当基于文件的电子信息的保存期超过产生和维护信息所使用的技术(硬件和软件)的预期寿命时,为长期保存和检索真实的基于文件的电子信息,本指导性技术文件提供了实用的、方法性的指南。本指导性技术文件考虑了中立的信息技术标准在信息长期利用中的作用。本指导性技术文件同样认为,为确保基于文件的电子信息的长期保存和检索,需要信息技术专家、文件管理者和档案工作者的共同努力。本指导性技术文件没有涵盖真实的基于文件的电子信息的产生、获取和分类的全过程。本指导性技术文件适用于由信息系统产生的作为业务活动凭证的所有形式的信息。 GB/Z 23283-2009 基于文件的电子信息的长期保存 GB/Z23283-2009 标准下载解压密码：www.bzxz.net
当基于文件的电子信息的保存期超过产生和维护信息所使用的技术(硬件和软件)的预期寿命时,为长期保存和检索真实的基于文件的电子信息,本指导性技术文件提供了实用的、方法性的指南。 本指导性技术文件考虑了中立的信息技术标准在信息长期利用中的作用。 本指导性技术文件同样认为,为确保基于文件的电子信息的长期保存和检索,需要信息技术专家、文件管理者和档案工作者的共同努力。 本指导性技术文件没有涵盖真实的基于文件的电子信息的产生、获取和分类的全过程。 本指导性技术文件适用于由信息系统产生的作为业务活动凭证的所有形式的信息。
class="f14" style="padding-top:10px; padding-left:12px; padding-bottom:10px;"> 本指导性技术文件等同采用ISO/TR18492-2005《基于文件的电子信息的长期保存》(英文版)。
本指导性技术文件与技术报告ISO/TR18492-2005在内容上相同,但做了以下编辑性修改:
---删除ISO/TR18492-2005的前言,编写本指导性技术文件的前言;
---删除ISO/TR18492-2005的目录;
---在术语和定义增加GB/T20225-2006;
---改正了附录A.3中出版物序号的错误。
本指导性技术文件的附录A 为资料性附录。
本指导性技术文件由全国文献影像技术标准化技术委员会(SAC/TC86)提出并归口。
本指导性技术文件由全国文献影像技术标准化技术委员会七分会负责起草。
本指导性技术文件主要起草人:张美芳、孙静荣、李婧、姜志伟。
下列文件中的条款通过本指导性技术文件的引用而成为本指导性技术文件的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本指导性技术文件。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本(包括修订本)适用于本指导性技术文件。
GB/T20225-2006 电子成像 词汇(ISO12651:1999,IDT)
ISO15489-1 信息与文件 文件管理 第1部分:概论
ISO/TR15489-2 信息与文件 文件管理 第2部分:指南
ISO/TS23081-1 信息与文件 文件管理过程 文件的元数据 第1部分:原则

ICS 37. 080
中华人民共和国国家标准化指导性技术文件GB/Z23283—2009/IS0/TR18492:2005基于文件的电子信息的长期保存Long-term preservation of electronic document-based informatian(ISO/TR18492.2005,IDT)
2009-03-13发布
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中国国家标准化管理委员会
