NB/T 20523-2018.Requirements for management of nuclear power document and records.
1范围
NB/T 20523规定了核电文件档案的管理要求。
NB/T 20523适用于核电文件档案的管理。
2规范性引用文件
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。
GB/T 11821 照片档案 管理规范
GB/T 11822科学技术档案案卷 构成的一- 般要求
GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管 理规范
DA/T 18档案著 录规则
DA/T19档案主题标引规则
DA/T 22归档文件 整理规则
DA/T 50数码照片 归档与管理规范
EJ/T 1224核电电子文件元数据
JGJ 25档案馆建筑设计规范
NB/T 20042核电档案分类准则及编码规则
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1核电文件nuclear power document and record
核电建设、运营和管理活动中形成、收集并保管的作为证据和信息的记录。
3.2核电档案nuclear power records and archives
核电建设、运营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值,并经过整理、归档的文件。
注:与某个特定项目有关的核电档案称为核电项目档案，简称项目档案。

ICS27.120.20
中华人民共和国能源行业标准
NB/T20523—2018
核电文件档案管理要求
Requirementsformanagementofnuclearpower documentandrecords2018-12-10发布
国家能源局
2019-04-01实施
2规范性引用文件
3术语和定义
4管理原则和基本要求
管理原则
4.2基本要求
管理职责
核电文档主管部门职责
业主和（或）运营单位、参建单位职责单位职能部门和人员职责
管理流程
6.2质量要求
6.3文档流程管理
6.4电子文件管理流程
6.5项目档案的验收和移交要求
附录A（规范性附录）
附录B（资料性附录）
参考文献
核电文件移交归档的有关表格
核电文件归档范围和保管期限的有关表格NB/T205232017
NB/T20523—2017
本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。本标准由能源行业核电标准化技术委员会提出本标准由核工业标准化研究所归口。本标准主要起草单位：中核核电运行管理有限公司。本标准参加起草单位：核工业档案馆、核工业标准化研究所、江苏核电有限公司、中广核核电运营有限公司。
本标准主要起草人：何洪强、乔飞、高艳萍、陈蓉、姚彦通、乔书荣、刘忠秀、熊伟、王福囤、王鲲、周梅、陈文杰。
1范围
核电文件档案管理要求
本标准规定了核电文件档案的管理要求。本标准适用于核电文件档案的管理。2规范性引用文件
NB/T20523—2017
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。照片档案管理规范
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GB/T11822
GB/T18894
DA/T18
DA/T19
DA/T22
DA/T50
科学技术档案案卷构成的一般要求电子文件归档与电子档案管理规范档案著录规则
档案主题标引规则
归档文件整理规则
数码照片归档与管理规范
核电电子文件元数据
EJ/T1224
JGJ25档案馆建筑设计规范
NB/T20042
3术语和定义
核电档案分类准则及编码规则
下列术语和定义适用于本文件。3.1
核电文件nuclearpowerdocumentand record核电建设、运营和管理活动中形成、收集并保管的作为证据和信息的记录。3.2
核电档案nuclearpowerrecordsandarchives核电建设、运营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值，并经过整理、归档的文件。注：与某个特定项目有关的核电档案称为核电项目档案，简称项目档案。3.3
nuclearpowerdocumentand records核电文件档案
核电文件和核电档案的统称，简称核电文档。3.4
总承包模式（EPC）
)engineeringprocurementconstructionNB/T20523—2017
