DA/T 58-2014
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DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语
DA/T58-2014
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标准内容
ICS01.140.20
备案号：48938-2015
中华人民共和国档案行业标准
DA/T58—2014
电子档案管理基本术语
General terminology for electronic records management2014-12-31发布
国家档案局发布
2015-08-01实施
引言：
1范围
2一般概念
3电子档案的收集与整理
4电子档案的鉴定与处置
5电子档案的保存与利用
6电子档案的安全
参考文献．·
汉语拼音索引
英文对应词索引
DA/T582014
本标准由国家档案局提出并归口。前言
本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、中国人民解放军档案馆本标准主要起草人：马淑桂、聂曼影、杜梅、魏伶俐、张淑霞、孙瑾、冯文杰、晏杰、刘艳莉、引言
DA/T582014
随着信息技术的迅猛发展，电子文件大量产生，电子档案管理实践不断推进，与之相关的新概念大量涌现并广泛使用。规范称谓，准确定义，统一表达这些新概念，维护电子档案管理领域术语的一致性和逻辑上的完整性，有助于厘清档案学科框架，促进电子档案管理领域学术的正常交流，规范电子档案的科学管理，推动档案事业的长远发展。本标准的条目按电子档案的管理流程编排。每个条目均由条目编号、汉语术语、英语对应词和定义等部分组成。优先术语采用黑体，定义或注释内出现的在标准其他处定义过的优先术语也采用黑体，且其后跟随相应的条目编号（加圆括号），定义中的注释或补充说明亦加圆括号“（）”。m
1范围
电子档案管理基本术语
本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。本标准适用于档案工作及相关领域，2一般概念
电子文件electronic document：electronicrecordDA/T582014
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输（3.14）和存储（5.3）的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）组成。
电子档案electronicrecord；archivalelectronicrecord具有凭证、查考和保存（5.1）价值并归档（3.5）保存（5.1）的电子文件（2.1）。2.3
业务系统businesssystem
形成或管理机构活动数据的计算机系统。示例：电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。2.4
电子文件管理系统electronicdocumentmanagementsystem用于形成、处理和维护电子文件（2.1）的计算机信息系统参见：电子档案管理系统（2.5）。注：电子文件管理系统是业务系统（2.3）的一个子系统。2.5
电子档案管理系统 electronicrecords management system对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进行捕获（3.1）、维护、利用（5.13）和处置（4.9）的计算机信息系统。
参见：电子文件管理系统（2.4）。注：电子档案管理系统通常用于电子档案（2.2）形成单位，更注重对电子档案（2.2）的管理。系统通过维护元数据（2.16）及电子档案（2.2）之间的联系，支持电子档案（2.2）作为证据的价值。2.6
数字档案馆digitalarchives
运用现代信息技术对电子档案（2.2）及其他数字资源进行采集、存储（5.3）、管理，并通过各种网络平台提供利用（5.13）的档案信息集成管理体系。2.7
开放档案信息系统openarchivalinformationsystem个由人和计算机系统组成的有机体，承担保存（5.1）信息并将其提供给指定用户的责任。注：开放档案信息系统旨在为信息系统建立一个参考模型，以维护信息系统中数字信息的长期保存（5.1）和可存取。“开放”一词表明与其相关的建议和标准是以开放形式产生的，并不表示对开放档案信息系统的访问不受限制。2.8
信息包informationpackage
由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。注：保存描述信息有助于保存（5.1）和查找内容信息。2.9
提交信息包submissioninformationpackage由信息生产者交给开放档案信息系统（2.7）的信息包（2.8），用于构建一个或多个存档信息包(2.10）
参见：发布信息包（2.11）。
存档信息包archivalinformationpackage保存在开放档案信息系统（2.7）中的包含内容信息和相关的保存描述信息的信息包（2.8）。参见：提交信息包（2.9），发布信息包（2.11）。2.11
发布信息包disseminationinformationpackage开放档案信息系统（2.7）根据用户的需求完成数据的抽取、封装（3.12）并发送给用户的信息包（2.8），抽取的内容来自于一个或多个存档信息包（2.10）。参见：提交信息包（2.9）。
