DB1305/T76-2023 检验检测机构样品管理规范
前言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件由邢台市市场监督管理局提出。本文件起草单位：邢台市食品药品检验所、邢台市公共资源交易中心。本文件主要起草人：周刚、刘荣琴、焦宁、张建新、陈跃华、李欣、刘乐平、李智、吕琳卿。
1 范围
本文件规定了检验检测机构样品管理要求，包括运输、接收、标识、保存、流转和处置等。本文件适用于邢台范围内食品、卫生、环境、矿产、化工、建工建材、纺织等领域的检验检测机构。其他领域检验检测机构可参照执行。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 27025 检测和校准实验室能力的通用要求
RB/T 214 检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求
SN/T 3509 实验室样品管理指南
3 术语和定义
3.1 样品 sample
实验室用于检验的，取自某一整体的一个或多个部分，旨在提供该整体的相关信息，通常作为判断该整体的基础。
3.2 备份样品 backup sample
为保证实验数据的有效性和可靠性，在实验中所提取出来的一部分完全与样品相同的物质，用于验证实验结果或进行持续的监测和定性分析的样品。
4 管理要求
4.1 一般要求
4.1.1 检验检测机构应建立样品运输、接收、标识、保存、流转、处置等程序，指定专门人员负责样品的管理，应确保样品在管理期间符合法律、法规、规范及 RB/T 214、GB/T 27025 和 SN/T 3509 的有关要求。
4.1.2 检验检测机构在样品运输、接收、标识、保存、流转、处置过程中应避免样品退化、污染、丢失、损坏或混淆。检验检测机构应保存样品的完整性、原始性，以满足检验检测的需要，同时满足检验检测机构证明诚信服务、保存客户机密和所有权的需要。
4.1.3 检验检测机构应建立有效的识别和控制有毒有害物质控制程序，确保样品在整个流转期间始终能够符合实验室的相关要求，如生物安全要求，防生物逃逸要求等，避免对实验室环境和人员造成伤害。
4.2 样品运输要求
检验检测机构如自行抽样需注意以下事项：
a) 样品装运前应逐一与样品标签和采样记录进行核对，核对无误后分类装箱；塑料容器要塞进内塞，拧紧外盖，贴好密封带；玻璃瓶要塞紧磨口塞，或用封口胶、石蜡封口。待测油类的水样不能用石蜡封口；需要冷藏的样品，应配备专门的隔热容器，并放入制冷剂。
b) 冬季应采取保温措施，以防样品瓶冻裂。
c) 为防止样品在运输过程中因震动、碰撞而导致损失或沾污，最好将样品装箱运输。装运用的箱和盖都需要用泡沫塑料作衬里，并使箱盖适度压住样品瓶；样品箱应有“切勿倒置”和“易碎物品”的明显标示。
d) 填写样品运输过程温控记录。
4.3 样品接收要求
4.3.1 检验检测机构应设置独立的区域进行样品接收。
4.3.2 检验检测机构应安排专人接收样品，在接收样品时要对以下信息进行核查：
a) 样品应按照规定的储存条件运输，并符合安全要求；
b) 样品包装应完好，无破损；
c) 样品标签应清晰完整；
d) 样品数量是否满足检验检测项目和备份要求；
e) 抽样单信息与样品信息是否一致；
f) 其他需要说明的情况。
4.3.3 以下情况，如客户无特殊要求，检验检测机构样品接收人员可以拒绝接收样品，拒绝接收样品前与客户沟通，并做好记录：
a) 样品包装有明显损坏；
b) 样品本身有明显损坏或缺陷；
c) 样品标签缺失或不清；
d) 样品超过保质期；
e) 样品数量不能满足检验检测需求；
f) 样品保存温度不当；
g) 抽样单信息与样品信息不一致；
h) 样品盛装容器不符合要求；
i) 样品运输条件不当，影响了样品的原始特性；
j) 存在已知的取样错误。
4.3.4 样品接收后应在样品登记信息表（计算机系统）或其他类似系统中详细记录样品的信息，并张贴样品唯一性标识。样品登记时至少应包括以下信息：
a) 样品编号、样品名称、样品等级、样品型号规格；
b) 委托单位信息、受检单位信息、生产单位信息；
c) 检验检测项目、检验检测方法、判定依据；
d) 样品数量、样品接收时间、送样人姓名、送样人联系方式、接样人、残样处理方式、保存条件（适用时）；
e) 样品的危害程度（适用时）；
f) 样品的分装情况（适用时）；
g) 客户的特殊要求（适用时）；
h) 样品的异常情况（适用时）；
i) 方法的偏离（适用时）；
j) 其他需要登记的信息（适用时）。
4.3.5 样品状态描述可参考以下内容：
a) 样品的包装，例如包装方式以袋装、桶装、盒装，包装材料以塑料、铁质、木质等描述；
b) 样品的物理形态，详细表述到固态、液态、气态、颜色等：例如固态以块状、条状、线状、粉末状，是否有缺损、表面是否光洁、是否结块等，液态以是否有杂质、是否浑浊等描述。
4.4 样品保存要求
4.4.1 检验检测机构应设置独立的样品室及设施保存样品，环境条件（如温度、湿度、光照、微生物及尘埃等）应有消防安全措施，授权专人管理，必要时，设立监控、门禁或报警系统。
4.4.2 检验检测机构应保持样品的完整性和安全，防止样品在待检、分装制备、检测、流转和储存过程中受到污染或样品间交叉污染，防止样品发生变质、丢失或损害。
4.4.3 检验检测机构应使用符合样品的特性需要的容器。
4.4.4 检验检测机构应维护、监控和记录样品存放条件，对影响检测结果的冷藏和冷冻样品至少应每天记录一次样品储存温度。根据样品的性质，选择适宜样品的保存方法，以确保样品形状在足够长的时间保持稳定以满足检测要求。分区保存推荐温度：
a) 室温：18~27℃
b) 冷藏：2~8℃
c) 冷冻：-28~-18℃
d) 超低温：≤-70℃（必要时）
4.4.5 检验检测机构应采取封条或其它方式将样品封存。
4.5 样品分装制备与流转要求
4.5.1 实验室内样品分装制备与流转要求
4.5.1.1 需要分装制备的样品，应在保持样品原有性状不变的情况下，由样品分装制备员根据检验检测项目将样品分装成若干个样品单元，必要时要对样品单元进行盲样化处理。并在样品流转单（计算机系统）或其他类似系统中做好交接记录。
4.5.1.2 样品管理员应及时将不需分装制备的样品分发给检验检测人员，对样品进行标识，并在样品流转单（计算机系统）或其他类似系统中做好交接记录。
4.5.1.3 检验检测人员应根据登记的样品信息核对样品，检查是否存在差异，如密封情况、包装、标识、性状等，有疑义应立即报告。