GB/Z 232832009/IS0/TR 18492.2005本指导性技术文件等同采用ISO/TR1849222005基于文件的电子信息的长期保存（英文版）。本指导性技术文件与技术报告 ISO/TR 18492一2005在内容上相同,做了以下编辑性修改：制除ISO/TR18492—2005的前言，缩写本指导性技术文件的前育；到除ISO/TR18492—20D5的自录；在术语和定义增加GB/T20225—2006；改正了附录A.3中出版物序导的错误。本指导性技术文件的录A为资料性附录。本指导性技术文件由全国文献影像技术标准化技术委员会(SAC/TC 86)提出并归口。本指导性技术文件由全国文献影像技术标准化技术委员会七分会负资起草。本指导性技术文件主要起草人·张美芳、孙静荣、李妒、姜志伟。G/z23283—2009/IS0/TR18492.2005引言
确保真实基于文件的电子信息的长期保存在挡案学，文件臂理，电于商务，电子政务和技术开发等许多领域都是突出的向题。为解决这一问题，长期保存基于文件的电子信息的个人和机构已采多种方法和措施。
显然我们需要解决真实的基于文件的电子信息的长期存偌问题，但在决这些问题上，目前还缺乏一个统一的国际标推，这就导致所采用的方法不一致甚至不兼容，有可能直接影响基于文件的电子信息的可用性和真实性。基于计算机硬件和教件的普追存在的技术过时现象和数字存储介质的有限寿命等，这份措导性技术文件为保存机构利用和保存基于文件的电子信息提供指导性建议。本指导性技术文件为基于交件的电子信息长期保存策略的制定和最佳实践提供了晰的框架。使它能广泛地宜用于公共部门和个人，以确保基于文件的电子信息的长期可用性和真实性。1范围
GB/Z 23283—2009/IS0/TR 18492:2005基于文件的电子信息的长期保存当基于文件的电子信息的保存期超过产生和维护信息所使用的技术（硬件和软件）的预期寿命时为长期保存和检索真实的基于文件的电子信息，本指导性技术文件提供了实用的、方法性的指南。本指导性技术文件考虑了中立的信息技术标准在信息长期利用中的作用。本指导性技术文件同样认为，为确保基于文件的电子信息的长期保存利检索，需要信息技术专家、文件管理者和挡案工作者的共同努力。本指导性技术文件没有涵盖真实的基于文件的电子信息的产生、获取和分类的全过程。本指导性技术文件适用于由信息系统产生的作为业务活动证的所有形式的信息，往：基于文件的电子信息构成了日常业务活动或事件的“业务记忆\，使得机构门后可以国阅、分析或证明这些活动和孕件。基于文件的电子信息左业务活动的凭证，可以据助机构现在或将来做出管理决策，满足用户的翁求和应对不利的诉讼，为此,基于文件的电子信息宜被适当地保留和保存。2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本指导性技术文件的引用而成为本指导性技术文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用子本指导性技术文件。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括修订本)适用于本指导性技术文件。GB/T20225—2006电子成像调汇(ISO12651:1999.JDT）I5015489-1信息与文件文件管理，第1部分：概论1SO/TR15489-2信息与文件文件管理第2部分：指南1SO/TS23081-1信息与文件文件管理过程文件的元数据第1部分：原则3术语和定义
GB/T20225-2006、JSO15489-1和ISO/TR15489-2确立的以及下列术语与定义适用于本指导性技术文件。
真实的基于文件的电子信息 anthentic eleclronic document-based information谁确性、可靠性和完整性得以长期保持的基于文件的电子信息。3. 2
基于文件的信息 documeat-based information能作为一个整体来处理的独立存在的信息（例如一个影像，主题，电子表格、数据库视图等）。注：基于文件的信息包括，但不必局限于文本、影像、表搭数据（如电于表格)或者其组合，3.3