打包信息packaginginformation用于绑定和识别一个信息包（2.8）构成的信息。2.13
内容content
以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案（2.2）的主题信息。2.14
结构structure
电子档案（2.2)的内容（2.13）组织和存储（5.3）方式。包括逻辑结构（2.14.1)和物理结构（2.14.2）。2.14.1
逻辑结构logicalstructure
电子档案（2.2）内容（2.13）各信息单元之间关系的描述。示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。2.14.2
物理结构physicalstructure
DA/T582014
电子档案（2.2）在存储（5.3）设备或载体中的存储（5.3）位置和文件格式（2.22）2.15
背景context
电子档案（2.2）形成、传输（3.14）、使用和维护的框架。注：背景包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等。2.16
元数据metadata
描述电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及其整个管理过程的数据。注：改写GB/T26162.1-2010，3.12。2.17免费标准bzxz.net
真实性authenticity
电子档案（2.2）的内容（2.13）、逻辑结构（2.14.1）和背景（2.15）与形成时的原始状况相致的性质。
注：具有真实性的电子档案（2.2）由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或者误用过的情况，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。2.18
可靠性reliability
电子档案（2.2）的内容（2.13）完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。2.19
完整性integrity
电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）信息齐全且没有破坏、变异或去失的性质。
可用性usability
电子档案（2.2）可以被检索（5.11）、呈现和理解的性质。2.21
全程管理life-cyclemanagement对电子文件（2.1）形成、办理、归档（3.5）以及电子档案（2.2）维护、利用（5.13）和最终处置（4.9）（销毁（4.10）或永久保存（5.1））全过程进行的控制。3
文件格式file format
电子文件（2.1）在计算机等电子设备中组织和存储（5.3）的编码方式示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等：图形格式DWG、DXF、IGS等：音频格式wav、mp3、mid等：视频格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。2.23
电子签名electronicsignature
电子文件（2.1）中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。3电子档案的收集与整理
捕获capture
适时获取电子文件（2.1）及其元数据（2.16）的方法与过程。注：改写DA/T46-2009，3.10。
登记registration
在电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进入电子档案管理系统（2.5）、数字档案馆（2.6）时，给其一个唯一标识符的行为。
注：改写GB/T26162.1-2010，3.18。3.3
分类classification
依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对电子档案（2.2）进行的系统标识和整理。
注：改写GB/T26162.1-2010，3.5。3.4
著录description
按标准形式对电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及管理活动进行描述的过程。
归档～archiving
按照国家规定将具有保存(5.1)价值的电子文件(2.1)及其元数据(2.16)的保管权交给档案部门的过程。
网络文件存档web archiving
DA/T58-2014
将组织机构在处理业务活动过程中，通过网络形成的、具有原始记录性的内容文件和管理文件转化为电子档案（2.2）的过程。
示例：网络内容文件有网页、后台数据库文件等：管理文件有网站设计文件、程序文件、网站日志等3.7
移交transfer
按照国家规定将电子档案（2.2）的保管权交给档案馆的过程3.8
接收accession
档案馆、档案室按照国家规定收存电子档案（2.2）的过程，3.9
关联association
通过管理系统，将元数据（2.16）及其对应的管理对象建立稳定关系的过程。3.10
挂接ink
用电子档案（2.2）在计算机中的名称作为指针在数据库中将电子档案（2.2）与其元数据（2.16）联系起来的过程。
嵌入embed
将元数据（2.16）内嵌于电子档案（2.2）的过程。3.12
封装encapsulation
将电子档案（2.2）及其元数据（2.16）作为一个整体按指定结构打包的过程。3.13
聚合aggregation
按一定逻辑关系将若干电子档案（2.2）建立有机联系的过程。3.14
