ICs 01. 140. 20,07. 060
中华人民共和国海洋行业标准
HY/T057—2011
代替HY/T0572001
海洋管理机关档案业务规范bZxz.net
Operalional norms for instilutional archives of oceanic administration2011-07-08 发布
国家海洋局
2011-12-01实施
规范性引用文件
术语和定义
总体质量要求
5文件材料的收集积累
5.1收集积累范围
5. 2收集积累种类
5.3收集积累方式
5. 4收集积累要求
6文件材料的整理
6. 1纸质文件材料整理
6. 2 电于文件整理
7文件材料的归档
7. 1纸质文件材料的归档
7.2电子文件的归档
8档案整理
8.1档案盒排列
8. 2编辑档案盒信息表
8.3建立全宗管理档案
9档案的保管、统计与利用
9.1保管．
9.2统计
9.3利用
10档案的鉴定,移交与销毁
10.1、鉴定
10.2移交
10.3销毁
附录A（规范性附录）文件材料归档范围与保管期限表附录B（规范性附录）不旧档文件材料范围与处理附录C（规范性附录）档案盒与常用表格格式TTKANTKACA
HY/T 057—2011
不标准接照GB/T1.12009结出的规则餐订。HY/T057——2011
本标准代替HY/T057-—2001&海洋管理机关档案业务规范》，本标准在原HY/T057—2001基础上，按照GF/T 1.1&标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局令第8号）和DA/T22归档文件整理规则，对结构及相关内容进行了调整修改，除编辑性够改外，主要的技术变化如下1一增加了新的规范性用文件，GB/T11821&照片档案带理规范\，GB/T18894一2002&电子文件归档与管理规范、LA/T1《档案T作基本术语\；一增加了关键术语“电子文件”“件”“归档屯子文件\“逻辑归档”“物理归档”“全宗”，修改了“文件材料\的定义(见3.2.3.3.3.4、3.5,3.63.8.3.1)；—删除了\立挡单位与全宗\(见原HY/T057-2001的第4章）;…-增加了“总体质显要求”（见第4章），一修改了文件材料收集，理、归档的过程，将原标谁的“归档”与“档案系统整理”修改调整为“文件材料的收集积累“文件材料的理”“文件材料的归档”，“档案整理”（见第5章，第6章、第 7 章,第 8 章,原 HY/T 0572001的第 5 章、第 6 章);一”一修改了原标准\挡案的利用”，将档案保管，统计相关内容移人该章节，惨改后为“档案的保萨、统计与利”（见第9章.原HY/T057一2001的第8章）：改了原标准“档案的统计、鉴定与移交、销毁”，将档案统计的内容移至“挡案的保管，统计与利用”章节，修改后为\档案的鉴定、移交与销毁”（见第10章，原HY/T057--2001的第9章）；-修改了“义件材料归档范围和保管期限表”，明确界定挡文件“定期”的保管年限（见附泵A，原 HY/T 0572001的附录B)，
—修改了\不归档文件材料范固\（见附录B,原HY/T057-2001的附录C);—删除了“档号章\格式，增加了归档章”格式（见附录C图C.1，原HY/T057一2001的附录A图A.18);
一以“归铛文件目录”与“归档文件目录封面”替代了“案卷目录封面”、“案卷目录”、“卷内文件目录\(见附录 C图 C,2、图 C,3,原 HY/T 057--2001 的附录 A 图 A.4、图 A.5、图 A. 6);修改了*备考表\的格式(见附录 C图 C. 4,原 HY/T 057--2001的附录 A 图 A. 7);·明确了以“盒”为保管方式的档案装具，删除了“案卷卷盒”“案卷盒封面”“案卷卷脊”，增加了“档案盒封面”与“档案盒着\(见附录C图 C.5,图 C.6,原 HY/T 057一2001 的附录 A图 A. 1、图 A,2、图 A. 3);
一一增加了“归档电子文件目录”、“归档电子文件移交，接收检验登记表”的格式（见附录C图C.7，图 C. 9) #