基于文件的信想内容document-based information content包含于基于文件的信息中的实质内容。3.4
基于文件的信息背景document-based infortuation context有关电子文件的产生、控制，使用、存储和管理的信息，以及与其相似材料的有关信息。GB/Z 23283—2009/ES0/TR 18492.20053.5
基于文件的信息结构docament-based information structure基于文件的信息的逻辑属性和物理励性。注，逆辑屑性包括遵辑题序，如可区分子部分的层改结构,而物理闻性包据各种要率如学体、间距。3. 6
电子存档elecironic archiving以一个独立的物理或逻辑空间存储电子信息以免丢失.更改或破坏。注：如架以这种方式保护信息，也许将来会故当作可靠的凭近。3.7
长期保存long-lermpreservation基于文件的电子信息保持用性和真实性的期限，往：这个时间可能是几年至瓜再年,主要取决于机构的需要与要求，对于一些机构,保存时间由管理者的需要、法定需要和业务随要而法定，对于案馆这样保公共文件的机构，探存基于文件的出子信息的期限通靠为几百年，
元数据
metadata
描述基于文件的电子信息内容【包括检索的素引术语】,背景和基于文件的电子信息结构以及长期管理的数据，
迁移migratlon
凡乎不改变基于文件的电子信息的结构、内容和背景，将信息从一种硬件或软件环境或存储介质转移到另一种环境或存储介质的过程。3.10
保存机构storage repository
承担真实基于文件的电子信息存储与保存任务的保存机构或实体。注，这种定义不同于\保存机构\的技术定义。3. 11
技术过时
techrological ohsolescence
在业内，由于技术的发展和进步琉采取的对已有技术方法的取代。4代号与缩略语
PDF/A-1
美国信息交换标推代码
循环允余码校验
超文本链接标识语言
联合图像专家组(一种压缩标推）光学宁符识别
可移植的文档格式
标准散列算法
标记图像格式
一次写人多次读取
扩展标识语言bzxZ.net
5长期保存
5.1概述
GB/Z 23283—2009/1S0/TR 18492:2005随着计算机信息的产生、利用、存储和保存技术的日益发展，私人和公共部门越来越侬依赖基于文件的电子信息作为其业务活动的正式证。保存机构面临着如何确保真实的基于文件的电子信急长期保存的挑战。信息产生于安全可靠的信息系统，存储于电子介质中，二者可能面临技术过时的风险，如果因技术过时而遗留没有纠正的错误，将会导致基于文件的电子信息无法恢复。各个机构的动和业务途渐在无纸化的环境中进行，这一现实抑深了“确保真实基于文件的电子信息长期利用”的董要性，因此，制定和应用长期保存及检案真实基于文件的电子信息的明确策略是非常必要的，5.2条款涉及到策略的内容。
5.2长期保存策略的目标
5.2.1概述
本条款明确了保存机构制定保存策略时宜考虑的六项关键要索。5.2.2可读的基于文件的电子信息长期保存策略宜确保基于文件的电子信息在末来可读。为了实现此日标，构成基于文件的电子信息的比特流在以下任何过程可在计算机系统或设备上利用：一文件生戚时：
一·当前存储时；
—当前利用时：
——将来被用来存储电子信息。这四个过程中都有可能使存储于介质中的基于文件的电子信息变得不可读。这主要由两种原因造成。
一是不适宜的保存环境。目前用来存储基于文件的电子信息的所有介质普邀容易受到不适环培的役害，如温度、湿度的波动。这些不利条件会毁坏介质或孤速其老化过程。不同类型的数字存储介质需要不同的保存环境以确保其最大寿命。--些存储介在磁场干抗、灰尘和环境污染物的作用下容易产生信息摄坏（磁性存储介质），而其他不易受到外界因素影响的介质（光学存储介质），只要稍加控制存储环境，介质就不易受损。不管使用何种存储介质，关键是要意识到不利的环境会引起各种形式的存储介质的损毁或老化。