传输transmission
通过网络或可交换的计算机载体传递电子档案（2.2）的过程。4电子档案的鉴定与处置
鉴定appraisal
对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）的内容（2.13）和技术状况进行评估的过程，确认其真实性（2.17）、完整性（2.19）、可用性（2.20）、安全性及其价值等，判断其是否属于归档（3.5）范围并确定其保管期限（4.7）。
真实性检验authentication
通过管理和技术措施评估电子档案（2.2）是否符合真实性（2.17）内涵要点的过程。示例：验证所收到的电子签名等与所发送的是否相同；迁移或转换后的电子档案与形成时的原始状况是否一致；是否受到未经授权的增、删、改、利用和隐藏。4.3
完整性检验integritycheck
通过管理和技术措施检查电子档案（2.2）及其元数据（2.16）是否符合完整性（2.19）要求的过程。
示例：检查所收到的电子档案及其元数据是否齐全完好；是否受到未经授权的增、删、改、利用和隐藏；是否对所有授权的增、删、改进行了标记。4.4
可用性检验usabilitycheck
通过管理和技术措施验证电子档案（2.2）、载体、应用软件是否符合可用性（2.20）要求的过程。示例：检验电子档案是否可读、可理解、可检索，载体介质是否完好和兼容，是否附带相应的特殊应用软件等。4.5
安全性检验securitycheck
通过管理和技术措施识别电子档案（2.2）潜在安全性缺陷的过程。示例：检测电子档案是否有病毒等。4.6
文件格式检验fileformatcheck
验证电子档案（2.2）是否符合规定的文件格式（2.22）的过程。4.7
保管期限retentionperiod
对电子档案（2.2）划定的留存年限，4.8
保管期限表recordsretentionschedule规定电子档案（2.2）保管期限（4.7）的文件。4.9
处置disposition
按照规定对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）实施留存、移交（3.7）或销毁（4.10）的一系列过程。
注：改写GB/T26162.1-2010，3.9。6
销毁destruction
DA/T582014
消除或册除失去价值的电子文件（2.1）、电子档案（2.2），使之无法恢复的过程。注：改写GB/T26162.1-2010，3.8。电子档案的保存与利用
保存preservation
确保电子档案（2.2）得到长期维护所涉及的过程和操作。5.2
保护conservation
采用物理和化学方法保持电子档案（2.2）载体稳定性的行为。5.3
存储storage
以经济、有效、安全的方式保护（5.2）、存取和管理电子档案（2.2）以便利用（5.13）的过程。注：可从电子档案（2.2）存储载体的寿命、存储容量、系统独立性和成本，存储条件和处理过程中载体的物理特性和化学特性，转换（5.8）和迁移（5.9）方案，防非法利用（5.13）、防丢失或损坏、防盗、防灾等方面考虑电子档案（2.2)的存储，以保证其在整个保管期限（4.7）内可读取、真实、可靠、完整、可用。5.4
在线存储online storage
存储（5.3）设备安装在系统中，系统可直接访问数据的存储（5.3）技术，注：在线存储设备主要是磁盘、磁盘阵列，可满足对高利用率数据的频繁、高速操作的要求。5.5
离线存储offlinestorage
存储（5.3）设备经人工安装后，系统才能访问数据的存储（5.3）技术注：离线存储主要用于在线数据的备份（6.7），访问速度慢、效率低。离线存储设备主要是光盘和磁带。5.6
近线存储nearlinestorage
存储（5.3）设备自动安装后，系统能够自动访问数据的存储（5.3）技术。注：近线存储适用于不常用到或访问量不大的数据，需要较大的存储（5.3）容量。近线存储设备包括光盘塔、光盘库、低端磁盘阵列、高端磁带设备等，寻址迅速、传输率高，但读取速度比在线存储（5.4）慢。5.7
复制copy
在同种类型的载体上制作完全相同的副本。参见：转换（5.8），迁移（5.9）。示例：纸质到纸质、缩微胶片到缩微胶片的副本或电子档案的备份副本（如光盘到磁盘）。7
转换conversion
在确保档案原有信息（内容（2.13））不发生变化的前提下，变更档案的载体形式或文件格式（2.22）参见：复制（5.7），迁移（5.9）。迁移migration
在不改变文件格式（2.22）的前提下，将电子档案（2.2）由一种软硬件配置转移到另一种软硬件配置的过程。
参见：复制（5.7），转换（5.8）。5.10
仿真emulation
模仿电子档案（2.2）产生时的软硬件环境，使电子档案（2.2）能够以原始面貌（初始格式、版面与内容（2.13）等）显示，功能性也能得到保护的技术。注：仿真有助于保护（5.2）、辨认那些极大依赖特殊硬件与软件而又无法在新、旧技术平台间进行迁移（5.9）的电子档案（2.2）。
检索 retrieval
从计算机信息系统中定位和获取电子档案（2.2）信息的过程。5.12
标引indexing
为方便电子档案（2.2）的利用（5.13）而建立检索（5.11）入口的过程。5.13
利用access
查找、使用或检索（5.11）电子档案（2.2）的权利、机会和方法。6电子档案的安全
防护protection
为了防止对电子档案（2.2）未经授权地访问、修改或删除而采取的管理、技术或物理手段。6.2
跟踪tracking
捕获（3.1）、记录和维护电子档案管理系统（2.5）、数字档案馆（2.6）系统运转信息或电子档案（2.2）运转和利用（5.13）信息的过程6.3
