；
4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.3.4卷内备考表的编制应符合下列规定：1卷内备考表的式样宜符合本规范附录D的要求；2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明；
3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。5.4案卷的装订与收纳
5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。纸质文字材料必须装订。既有纸质文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。5.4.2装订时必须剔除金属物。
5.4.3案卷装订、保存一般采用卷盒、卷夹两种形式。1卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm；2卷夹的外表尺寸为310mm×220mm，厚度一般为20mm~40mm；3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5.4.4案卷脊背的内容应包括档案号、案卷题名，式样宜符合附录E，5.4.5照片、音像资料、电子版文件等无法装订的资料应标识编号、内容、密级及保管期限并收纳于卷盒或定制的载体盒中。6档案的保管及保密
6.1基本要求
6.1.1档案管理部门的工作人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》。
6.1.2档案管理部门的工作人员应及时将接收到的纸质文件、电子版文件和其他载体文件进行核对、清点、立卷、编目、造册、标识、上架等。6.1.3归档文件的保管期限应符合本规范附录A的要求6.1.4非档案管理部门工作人员不得进入工程设计文件档案存放场所。特殊情况下可由档案管理人员陪同进入库房查找资料。6.1.5工程设计文件分为普通和涉密两种。凡涉密文件应设立单独的保管区域，并由专职人6
员按照国家相关的保密制度进行管理。6.1.6档案管理人员应定期查阅、整理、清洁库存文件和资料，随时处理出现的问题6.1.7在遇到不可抗力因素后，管理人员应及时对受损文件重新进行整理，缺失文件应通过其他渠道收集弥补。对于无法收集的文件应在备考表中予以说明。6.2保管环境
6.2.1配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防水、防湿、防腐、防蛀、防尘的必要设施，确保档案的安全。6.2.2根据档案的不同等级和材质，采取有效措施，加以保护和管理。纸质档案保管环境温度宜为14℃~24℃，相对湿度宜为45%~60%：照片、底片存贮温度宜为2℃~21℃，相对湿度宜为20%~50%：录音带、录像带、磁带、光盘的保管环境宜为15℃~27℃，相对湿度宜为40%~60%，且远离易形成磁场的机电设备，避免紫外线直接照射。6.2.3档案保存库房内不得存放易燃易爆易腐蚀物品。严禁吸烟、点燃明火等威胁资料安全的行为。
6.2.4库房内应经常打扫，保持清洁整齐，走道畅通。消防器材定期检查，不应随意搬动和在其旁边堆放其它物品。
6.2.5电气照明应符合规定，不应随便拉接电源线，灯头与档案柜（架）距离不得小于0.5米。
7档案的使用
7.0.1档案管理部门应制定档案使用与借阅的管理规定，确保档案的有效利用7.0.2档案管理人员应定期核查、整理各种档案的使用情况，及时提示借阅人员归还将满借阅期的档案。
7.0.3档案归还时，档案管理人员应核查无损、无误。7.0.4涉密档案应区别于一般性档案的管理。档案管理部门应制定相关的涉密档案使用管理规定。
8档案的销毁
8.0.1档案的销毁应由档案管理部门负责。8.0.2档案保管期满，需要销毁时，应编制销毁清册报主管领导批准后，并派人监督销毁销毁清册宜按附录F的要求进行编制，并应永久保存。7
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