二是介质过时。介质过时也会导致信息无法读联。存储介质（如磁带或光盘）与使届的让算机硬件（如磁带或光盘设备）存在物理上不兼容，导致信息无法读取。由于信息技术的不断发展，介质今后过时甚不可避免的，因为储存技术的进步会继续导致基于文件的电子信息物理存储方式的改变（如记录技术，磁盘驱动硬件/较件接口的改变），存储介质形式和表现记录信息的比特流是一种物理形式（如纠错码）。因此，随者时间的推移，存储介质将会与以后使用的介质不兼容，因介质过时，长期保存策略宜特别量视将基于文件的电子信息定期从旧的齐质转裁到新的介质上。往：数据的可读性与数据的格式同群重要，宜考虑确保数据格式(技术中立格式)将来能截用户处理。5.2.3可理解的基于文件的电子信息长期保存策略宜提供可理解的基于文件的电子信息。如果计算机能够插述如何解释比特流，数字信息才能被计算机理解。因此，基于文件的子信息的可理解性是关于比特流实际代表信息的功能和根据这种信息来取适当措施的能力。示例；构戒数字标记图像格式的二进制代码本身不具有可理解性。然而，影焕文件的页启，通过使用字节改序和压缩法能使计箕算机（通过操作系统和影像较件的结合）显示和打印影像。同样，文字处理文件携带元数据·使得文宇处理软件易于理解其内容。
5.2.4可识别的基于文件的电子信息长期保存策略宜提供可识别的基于文件的电子信息。宜按特定方式组织，分类和描述可识别的基3
GE/z23283—2009/IS0/TK18492.2005于文件的电子信息，使用户和信息系统能够依据名字或ID号码等唯一履性区分信息对象，按照共享的属性把基于文件的电子信息归于各种类别以便查询和检索。无法提供这样的识别方式会严重限制查询和检索。
5.2.5可检索的基于文件的电子信息长期保存策略宜提供可检案的基于文件的电子信息，意味若能检索和显示离散的信息对象（或一部分）。可检索性通带依赖于软件，它需要特定的键值或指针将信息对象的逻辑结构（如数据域或字符串）与物理存储位置连接起来。
一般来说，在数据库记录、文件系统目录结构、文件分配表、文件头或标签中有这种链接。它包括以下信惑：一个对象开始的位信息、舞个要紫或数据要案的字节数目和它们在存储介质上物理位置等。基于文件的电子信息的逻辑结构是一个操作系统功能或续合特殊的应用系统的设备驱动器，这个应用系统可用于存储，管理耕利用数字信息，困此，信息对象的可检索性不可避免地与设备驱动器，应用软件、文件系统或操作系统联系起来。与旧文件格式兼容的新一代文件格式有助十确保基于文件的电子信息的可检索性。然而，向后的兼容性可能会受到限制，因为许多软件开发商只支持特定的文件格式，而其他软件开发商支持所有版本的不同数据格式。例如超文本链接标示语言，静态图像压缩标准，标记图像格式都具有向后兼容性。5.2. 6可理解的基于文件的电子信息长期保存策略宜保证基于文件的电子信息可以理解。可理解的基于文作的电子借息宜把信息传递翰计算机和人类。然而，分散的基于文性的电子信息不仅由内容决定的，而且由产生和使用的背景获得的（如元数据）。因此，保存机构宜意识到确保基于文件的市于信息的可理解性与保纸质文件的可理解性有很大不同。纸质文件物理特性很典型地表达出它们产生和使用的背景，而产生和使用基于文件的电子信息的肯景通常存在逻辑上的联系而不是物理上的。示例，关于一个特定活动的纸质文件也许在装订在一起或放置在一个文件夹里。面一个势假活动的基于文件的电子信息也许存在于不周位暨的不同介质中，困此，宜通过电子形式联系在一起，这些逻辑上的嵌系可就包括有关业务处理过程及会与者的证明、
产生和使用基于文件的电子信息的背景也包含以各种方式获得的基于文伴的电子信息之间的关系，包括在文档描述中有关用其他材料处理同样问题的参考代码，或连接每一份与相似处理有关的基于文件的电子信息的分类代鹤。
无论保存的时间长短，基于文件的电子信息的成功检索部分取决于这些逻辑关系的保存。5.2.7真实的基于文件的电子瘩息5.2.7.1概述