审计audit
利用跟踪（6.2）过程中形成的信息检查文件状态的活动。8
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备案号：48938-2015
中华人民共和国档案行业标准
DA/T58—2014
电子档案管理基本术语
General terminology for electronic records management2014-12-31发布
国家档案局发布
2015-08-01实施
引言：
1范围
2一般概念
3电子档案的收集与整理
4电子档案的鉴定与处置
5电子档案的保存与利用
6电子档案的安全
参考文献．·
汉语拼音索引
英文对应词索引
DA/T582014
本标准由国家档案局提出并归口。前言
本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、中国人民解放军档案馆本标准主要起草人：马淑桂、聂曼影、杜梅、魏伶俐、张淑霞、孙瑾、冯文杰、晏杰、刘艳莉、引言
DA/T582014
随着信息技术的迅猛发展，电子文件大量产生，电子档案管理实践不断推进，与之相关的新概念大量涌现并广泛使用。规范称谓，准确定义，统一表达这些新概念，维护电子档案管理领域术语的一致性和逻辑上的完整性，有助于厘清档案学科框架，促进电子档案管理领域学术的正常交流，规范电子档案的科学管理，推动档案事业的长远发展。本标准的条目按电子档案的管理流程编排。每个条目均由条目编号、汉语术语、英语对应词和定义等部分组成。优先术语采用黑体，定义或注释内出现的在标准其他处定义过的优先术语也采用黑体，且其后跟随相应的条目编号（加圆括号），定义中的注释或补充说明亦加圆括号“（）”。m
1范围
电子档案管理基本术语
本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。本标准适用于档案工作及相关领域，2一般概念
电子文件electronic document：electronicrecordDA/T582014
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输（3.14）和存储（5.3）的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）组成。
电子档案electronicrecord；archivalelectronicrecord具有凭证、查考和保存（5.1）价值并归档（3.5）保存（5.1）的电子文件（2.1）。2.3
业务系统businesssystem
形成或管理机构活动数据的计算机系统。示例：电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。2.4
电子文件管理系统electronicdocumentmanagementsystem用于形成、处理和维护电子文件（2.1）的计算机信息系统参见：电子档案管理系统（2.5）。注：电子文件管理系统是业务系统（2.3）的一个子系统。2.5
电子档案管理系统 electronicrecords management system对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进行捕获（3.1）、维护、利用（5.13）和处置（4.9）的计算机信息系统。
参见：电子文件管理系统（2.4）。注：电子档案管理系统通常用于电子档案（2.2）形成单位，更注重对电子档案（2.2）的管理。系统通过维护元数据（2.16）及电子档案（2.2）之间的联系，支持电子档案（2.2）作为证据的价值。2.6
数字档案馆digitalarchives
运用现代信息技术对电子档案（2.2）及其他数字资源进行采集、存储（5.3）、管理，并通过各种网络平台提供利用（5.13）的档案信息集成管理体系。2.7
开放档案信息系统openarchivalinformationsystem个由人和计算机系统组成的有机体，承担保存（5.1）信息并将其提供给指定用户的责任。注：开放档案信息系统旨在为信息系统建立一个参考模型，以维护信息系统中数字信息的长期保存（5.1）和可存取。“开放”一词表明与其相关的建议和标准是以开放形式产生的，并不表示对开放档案信息系统的访问不受限制。2.8
信息包informationpackage
由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。注：保存描述信息有助于保存（5.1）和查找内容信息。2.9
提交信息包submissioninformationpackage由信息生产者交给开放档案信息系统（2.7）的信息包（2.8），用于构建一个或多个存档信息包(2.10）
参见：发布信息包（2.11）。
存档信息包archivalinformationpackage保存在开放档案信息系统（2.7）中的包含内容信息和相关的保存描述信息的信息包（2.8）。参见：提交信息包（2.9），发布信息包（2.11）。2.11
发布信息包disseminationinformationpackage开放档案信息系统（2.7）根据用户的需求完成数据的抽取、封装（3.12）并发送给用户的信息包（2.8），抽取的内容来自于一个或多个存档信息包（2.10）。参见：提交信息包（2.9）。
打包信息packaginginformation用于绑定和识别一个信息包（2.8）构成的信息。2.13
内容content
以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案（2.2）的主题信息。2.14