一珊删除了“案卷交接登记表\，增加了*归档文件交接手续表”的格式（见附录C图［,8原HY/T 057—2001的附录 A图 A,8);一一增加了“档案盒信息表封面”与\档案盒信息表\的格式(见附录 C阁C.10.图 C.11)-—-修收了\档案交接文据\的格式（见附录C图C.12.原HY/T057—2001的附录A图A.8）：一修改『“档案销毁清册封面”,“挡案销清册”的格式（见附录 C图C.14、图C. 15,原HY/T 057—2001的附录 A图 A,11、图 A. 12) 一一删除屑立档单位内部管理中使用的“档案借阅登记链”“档案代理卡”，“档案库房温湿度控制TTTKANTKACA
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登记薄封面格式”、“档案库房温湿度控制登记表”“文号目录”（见原HY/T0572001的附录 A图 A. 9、图A. 13、图 A. 14、图 A. 15、图 A. 16)。本标雅由国家海洋局第二海洋研究所提山。本标准由全国海洋标准化技术委员会（SAC/TC283)归口。本标准起草单位：国家海洋局第二海洋研充所、国家海洋局机关档案宰、国家海洋厨东海分局、浙江省海洋与渔业局、国家海洋技术中心、中国海洋档案馆。本棕准主要起草人：葛意华、杨关铭、潘峰、薛军，阿雪岩，薛惠芬、姚海琴，杨和明，潘建中、陈凌云，本标推历饮版本发布情况为：
-HY029.2—1993&国家海洋府系统机关档案业务规范》，TTKANYKAcA
1范围
海洋管理机关档案业务规范
HY/T 057—2011
本标雅规定了国家海洋管理机关档案业务工作的基本要求、技术方法和工作程序。本标准适用于各级海洋管理机关工作活动中形成的文件材料归挡与档案管理，其他海洋机构机关的档案业务可参照本标准。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版术适应于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件，GB/T11821瞬片档案管理规范
GB/T1889412002电子文件归档与管理规范DA/T 1档案工作基本术语
DA/T18档案著录规则
DA/T22归档支件整理规如
JGJ25—2000挡案馆建筑设计规舰范国家海洋局接收海洋档案进馆藝行办法3术语和定义
GB/T 18894,DA/T 22.DA/T1界定的以及下列术语利定义适用于本文件3.1
海洋管理机关文件材料（简称文件材料）oceanicadministrationorgandocumcnt反映国家各缎海洋管理机关在履行其法定职能职责过程中形成的各种形式的信息记录，3.2
电子文件electronicrecords
通过计算机等设备形成、办理、传输和存储的文学、图装，图像音频、视频等不同形式的信息记录。3.3
件piece
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件:文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,照片印件一组为一件、报表,名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。
归档电子文件archival electronic records具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。[GB/T18894—2002,定义3.2]
逻辑归档 logical filiag
在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交1
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的过程。
[GB/T18894—2002,定义3.5]
物理归档physical filing
把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。[GB/T 18894—2002,定义 3. 6]3.7