是指建设单位作为业主将建设工程项目发包给总承包商，由总承包商承揽整个工程项目的设计、采购、施工等，并对所承包的建设工程的质量、安全、工期、造价等全面负责，最终向建设单位提交一个符合合同约定、满足使用功能、具备使用条件并经竣工验收合格的工程项目的承包模式。4管理原则和基本要求
4.1管理原则
4.1.1统一领导、分级管理
核电文档管理工作应遵循统一领导、分级管理的原则，应对核电文档管理的整个过程实施有效的控制和管理。
4.1.2统筹规划、同步实施
应将核电文档管理工作纳入核电建设、运营管理的发展规划和年度工作计划，应与各阶段业务工作同步实施。
4.1.3高层重视、全员有责
为确保核电文档管理要求在机构内所有层次上得到贯彻和落实，高层管理者应推动制定文档管理方针并传达到各个层次，落实必备的资源，使全员理解并执行。4.1.4前端控制、全程管理
应实施前端控制和全程管理的原则，实现文档管理与业务系统和业务流程的集成，达到集成服务的自标。在文件形成、接收、流转、归档、保存、利用、处置等全生命周期过程中进行鉴定和质量控制。4.2基本要求
4.2.1应将文档管理工作纳入核电单位规章制度及工作流程，纳入单位高层领导会议的议事日程，纳入单位各级干部员工的职责范围及岗位责任。4.2.2文档部门和文档人员应参加本单位主要业务活动，参加合同招、投标及重大设备开箱验收活动参加基本建设工程和重大技术改造项目的立项及竣工验收活动，参加重大科研课题、成果评审及鉴定会等：并填写核电文档人员记录表（参见表A.1）。4.2.3项目进展应与建档工作同步，项目建设过程应与竣工文件材料的积累、编制和审定工作同步，检查项目的计划进度应与检查文件的形成同步，项目竣工验收应与项目档案验收同步。5管理职责
5.1总则
核电文档产生于核电建设、运营和管理活动的全过程。任何参与核电建设、运营和管理的单位，应在核电文档管理中贯彻、执行国家和行业有关方针政策和核安全法规，应按有关要求在核电的建设、运营和管理活动中，建立文件的控制和管理程序，加强档案的收集保管，保证核电文档的质量要求。5.2核电文档主管部门职责
NB/T20523—2017
5.2.1负责对核电文档管理工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导，制定并组织实施核电文档管理的发展规划、规章和标准。5.2.2负责组织和协调核电项目档案验收，5.2.3负责核电档案进馆计划的制定与实施，按规定接收核电档案。5.2.4负责组织核电文档管理的培训。5.3业主和（或）运营单位、参建单位职责5.3.1业主和（或）运营单位职责5.3.1.1按有关规定和要求验收或接收核电建设总承包商移交的所有核电文档，并按有关规定和要求向核电文档主管部门移交核电档案。5.3.1.2负责核电运营管理阶段生产文档管理工作的统一领导。5.3.1.3对于非总承包模式建设的核电项目，承担总承包商的职责。5.3.2总承包商职责
5.3.2.1项自建设总承包商在与核电业主和（或）运营单位、项自专业承包商签订合同的过程中，明确各单位在制定、贯彻文档管理制度及收集、整理和移交文档方面的责任范围，并形成有法律效力的合司文件或条文。
5.3.2.2通过合同管理和目标管理，将项目选址、设计、建造、安装、调试、运行维修、更新改造、退役等阶段及监理的文档管理要求纳入合同、协议的专门条款，并明确各有关方面移交相应文件及所移交文件整理、归档的责任。
5.3.3专业承包商职责
5.3.3.1建立承包项目的文件分级管理体系，负责项目承包范围内项目文件的全过程的控制和管理。5.3.3.2监督、检查和指导项目承包范围内本单位各部门文件的形成、整理、组卷和归档工作。5.3.3.3项目结束或承包工作结束后，按法规、合同规定的文档管理要求，将各自承包范围内的核电文档移交项目总承包商汇总，经验收合格后，向业主和（或）运营单位档案管理部门移交。5.3.4监理单位职责
5.3.4.1负责监督和检查项目实施过程中文件的形成、收集和积累，文件的质量要求及竣工验收中对档案的质量认证。
5.3.4.2在需要时或监理项目结束后3个月内，对监理文件进行整理和组卷，经验收合格后，向业主档案管理部门移交。
5.3.4.3负责监理范围内总承包商和各专业承包商所移交峻工文件的审核和签署。5.4单位职能部门和人员职责
5.4.1单位文档主管领导
领导本单位的文档工作，负责传达和贯彻文档管理方针，制定本单位文档管理政策，建立文档管理体系，设立文档管理机构，分配文档管理职责，配置文档管理资源。文档管理工作应纳入本单位总的工作计划和管理目标。
5.4.2文档管理部门
5.4.2.1在单位文档主管负责人的领导下开展工作，接受上级档案部门的监督、检查和指导。3
NB/T20523—2017
5.4.2.2贯彻执行有关文档管理的方针政策和法规，制定满足核电项目建设、运营和管理所需要的文档管理规章制度。