结构structure
电子档案（2.2)的内容（2.13）组织和存储（5.3）方式。包括逻辑结构（2.14.1)和物理结构（2.14.2）。2.14.1
逻辑结构logicalstructure
电子档案（2.2）内容（2.13）各信息单元之间关系的描述。示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。2.14.2
物理结构physicalstructure
DA/T582014
电子档案（2.2）在存储（5.3）设备或载体中的存储（5.3）位置和文件格式（2.22）2.15
背景context
电子档案（2.2）形成、传输（3.14）、使用和维护的框架。注：背景包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等。2.16
元数据metadata
描述电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及其整个管理过程的数据。注：改写GB/T26162.1-2010，3.12。2.17免费标准bzxz.net
真实性authenticity
电子档案（2.2）的内容（2.13）、逻辑结构（2.14.1）和背景（2.15）与形成时的原始状况相致的性质。
注：具有真实性的电子档案（2.2）由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或者误用过的情况，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。2.18
可靠性reliability
电子档案（2.2）的内容（2.13）完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。2.19
完整性integrity
电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）信息齐全且没有破坏、变异或去失的性质。
可用性usability
电子档案（2.2）可以被检索（5.11）、呈现和理解的性质。2.21
全程管理life-cyclemanagement对电子文件（2.1）形成、办理、归档（3.5）以及电子档案（2.2）维护、利用（5.13）和最终处置（4.9）（销毁（4.10）或永久保存（5.1））全过程进行的控制。3
文件格式file format
电子文件（2.1）在计算机等电子设备中组织和存储（5.3）的编码方式示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等：图形格式DWG、DXF、IGS等：音频格式wav、mp3、mid等：视频格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。2.23
电子签名electronicsignature
电子文件（2.1）中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。3电子档案的收集与整理
捕获capture
适时获取电子文件（2.1）及其元数据（2.16）的方法与过程。注：改写DA/T46-2009，3.10。
登记registration
在电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进入电子档案管理系统（2.5）、数字档案馆（2.6）时，给其一个唯一标识符的行为。
注：改写GB/T26162.1-2010，3.18。3.3
分类classification
依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对电子档案（2.2）进行的系统标识和整理。
注：改写GB/T26162.1-2010，3.5。3.4
著录description
按标准形式对电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及管理活动进行描述的过程。
归档～archiving
按照国家规定将具有保存(5.1)价值的电子文件(2.1)及其元数据(2.16)的保管权交给档案部门的过程。
网络文件存档web archiving
DA/T58-2014
将组织机构在处理业务活动过程中，通过网络形成的、具有原始记录性的内容文件和管理文件转化为电子档案（2.2）的过程。
示例：网络内容文件有网页、后台数据库文件等：管理文件有网站设计文件、程序文件、网站日志等3.7
移交transfer
按照国家规定将电子档案（2.2）的保管权交给档案馆的过程3.8
接收accession
档案馆、档案室按照国家规定收存电子档案（2.2）的过程，3.9
关联association
通过管理系统，将元数据（2.16）及其对应的管理对象建立稳定关系的过程。3.10
挂接ink
用电子档案（2.2）在计算机中的名称作为指针在数据库中将电子档案（2.2）与其元数据（2.16）联系起来的过程。
嵌入embed
将元数据（2.16）内嵌于电子档案（2.2）的过程。3.12
封装encapsulation
将电子档案（2.2）及其元数据（2.16）作为一个整体按指定结构打包的过程。3.13
聚合aggregation
按一定逻辑关系将若干电子档案（2.2）建立有机联系的过程。3.14
传输transmission
通过网络或可交换的计算机载体传递电子档案（2.2）的过程。4电子档案的鉴定与处置
鉴定appraisal