海洋管理机关档案（简称机关档索）oceanic adninistration organ archives备级海洋肾理机关从事管理工作中直接形成的有保存价值的各种裁体的历史记求：3.8
全宗onds
一.个国家机构，社会组织或个人形成的其有有机联系的档案整体。[DA/T1,定义3,6]
全宗卷fondsdestriptivefile
由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。LDA/T 1,定义 8. 31
4总体质量要求
归档的文件材料应齐全、完整、准确，真实和客观反快本单位机关职能职责各项活动的面教，能够根据单位内部机构设，题权范围、取费分，文件数最和特点对基进行科学价类，从文件形感、积累到整理归挡和保管利荆应始整处于安全状态，5文件材料的收集积累
5.1收策积暴范国
收集积累的文件材料，应按照附录A的规楚执行，不归档的文件林料，应按照附录B的规定执行。5. 2收巢积暴种类
反映本单位机关主要职能职责活动和基本历史面貌的，具有保存价值的纸质文件，音像文件，电子文件等各种倍息载体，以及题词、字画，奖状，奖怀，纪念品等实物。5. 3收集积病方式
建立由本单位机关职能部门参加的挡案工作网络组织，每个部门指定一名兼职档案员负责收集积累本部门形成的应归档的文件材料；单位档案室工作人员负责机关挡案的集中统一替理和档案工作的监督指导。
5.4收集积果要求
5.4. 1纸质文件材料
5.4.1.1收集积睾的文件材料应种类齐全，每一份文件材料应内容完整，有署名行文目期，印章等要素，重人活动或会改形成的文件材料应成套并系统化。2
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5.4.1.2收集积累的文件材料应为原件，已破摄的义件应子修补，字迹模糊或趣变的文件应予复制，原件与复制件一并保存。
5. 4. 2音像文件材料
5. 4.2. 1收集积累的音像文件材料应是原版、原件，图像清晰、声音清楚,内容准确,具有代表性5.4.2.2音像文件的说明性文字材料，如报告、文稿、演讲稿，解说词等均应与音像文件一并收集齐全完整。音像文作的摄制时间、地点、内容，摄制人等均应同时记录。5.4.2.3模拟音像文件材料应转换成数字音像文件材料，数字音像文件材料成同时积累。5.4.2.4收集积累过程中应检查音像文件材料的有效性，并来取防磁谢等保管措施，5.4.2.5照片的收集与积累按GB/T11821的规定进行。5.4.2.6重大事件和重要活动形成的照片与底片应配套收集积累，两者像--致.无照片的底片应冲印照片，无底片的照片或数码照片应翻拍底片。5. 4.3电子文件
5.4.3.1凡是本单位在职能工作中形成的，已经办理完毕，具有查考保存价值的电了子文件均应归档具体要求按GB/T1889的规定进行。5.4.3.2电了文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性，5.4.3.3电子文件在收集积累过程中应注明文件形成单位、完成日期、题名等义件特征，硬件和软件等环境特征利相关数据。
5.4.3.4电子文件的最终定稿，应设置为只读形式，防止误修改。5.4.3.5电了文件与其对应的纸插文件应时收集积累。6文件材料的整理
6. 1纸质文件材料整理
6.1.1组件与装订
6. 1.1. 1组件时，正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复件在后;转发文在前,被转发文在后：复文在前，来文在后，本同语育版本的文本，中文版本在前，其他文种版本在后。6.1.1.2归档文件材料按件装订。装订时，应不破坏文件原貌，可采取线装、不锈钢钉、粘贴等方式：6.1.1.3对大于A1娠面的文件材料予以折叠，折登时，尽盛减少折叠层次，折痕处应尽量位了字迹外。不宜折叠的文件材料应平放或卷放，并可加袋（简）等档案装具。对小丁A4幅面或装订线上行文字的文件材料应先贴补后装订。6.1.2分类
6.1.2.1分类方法