长期保存策略的关键耳标是确保真实的基于文件的电子信息。真实性是基于文件的电子信息保存的目的所在，如随着时间推移，可翁的信息没有被改委，更改或破坏。试图提供可长期利用的真实基于文件的电子信息的机构宜在他们的策略中考虑以下三个关键的措施：a）迁移和保存；
b）存储环境；
c）利用和保护。
5.2.7.2基于文件的电子馆息的迁移和保存只要电子文件保留在产生环境中，而没有储存在无法更改的一次写入式的介质上，保证其免受更改是很困难。长期保存策略宜提供基于文件的电子信息从其生成环境.产生者和接收者到保存系统或保存库房的迁移措施。比如根据文件的政策和实贱，由独立运作的第三方负责保存基于文件的电子信息。5.2.7.3存储环境
长期保存策略宜明确说明存储基于文件的电子信息介质所需一个稳定的存储环境。因为，不利或不适的存储环境使基于文件的电子信息处于危险中。5. 2. 7.4基于文件的电子疱息的利用和保护GB/Z23283—2009/S0/TR18492:2005长期的保存策略宜提供限制利用基于文件的电子信息和免受替意和意外更改和破环的方法。存储在可撤写式介质上的基于文件的电子信息可以被改变而不留下任何的物理证据。在介质和信息系统之间迁移时，基于文件的电子信息也易受到意外的损坏，因此，确保长期基于文件的电子信息真实性的组织宜制定合适的政策、实践和控制技术。常用的控制技术措施包括：使用WORM(如不可重写式>磁性或光学介质；安全的服务器能够阻止直接利用基于文件的电子信息，提供了“只读”利用的连接循环亢余校验技术用于检查电子传输可靠性，尤其适用于证实基于文件的电子信息自产生之未政变；
一标准散列算法（如SHA-1)可用一种算法能将基于文件的电子信息压缩成固定长度的位串，可有效地成为基于文件的电子信息的独特“指纹”，以证实它未被更改。6长期保存策略的要
6.1概述
保存准确、可靠、真实的基于文件的电子信息意味考以下儿点：能够通过计算机读取并正确解释；能够以人们理解的格式呈现：
一具有逻辑和物理结构.实质内容和在信息产生、接收时明显的背景信息，电子文件存储介质耐久性的局限性和不可避免的技术过时将迫使保存机构为长期保存和利用真实的、可处理的基于文件的电子信息作出关键性选择。面对介质翻久性和技术缺陷的挑战，保存机构有必要来取不同的保存策略和使不尚的工具，这些策略和工具在概念上可划分为以下三项措施，共同树成长期保存策略的基础。
a）保存机构宜采联介质更新来确保介质的久性；b）如果有自动化工具,将基乎文件的电子信岛从一个技术平台迁移到另一个技术平台是一种应对技术过时的有效方法；
当无自动迁移工具时，数字信息和影像被存储在过时系统中时，则需要更有效的措施，在现今的技术环境下，可采用模仿过时的信息系统的方法。尽管这种方法已经有人导过，但基于长期利用真实基于文件的电子信息的目的，它面临若操作上的限制。因此，仿真技术在本技术报告中没有进一步讨论。
6.2介质更新
6.2.1概述
有限的介质久性和技术过时说明介质定期更新是不可避免的，介质更新也是保持原婚比特流的“活性”来确保真实和可处理的基于文件的电子信息长期保存的基本需要。介质更新要求基于文件的电子信息被重新格式化或拷贝,6.2,2和6.2.3巾有详细介缩。6.2.2重新格式化基于文件的电子信息6.2.2. 1概述
当基于文件的电子信息被重新格式化时，因为转移到不同的物理戴体上，它经历了比特流的改变（如从一个18磁道的介质上转移到36磁道的介质,上）或者字符代码变更（如从7位ASCII码转到B位ASCII码.但其物理形式或实际内容没有改变。重新格式化不依赖于产生基于文件的电子信的应用较。
6.2.2.2宣新格式化的原因
在如下三种情说时，保存桩构宜考虑重新格式化基于文件的电子信息：a）迁移时重新格式化：基于文件的电子信息被移交到保存机构时，宜格式化，形成标准码形式5
GB/Z 23283—-2009/IS0/TR18492:2005和存储到标准介质上。
b）开级时重新格式化：当保存机构进行设备升级或用新存储设备取代旧设备时，格式化十分必要。