对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）的内容（2.13）和技术状况进行评估的过程，确认其真实性（2.17）、完整性（2.19）、可用性（2.20）、安全性及其价值等，判断其是否属于归档（3.5）范围并确定其保管期限（4.7）。
真实性检验authentication
通过管理和技术措施评估电子档案（2.2）是否符合真实性（2.17）内涵要点的过程。示例：验证所收到的电子签名等与所发送的是否相同；迁移或转换后的电子档案与形成时的原始状况是否一致；是否受到未经授权的增、删、改、利用和隐藏。4.3
完整性检验integritycheck
通过管理和技术措施检查电子档案（2.2）及其元数据（2.16）是否符合完整性（2.19）要求的过程。
示例：检查所收到的电子档案及其元数据是否齐全完好；是否受到未经授权的增、删、改、利用和隐藏；是否对所有授权的增、删、改进行了标记。4.4
可用性检验usabilitycheck
通过管理和技术措施验证电子档案（2.2）、载体、应用软件是否符合可用性（2.20）要求的过程。示例：检验电子档案是否可读、可理解、可检索，载体介质是否完好和兼容，是否附带相应的特殊应用软件等。4.5
安全性检验securitycheck
通过管理和技术措施识别电子档案（2.2）潜在安全性缺陷的过程。示例：检测电子档案是否有病毒等。4.6
文件格式检验fileformatcheck
验证电子档案（2.2）是否符合规定的文件格式（2.22）的过程。4.7
保管期限retentionperiod
对电子档案（2.2）划定的留存年限，4.8
保管期限表recordsretentionschedule规定电子档案（2.2）保管期限（4.7）的文件。4.9
处置disposition
按照规定对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）实施留存、移交（3.7）或销毁（4.10）的一系列过程。
注：改写GB/T26162.1-2010，3.9。6
销毁destruction
DA/T582014
消除或册除失去价值的电子文件（2.1）、电子档案（2.2），使之无法恢复的过程。注：改写GB/T26162.1-2010，3.8。电子档案的保存与利用
保存preservation
确保电子档案（2.2）得到长期维护所涉及的过程和操作。5.2
保护conservation
采用物理和化学方法保持电子档案（2.2）载体稳定性的行为。5.3
存储storage
以经济、有效、安全的方式保护（5.2）、存取和管理电子档案（2.2）以便利用（5.13）的过程。注：可从电子档案（2.2）存储载体的寿命、存储容量、系统独立性和成本，存储条件和处理过程中载体的物理特性和化学特性，转换（5.8）和迁移（5.9）方案，防非法利用（5.13）、防丢失或损坏、防盗、防灾等方面考虑电子档案（2.2)的存储，以保证其在整个保管期限（4.7）内可读取、真实、可靠、完整、可用。5.4
在线存储online storage
存储（5.3）设备安装在系统中，系统可直接访问数据的存储（5.3）技术，注：在线存储设备主要是磁盘、磁盘阵列，可满足对高利用率数据的频繁、高速操作的要求。5.5
离线存储offlinestorage
存储（5.3）设备经人工安装后，系统才能访问数据的存储（5.3）技术注：离线存储主要用于在线数据的备份（6.7），访问速度慢、效率低。离线存储设备主要是光盘和磁带。5.6
近线存储nearlinestorage
存储（5.3）设备自动安装后，系统能够自动访问数据的存储（5.3）技术。注：近线存储适用于不常用到或访问量不大的数据，需要较大的存储（5.3）容量。近线存储设备包括光盘塔、光盘库、低端磁盘阵列、高端磁带设备等，寻址迅速、传输率高，但读取速度比在线存储（5.4）慢。5.7
复制copy
在同种类型的载体上制作完全相同的副本。参见：转换（5.8），迁移（5.9）。示例：纸质到纸质、缩微胶片到缩微胶片的副本或电子档案的备份副本（如光盘到磁盘）。7
转换conversion
在确保档案原有信息（内容（2.13））不发生变化的前提下，变更档案的载体形式或文件格式（2.22）参见：复制（5.7），迁移（5.9）。迁移migration
在不改变文件格式（2.22）的前提下，将电子档案（2.2）由一种软硬件配置转移到另一种软硬件配置的过程。
参见：复制（5.7），转换（5.8）。5.10
仿真emulation
模仿电子档案（2.2）产生时的软硬件环境，使电子档案（2.2）能够以原始面貌（初始格式、版面与内容（2.13）等）显示，功能性也能得到保护的技术。注：仿真有助于保护（5.2）、辨认那些极大依赖特殊硬件与软件而又无法在新、旧技术平台间进行迁移（5.9）的电子档案（2.2）。
检索 retrieval
从计算机信息系统中定位和获取电子档案（2.2）信息的过程。5.12
标引indexing
为方便电子档案（2.2）的利用（5.13）而建立检索（5.11）入口的过程。5.13
利用access
查找、使用或检索（5.11）电子档案（2.2）的权利、机会和方法。6电子档案的安全
防护protection
为了防止对电子档案（2.2）未经授权地访问、修改或删除而采取的管理、技术或物理手段。6.2
跟踪tracking
捕获（3.1）、记录和维护电子档案管理系统（2.5）、数字档案馆（2.6）系统运转信息或电子档案（2.2）运转和利用（5.13）信息的过程6.3
审计audit
利用跟踪（6.2）过程中形成的信息检查文件状态的活动。8
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