归档文件材料采用“年度-机构（问题)-保管期限\三级分类法，机构设置简单或每年形成文件数量较少的立档单位，可采用\年度-保管期限”二级分类法。间一全宗应保持分类方案的稳定，6.1,2.2按年度-机构（问题)-保普期限分类先按归档文件的形成年度分类，在每个年度内，再按立档单位内设机构设置类日，最后根据保臂期限分类。每个分类过程应按如下方法操作：t）按年度分类过程中，每年1月1日至12月31日为一个自然年度，\-殿文件归人其形成年度：3
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跨年度形成的文件采取如下方式归类：1）法规性文件归人公布或批推年度：2）指示、命令等指令性文件归人签署年度；3）计划、规划、总结、预算、统计报表、表彰先进等文件归人其针对年度；4）跨年度的会议文件归人闭幕年度：5）多份文件为一件时，归人文件形成日期最晚年度。b）按机构分类过程中，一个单位（部门)设置一类，各类的欲序可按照本单位内设机构序列排列，各类不能互相包含。按间题分类，不宜设“通知类”、“文件类等文种；按保管期限分类过程中，保管期限分为永久和定期，定期分为30年和10年，保管期限对应的归档文件范围见附录A；保管期限从文件材料小理完毕的次年1月起算。6.1.2.3按年度-保管期限分类
先按归档文件的形成年度分类，再根据保管期限分类。6. 1.3排列
6.1.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类日内排列。6。1.3.2不同保臂期限的支件，应按文件所属期限分别排列。6.1.3.3不同机构(问题)的义件，按分类方案设盘的机构（间题)排划。6.1.3.4成套性文件按集中系统排列。6.1.4编号
6.1.4.1编页号
编页孕的方法如下：
a）以件为单位编页号#
b）页号用阿拉伯数学从1起依次编页号：凡行书写内容的负而均货号。单面书写的，在其者上角编等更号：双面书写的，分别在其起面的右1:弟、背面的左上角编写页号；d）编页号H正硫的小再重编页号。装订成册的可用原页码，页数统计中应计人未统编页码的封面、靡页、前言、引言、目次等页；e）无法装订的图纸在其右下角位暨标识页号。6. 1. 4. 2 编件号
编件号的方法如下：
a）室编件号应在同一年度内，按归档文件的水久、30年,10年三个保管期限分别从“1\起进行流水编号：
b）照片印件在背面逐张标识，编号方式为“件号一序号”；c）件号填写在归档章内。
6.1.4.3加盖归档章
归档章加盖在文件首页上端空白处或照片印件图像背面，并逐件册盖。归档章图样见附录C图C1填写内容及方式按以下要求：
a）全宗号：档案馆给文档单位编制的代号4
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b）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注，如2009，山归挡部门文件整理人（兼职档案员）填写；
机构或问题：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称，由归档部门文件整理人（兼职档案员)填写：
保管期限：归档文件的保管期限，由归档部门文件整理人（兼职档案员）填写，e)
室编件号：归档文件的排列顺序号，编制方法见6.1.4.2a)；馆编件号：移交进馆时按进馆要求标注的编号；g)
页数：每件归档文件的总页数，空白页不计人。6. 1. 5编制妇档文件目录
6.1.5.1归档文件目录应依据分类方案和件号遂件编制,以实体一件为一条日录，内容包括a）件号：填写室编件号；
责任者，制发文件的组织或个人，即文件的发义机关或署名者；文号：文件的发文字号；
d）题名：文标题。没有标题，可自拟标题，外加“［二\号，外文标题成翻译成中文日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20090102；贞数：每件归档文件的总页数：g）备注准释文件需说明的情况。6. 1. 5. 2归档文件目录格式见附录 C图 C.2,用纸幅面尺小采用国际标准 A4型。6. 1. 5. 3归档文件日录按不尚保管期限装订成册并编制封面,封面格式见附录 C图 C, 3 .6. 1. 6装盒