5.4.2.3对核电文件的形成、接收、分发、变更、保存、利用和处置等各阶段进行全面控制和管理。5.4.2.4监督、指导或协助核电项目总承包商、各专业承包商、业主和（或）运营单位建立文件分级管理体系和管理制度及实施文件控制和归档管理。5.4.2.5建立核电档案全宗，统筹规划并负责核电文档的形成、整理、归档、保管、鉴定、统计和提供利用，并建立相应的档案管理、文档借阅和登记制度。5.4.2.6积极推进文档信息化建设，参与文档管理系统的设计，不断提高文档管理信息化水平。5.4.2.7建立人员培训制度，定期对文档专业人员实施专业知识和技能的培训及相应的考核和授权，专职文档管理人员需取得管理上岗证；对全体人员宣贯文档知识和管理要求。5.4.2.8在核电项目竣工、验收后或保存文档的机构撤销后，应将文档移交给核电档案主管部门。文档的移交要求应纳入合同条款作为合约双方执行的依据。5.4.3业务职能部门
5.4.3.1建立部门文件的分级管理体系，负责本部门文件的形成、鉴定、整理和归档工作，并保证文件的质量要求。
5.4.3.2负责组织、协调、指导和检查项目承包商的项目峻工文件的整理和归档工作。5.4.3.3负责将实施项目的文档移交等条款纳入合同文本或技术规格书。5.4.4全体员工
每位员工应认真理解文档管理方针，对所负责文件的形成、整理和归档承担责任。5.4.4.2我
接受本单位的文档管理培训和考核，遵守本单位文档管理的规章制度。5.4.4.3在业务活动中使用真实、可靠、完整和有效的文件。5.4.4.4对业务活动中所形成的具有保存价值的文件，应根据文件管理规定，在业务工作结束、告一段落或离职前进行整理和组卷，并向本部门或本单位的文档管理部门移交归档。不应将本单位的文档据为己有，不应私自销毁正式的文件和记录。5.4.4.5在利用档案时遵守相应的借阅和登记制度，确保档案的安全。6管理流程
6.1总则
6.1.1文档管理流程应符合文档内在的形成与运动规律，以满足业务活动在证据、责任和信息等方面的需要：还应以甄别档案价值、便于保管和有效利用为其根本目标和任务。6.1.2核电文档管理流程涵盖从文件的编制、校核、审批、发布、流转分发、收集、捕获、积累、传输（发送和接收）、整理组卷、归档、保管、利用及鉴定直至处置的全过程，并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理与监控。6.2质量要求
6.2.1质量特性
6.2.1.1一般原则
核电文档质量特性包括核电文件和档案的完整性、准确性、系统性和有效性。4
6.2.1.2完整性
NB/T20523—-2017
核电文档应记述和反映核电建设、运营和管理活动的全过程，文件材料齐全、归档手续完备。6.2.1.3准确性
核电文档材料应内容真实，数据准确，签署完备。6.2.1.4系统性
核电文档分类科学，组卷和编目规范，排架合理，检索方便，符合国家或行业标准要求。6.2.1.5有效性
核电文档具备法律和凭证效力，文档可查询检索并可显示其原始内容。6.2.2一般要求
6.2.2.1文件应保证字迹清楚，图样清晰，图面整洁，审批手续完备。对已损坏的文件应予修裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。6.2.2.2文件的纸张、书写、装订材料等应符合档案保护的要求，需永久、定期30年保存的文件不应用易褪色的书写材料。
6.2.2.3录音、录像、影像等特殊介质文件应保证载体的有效性和符合归档要求。6.2.2.4归档文件应齐全完整、装订整齐、并经整理和组卷。6.2.2.5竣工文件和竣工图的编制要求应按DA/T28执行。6.2.3合同要求
6.2.3.1文档条款应作为核电建设、运营和管理活动中各类合同签订的固定组成部分，以约定双方在项目文档管理中所承担的责任、权利和义务关系。6.2.3.2项目中各方应以合同形式约定峻工文件和工图编制以及移交的责任；可分别在项目总承包合同、设计合同、施工合同、调试合同和设备采购合同中予以明确，特大项目也可单独签订竣工图编制合同并具体明确编制要求。
6.2.3.3竣工图若由施工单位编制，应在合同中明确将留作竣工图的施工图的套数（包括具体套数和主管部门要求的套数），以及明确因修改而增加新图的责任。竣工图若由设计单位编制，可单独签订竣工图编制合同。
6.2.3.4设计合同、采购合同、施工合同中应明确专业承包商向总承包商所移交档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求和违约责任。设计合同中还应明确所移交的项目设计文件总清单和进度情况。
6.2.3.5监理合同中应明确监理单位对峻工文件审核以及向业主移交监理档案的责任。6.3文档流程管理
6.3.1文件形成
6.3.1.1一般原则
文件形成应当受控。核电文件在产生、变更过程中应始终处于受控状态，并通过编码、模版、签章等手段规范标识。
NB/T20523—2017
6.3.1.2文件产生
文件的编写、修订、审查和批准应由具备相应授权，并能掌握所需信息的责任人员完成。6.3.1.3文件变更