）定期重新格式化：定期格式化宜与使用介质的预期寿命，设备的预期寿命和介质运行的驱动程序的寿命相一致。
6.2.2.3用于重新格式化的存储介质保存机构宜供重考虑存储介质的选择，尤其当重新格式化基于文件的电子信息时。机构宜在磁技术和光技术中进行广泛选挥。值得考惠的因紫有：．—存储容量大，
数据传送率高：
—最低预期寿命20年；
已建立稳固的市场份额；
一经济上可负扭：
适合性。
其中存储容量大和数据传送率商是关键因紫，因为在介质重新格式化和拷贝时，这两个因案最终决定了基于文件的电子信息的传送时间。当保存机构所存的电子信息以兆或万兆为单位时，这可能成为一个尚题。
6.2.2.4重新格式化和真实性
在重新格式化后，基于文件的电子信息的真实性受到威胁，尤其是存在几种重新格式化情形时。为了提供令人满意的真实性，存储系统和保存机构宜形成书面的质盘控制策略，以保证所有重新格式化基于文件的电子信息的准确性。
这项策略的执行程序宜包括新格式化中所有步骤的全面，完整的使用说明，包括：执行人质的身份；
操作日期：
数据格式：
比较格式化前后生成的循环穴余码和散列摘要值以证实没有改变；若干重新格式化后的基于文件的电子信息与旧格式版本进行视觉比较。最有效的方法是找出不精确或无法恢的错误，并将他们保留在后续文件中，宜确定任何无法恢复错误的物理位置（如块，扇区，磁道）。此外，第三方宜检查这些操作，以便确认执行的程序与已建立程序的一致性。这种文件宜标出与基于文件的电子信息的特定连接,并与基于文件的电子信息一样作为元数据得到同样的重视。
6.2.2.5重新格武化安全
保存机构宜保护基于文件的电子信息在重新格式化的过程中免受更改和丢失。电子存储介质易受人为坏和灾难性的损失或自然灾害。因此，保存机构宜采取以下几种措施将风险降为最小：宜安装“防火墙\或“单向链接（如”空气间隙”），只允许被授权用户只读访向；一一电子存储介质宜放置在锁定的安全区域或可控的保险库中；一制作存储介质的备份件，并存储在与原件不同的地方；一一原件与备份件宜使用两种不同的存储介质，以最大程度降低因意想不到的技术过时带来的风险，
6.2.3拷贝基于文件的电于信息
6.2.3. 1概述
拷贝基于文件的电于信息的且的是通过不故变其结构、内容或背景用同样的格式将其从旧的存储介质迁移到新的存储介质上，以保持其真实性和可处理性。当基于文件的电子信息被拷贝到目标存储6
介质上时，其内在的比特荒保持不变。6. 2. 3.2拷贝原因
GB/Z 23283—2009/IS0/TR 18492:2005保存机构在如下三种情况时需考虑拷贝基于文件的电子信意：一迁移时拷贝，当基于女件的电子信息移交到另一个保存机构时宜被拷贝，使用与其移交前相同格式的存储介质；
介质有误时拷贝：当每年检查基于文件的电子信息可读性，发现大量样本存在暂时或不可更正的读取误时，宣拷贝基于文件的电子信息，不必进行介质或设备升级；一一定期拷贝：当存储介质老化，不必进行介质或设备升级。当现在的版本仍广泛支持并满足机构要时,宜拷贝基于文件的电子信息。机构宜确定一定时间(如预期介质生命期限的一半)将基于文件的电子信息开始拷贝到可接受的存储介质的新版本中。6.2.3.3拷贝真实性
尽管基于文件的电子信息的比特流在拷贝时未被改变，但在此过程中仍存在着被破坏的可能。为了提供令人满意的真实性，保存机构宜有书面的质量控制策略，以保证所有拷贝基于文件的电子信息的推确性。
执行这个策略的程序宜包括拷贝所有步骤的余面，完整的说明材料，包括：—执行人员的身份；
—执行的时间；
包括的位数或字节数；
一比较拷贝前后生成的循环几余码和散列摘要值以证实没有改变；一拷贝的记录信息与旧介质上记录信息进行视觉比较。最好的方法宫找出不精确或无法恢复的错误，并把处理方法保留在后续文件中。宜确定任何无法恢复错误的物理位置（如块或扇区磁道）。此外，第三方宜检查这些操作，以便确定这些操作与已建立程序一致。最后，已确认存在问题的详细信息宜被清慈地标出来，还要存在与基于文件的信息特定的连接，并作为基于文件的元数据一样得到同样的重视。6.2.3.4拷贝安全性