6. 1.6. 1装盒方法
装盒力法如下：
a）按照“永久、30年、10年\三个保节期限，将归档文件分别装盒：b）向一期限内的文件，按照“件”的流水号排列顺序装盒c）照片印件及底片按排列顺序逐件逐张放登专用照片档案盒内，并按照要求填写照片的文字说明信息,同类目内照片少时以与上一级类月合并装盒·不跨年度；d）绝密级文件单独放人专门案盒保管。6.1.6.2填写备考表
备考表置于盒内文件之后，格式见附录C图C.4，填写内容包括：a）情况说明：盒内文件缺揽、修改、补充、移出、销毁等情况；b）理人:负责整理归档文件的人员姓名；）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名：d)日期：归档文件材料整理完毕的日期。6.1.6.3标注档案盒封面和盒脊信息档案盒封面式样见附录C图C,5,档案盒脊式样见附录C图 ℃.6,填写内容包括：全宗号：挡案俏给定立档单位的序号；a)
b）年度：档案盒内文件的形成年度；c）保誉期限：档案盒内文件所属保管期限；5
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批构（向题）：分类方案中相应机构（问题）的类月名称：室编起止件号：档案盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用～”号违接；e)
馆编起止件号：移交进馆时按进馆要求标注的编写：盒号：档案盒的排列顺序号，依档案盒的排列顺序从“1”起连续依次编定，并在同一档案盒号目gy
录内保持唯一，归挡后由档案室统编；h）密级：档案盒内文件的最高密级全宗名称：构成全宗单位的全称；内设机构名称：归档机构的全称k）
关键间：能够表达盒内文件内容主题并具有检索意义的调或词语；示例：“海洋厅局长会议”、“海洋工程环评”、“中德海洋科技合作。件数：盒内文件材料的总件数。1
6.2电子文件整理
6.2、1电子文件相对集中组织后存储归档。存储载件采用一次性写光盘，音像电子文件可再形成时的载体归档。
6.2.2电子文件组织
6.2.2.1电子文件按纸质文件相同分类方案中的最低一级类目组织文件。6.2,2.2同类日下的电子文件存储在同·-个日录下,以类目名称作为日录名，6.2.2.3多个事由或同一事由下的文件较多时，按照事由建立子日录，日录名应基本反映事由。6.2.2.4对反映同一事山或事物的一组照片应集中存放在一个目录下，6.2.2.5间类目下的文件比较多或数据量大时，可以单独存储在一个载体上，需要多个载体存储时,应标识顾序导。
6.2.2.6同级类月下文件少时，可以合并到上-级类目存储6.2.2.7归档电子文件不能裸爵在载体根目录下。6.2.3存储格式
归档电子文件应转换成通用存储格式，一般格式为：文本文件：XML、RTF、TXT、PDF；a
图像文件：JPEG、TIFF,SVG：
图形文件:SVG.DWG,DWF;
视频文件和多媒体文件：MPEG、AVI；d)
音频文件WAV.MP3.WMA+
数据库文件;DBF,XLS，
6.2. 4文件命名
6.2.4.1归档电子文件名应能准确、简要地概括文件内容，6.2.4.2归档电子文件名后缴采用文件存储搭式默认的扩展名。6.2.4.3同一个裁体内的电子文件名应唯。6.2.5裁体制作
6.2.5.1建立说明文件，以readme.txt文件形成存储在归档载体的根目录下。文件内容包括：电子文件清单；
b）对无法转换成指定格式的电子文件，提供其软硬件运行环境说明；载体制作相关信息包括：制作单位（部门）制作日期制作人等。c
6.2.5.2归挡光盘刻录前，应对归档电子文件以及所在机器进行病毒查杀。6.2.5.3建立光盘卷标，按年度排流水号，以？位阿拉伯数字标注，前4位表示年度，后3位表示光盘TTTKANTKACA
编号，例：2010001其中2010为年度，001为光盘水号。6.2.5.4归档载体可读性检查，核实归挡电子文件的-致性，有效性和完整性。6.2.6载体标识和包装
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6.2.6.1每-个归档载体应有标识，标识内容包括：载体编号、类目名密级、保管期限、形成机构（部门)、制作日期。
6.2.6.2归档光盘标识打印在专用的光盘标签上，或用带光盘打印架的喷墨打印机打印在光盘背面。6.2.6.3归档载体应有外包装，外包装标识内容与载体标识一致。光盘外包装选用方型的硬塑料盒，每张盘片独立包装。
6.2.7编目
6.2.7.1电予文件的录应按照DA/T 18进行著录。6,2.7.2归档电子文件目录按逐个盘，逐个文件夹，逐个文件建立。一个电子文件为一条目录，同一月录下文件数量多且属同类型文件，可建立到目录级。6.2.7.3填写归档电子文件日录，归档电子文件目录格式见附录心图心.7：载休编号：标识归档电子文件载体的唯一序号，按年度排流水号，方法同6.2.5.3，a）
例：2010001;
文件名：归档电子文件的计算机文件名称；b
路径名：归档电子文件在该载体的路径全名：d）文件内容：归档电子文件的简要措述；形成时间：归档电子文件的形成日期(计算机修改日期)；e
版本代码:电子文件版本代码分别为:M——草稿性电手文件、L——非正式电了文件、F.-—正式电子文件：
类别代码;电了文件类别代码分别是： T文本文件,I一—图像文件、G—图形文件、g）
V——影像文件、A—一南音文件,O——超媒体链结文件,P—--程序文件、Dh）保臂期限：归档电子文件的保管期限，见附录A；i）上见件档号：对应的纸介质归档文件的档号：j
备注：需要说明的其他问题。
7文件材料的归档
7.1纸质文件材料的归档
归挡要求
7.1.1.1归档的文件材料，应律盖归档章并填写相应内容。7.1.1.2归档的文件材料应装盒，档案盒内成包括：归档文件材料、备考表。7. 1. 2归档程序
数据文件：
7.1.2.1整理部门应按不同保管期限和单位内设机构顺序排列档案盒，填写归档文件交接手续表（见附录C图C.8）一式三份，一份复印件留本部门自存，两份（含原作）交档案部门保存。7.1.2.2交接双方应逐盒点交，并检查档案质量。质量合格的，移交人接收人腰行签字乎续。不符合质量要求的，退还整理部门限期理完善后再归档。7.1.3归档时间
文件材料应于形成年度的次年6月底以前完成归挡。HY/T 057-2011
7.2电子文件的归档
7.2.1归档原则
电子文件的归档实行双套制原则电子政务中产生的电子文件，应制感相同内容纸质女件并与原电子文件的存诺载体一同归档，形成两种介质，两套同·内容的档案，并使两者建立五联。7.2,2归档方式
7.2.2.1电子文件归档分为物理归档和逻辑归档两种方式。使用单机和同域网条件有限的单位，直接进行物理归挡。具有稳定，可靠的网络环境和严密的全管理措旗以及对内睿重要的电子文件制作纸质版本的单位，可先实施逻辑归档，然后定期完成物理归档7.2.2.2逻辑归档
逻辑归档按如下要求批行：
a）归档电子文件应具有该电子文件的元数据，h）归档的电子文件的物理地址应存改于指定的计算机服务器上，服务器应采用可靠安全的备份措施：
网络系统设备更新时，应采取严密的数据转换措施，并做好相关记录，确保数据准确无误运行c
于新系统：
d）网络中予以逻辑归梢的电子文件，均应定期完成物理归挡。7.2.2.3物理归档
物理归档按如下要求执行：
a）归档电子文件存储裁体应标注：体编号，密级，保管期限,存挡日期等内容，归挡后的电子文件的载体应设昏成禁止写操作的状态；b）归档的电子文件应真实、完整、有效、光病毒，裁体外观无别痕，消洁完整，登记表、软件、说明资料等齐全：
办理归档手续时，电子文件产生部门和档案部门填写归档电子文件移交、接收检验登记表（见e
附录C图 C.9),一式三份，-份复制件留电子文件形成部门自存,两份(含原件)交档案部门保存；
d）物理归档的电了文件载体一式三会，一套封存保管，-套异地保管，一套供查阅使用。套别用符号标认为：A,B,C.
7.2. 3归档时间
退辑归档应实时进行，物理归档与纸质文件归档同步进行。8档案整理
8.1档案盒排列
8.1.1依据全宗内分类方案，将档案盒分别归类。8.1.2全宗内分类编号方案应根据档案盒内容和载体形式，统一采用年度、组织机构或年度、间题的方法编制。
8，1.3全宗分类方案及其编号应前后保持一致，不得随意变动。8