保存机构宜保护电子文件在拷贝过程中免受更改或丢失。电子存储介易受到人为破坏和灾难性的损坏或自然灾害，保存机构宜采取以下乳种措施将风险降为段小：一宜安装“防火墙”或单向链接(如空气间隙”)，仅允许被授权用户只读访问；一·电子存储介质宜放暨在加锁的安全区域或可控的保险库中；一一制作存储介质的备份件，并存储在与原件不同的地方；原件与备份件宜使用两种不同的存储介质，以最大程度降低意想不到的技术过时带来的风险。6.3元数据
6.3. 1 概进
元数据（关于数据的数据）由信息背影、处理过程和使用时产生的信息构成，它有利于保证真实的基于文件的电子信息确认、检索和保存。在一些情况下，一些应用软件能自动创建元数据，如文件大小，文件格式、数据、散列摘要值及其他相似属性（如基于文件的电子信息所有权租特性）。在其他情况下，像分类、保存时间、全宗和关键词等这样手工登记的元数据也是十分必要的。这些数据和基于文件的电子信息是可检索的。随著未来各类机构可能会更加广泛的应用企业级内容管理系统，这种情说下，支持保存策略的元数据元索将远比现在得更多的应用。此外，它们将会自动产生，所以，手工著录将不再需要。相应地，保存机构宜确保元数据捕获和使用工具足够灵活，能够调节大小，以与更多地元数据元素保持一致，便于利用。6.3.2可交互的元数据
将来，存在于企业级内容管理系统的元数据将会可交互。元数据的捕获和使用的设计宜考虑将来GB/Z 23283—2009/IS0/TR 18492:2005可交五的环境中也能被使用，因此，设计机构宜考虑IS0TS23081-1。6.4迁移基于文件的电子倍息
6.4.1斑述
长期利用策略宜包括捉供迁移基于文件的电子信息的措施。为获取和保护真实的基于文件的电子信息，确保其长期利用，拥有元据的保存机构而临着四方面挑战：
a）可预见的将格来，机构和个人在生成和使用基于文件的电子息时将继续使用各种软件包和存储格式，对保存机构面言，获取可利用的基于文件的电子信息或支持各种软件包和存储格式是非常困难的；
b）一些基于文件的电子信息可能依赖于软件,因此,只能在特定的软件环境中使用：操作系统和应用软件将不可避免地被更新的更快的、多功能的系统和软件取代，这就意味着保存机构宜定期将基于文件的电子信息从现在的软件环境转移到新的环境中；d）在缺乏自动适移工具时，一些基于文件的电子信息只能在保存下来的信息系统中检索。基于文件的电了信息迁移可以成功地应对上述四项挑战。相应地，保存机构必须保证将真实的基于文件的电子信息从一个应用环境迁移到另一个新的应用环境，而在结构、内容和背景上几乎没有丢失。
6.4.2软件依赖
长期保存策略宜强调教件依赖的事项。当基于文件的电子信息只能在特定的应用软件中使用时，长期利旧基于文件的电子信息是困难的，尤基是较件商不继续支持或提供新的教件版本。在许多情况下，通过损失一些结构可能消除软件的依赖。如当地的文字处理应用中的文本文件信息通过自动嵌入文字处理指令或代码迁移到纯文本中（如简单的ASCII文本）。这些指令或代码控制若如字体和脚注等物理展性，
这些操作将减少对软件的依赖。保存机构宜慎重考虑迁移对记录信息真实性的影响。这样的基于文件的电子信息不再被认为是原始的拷贝件，因为它设有复制原始文件信息的结构，甚至可以这样认为，这样产生的基于文件的信息宜被认为“新文件”，因为其真实性宜通过记录活动而重建，有效性要通过基于文件的信息真实内容没有更改而建立。将文本电子文件信息迁移到纯文本的另一种方式是将它印励到纸上或输出到缩微胶片上，这种处理保护了基于文件的电子信息的真实性，尤其适合于基于文件的电子信息的纸张形式，信息被认为在将来可以存储，通过光学字符识别((XCR)使用。结构型数据库和关系型数据库也能被迁移成平层表格结构以降低对特殊软件的依，当相关链接被除时，每个表格中主要确认和外界的链值宜保留。无论何时，宜建立元数据，以确认这些关系是否是一对一一对多,多对一或多对多,以便将来宣建这种相关性。6.4.3软件的升级和安装
对于提供长期利用真实基于文件的电子信息的保存机构而言，软件升级和新软件的安装是难以避免的。长期利用策略为这种必然性提供政策和程序。当软件升级（如从版本1到版本2）时，开发商在新旧软件之间提供向上兼容性。基于文件的电子信息宜伴随着物理属性，实际内容和信息背景迁秘到新的环境中。当新软件代替现在的软件，或作为独立的应用系统和或一般信息系统升级的一部分，基于文件的信息宜利用旧系统的导出特点和新系统的导人特点进行迁移。此外，将导出/导人路径设计成特殊的专用格式，使一些环境支持迁移（如从一种类型文字处理程序到另一种类型)。6.4.4迁移到标准格式
保存机构宜考虑将产生或接收中使用的基于文件的电子信息的大量格式迁到少昼的标推格式上。标准化格式是统一的格式，它们被广泛使用，包括大部分类型的基于文件的电子信息。宜避免个性8
CB/Z232832009/IS0/TR18492.2005化的文件格式。值得考虑的中立技术格式是PDF/A-1,XML,TIFF 和JPEG。6.4.5迁移过时信惠系统的基于文件的电子信息6. 4. 5. 1 概述
当在护的或包含的过时系统与目标信息系统间既不具有向上兼容性，也不存在出口/人阐道器时，为保证基于文件的电于信息的真实性、可处理性，基于文件的电子信息长期存储策略是迁移。将来，迁移过时信息系统的基于文件的电子信息也许由于系统的泛发展而减少，这些系统支持技术中立结构和格式。然而，同时，保存机构为胆行其贡任，将不得不迁移过时信息系统中的基于文件的电子信息。
在重复的迁移中，山于新旧几代系统之间存在基本的不可兼穿性，信息的丢失是不可避免的。因此，保存机构与其试图努力做到信意没有狂何丢失，不如考虑制定迁移策略和质量控制程序，以减少迁移过程中的信息损失。重要的癌记豪迁时信息丢失情况和质毫控制结巢。只要有可能，这种记录文件宜与介质·-起保存。
6.4.5.2迁移步骤
6.4.5.2.1概述
保存机构宜按十步递增方法完成迁移。随着每次迁移环境较人的改变，以下提山的十项步骤不适宜所有环境的具体廷移计。
6.4.5.2.2分析过时的信息系统（第1部分）保存机构宜分析过时的的信息系统以了解其班能和其中包含的基于文件的信息。包括：各种功能的依据；
一姐何拖获元数据以及元数据与基于文件的信息的关系基于文件的息间的关系。
此阶段产生的信息产品宜有详细说明，以便于将“下一阶段上程”的功能，元数据和基于文件的信息应用与新系统。
6.4.5.2.3分解原有信息系统结构（第2部分）保存机构宜分过时信息系统结构，使其界面、应用和数据库服务作为其不同的组成部分一一这种想法，不是所有信息系统可以做到，正如下文所述，一若系统和用户界面、应用模块、数据库服务和数据库本身是分离的，独立的部分，过时系统可以分解。
一一若界面和数据库悬独立的，但应用系统和数据库服务形成一个模块，那么过时系统处于半分解状态。
若界面、应用系统和数据库服务慈连在一个模块中，那过时系统就是不可分解的。在任何情况下，为推备迁移，要操脱对系统结构的外部依赖。6.4.5.2.4设计目标界面（第3部分)目标界面宜提供与原有界面的联系。6.4.5.2.5设计目标应用程序（第4部分）目标应用程序提供与原有应用程序的联系。6. 4. 5. 2. 6设计目标数据库(第 5 部分)目标数据库宜提供与原有数据库的联系。6.4.5.2.7安装和全面测试具标环境（第6部分）宜确定、选择、安装、全面测试具备合适安装工具的开放的目标环境6.4.5.2.8产生和安装必要的闸道器（第7部分）为确保将过时系统的功能一致和准确地复制到日标系统，迁移基于文件的电于信息，宜设计、产生和安装阐道器。道器通常有两个作用：一是隔绝选定的部分免受其他变化的影响；二是在中间组成成9
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