文件的变更应有审查和记录，并得到文件原有级别人员的批准。变更后应重新确认分发范围、对象，数量。
6.3.2文件传输
6.3.2.1一般原则
文件在核电有关单位之间以及单位内部下一级单位和部门之间的发送和接收应当受控。确保文件用户使用有效的文件。
6.3.2.2文件分发
应控制文件分发的范围、对象、数量，结合业务管理需求，及时、准确分发文件。6.3.2.3文件回收
应及时开展非现行文件的替换、作废、回收，并登记备案。6.3.3文件收集
6.3.3.1一般原则
核电文件形成于项目的全寿期，其收集和积累及其管理应列入项目建设和运营的整体计划，并列入有关部门及人员的职责范围、工作规范或岗位责任，应有相应的检查、控制和考核措施。6.3.3.2项目各阶段文件的收集
在核电项目全寿期各阶段文件收集的责任：a）各专业承包商应分别负责收集、积累和整理项目每个阶段各自形成的相应文件，并按有关规定向总承包商档案管理部门移交：总承包商负责收集、积累和整理项目总承包范围内各阶段的所有文件，包括项目前期准备文件b)
和涉外文件：
监理单位负责收集、积累和整理项目监理文件，包括专项报告和验证材料等文件：c
d）运营单位负责收集、积累和整理试运行、运行和维修阶段形成的各类文件。6.3.3.3文件收集范围
反映各阶段活动中的具有凭证和查考价值的各种载体和版本的文件均应收集完整。核电文件归档范围和保管期限参见表B.1。
6.3.3.4文件收集时间
各类文件应按各阶段形成的先后顺序或项目完成情况制定文件收集的时间管理表，实时进行收集。6.3.4文件整理和组卷
6.3.4.1一般原则
NB/T20523-2017
6.3.4.1.1文件的整理和组卷应遵循文件内在形成的规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系：应实现分类科学，组卷合理。财务和人事文件及特殊介质文件的整理应符合有关档案管理要求。6.3.4.1.2全部文件在归档前应根据国家和行业的有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位实施整理和组卷。
6.3.4.2整理和组卷细则
6.3.4.2.1各参建单位形成的有关建设项目所有文件，包括前期文件、调试和试运行文件、竣工验收文件等，应根据文件的性质和内容，按下列要求进行整理和组卷：项目施工文件应按单项工程的专业和阶段整理组卷a)
质量评定文件应按单位工程整理组卷：原材料试验应按合同标段、单项工程和单位工程整理组卷；项目竣工图应按建（构）筑物（厂房）、系统或结构水电、暖通、消防、环保等专业整理组卷：设备文件应按专业和台套整理组卷：监理文件应按项目的单项工程、单位工程和文件种类整理组卷：g)
管理文件应按问题、时间或项目的依据性、基础性、竣工验收文件整理组卷，6.3.4.2.2生产管理文件应按机组、系统、特征、时间等整理和组卷。其中：运行管理文件应按机组、专业、系统、时间等整理组卷：a)
维修管理文件应按机组、系统、大修号、专业代码等整理组卷：b）
核燃料管理文件应按核燃料循环号、大修号等整理组卷：c)
事件管理文件应按事件类型整理组卷；d)
技术改造项目、科研项目产生的文件，应参照建设项目方式整理组卷。e)
6.3.4.2.3归档文件视其自身成套性的需要，也可采用以件为保管单位进行整理；但同一细分类目下的归档文件只应有一种整理方式。6.3.4.2.4卷内备考表格式参见表A.26.3.5文件归档
6.3.5.1建设项目归档文件应记述和反映项目的规划、选址、设计、建造、调试、竣工验收等过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备。其中：
除受委托进行档案汇总整理外，各专业承包商应在项目实体完成后3个月内将文件经系统性、a)
规范性整理，编目后按国家有关档案管理的规定和附录B的要求单独整理组卷，并经总承包商确认后向其文档管理部门移交：根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通b)
过竣工验收后与工验收文件一并归档；有遗留尾项的工程应在其完成后将其文件统一整理、归档：
施工单位在项目峻工文件收集、编制和整理后，应依次由峻工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件质量和案卷质量进行审查或三方会审，经总承包商确认并办理交接手续后连同审查记录全部移交总承包商文档管理部门：d）项目文件归档应履行审核和移交手续，格式参见表A.3、表A.4。6.3.5.2生产文件依据本单位制定的归档范围及年度归档计划、由各形成部门进行整理，原则上在文件办理完毕或退出现行3个月内完成归档。6.3.5.3归档文件中的外文资料，其案卷题名应译成中文。必要时，其卷内章条目录也宜译成中文，并经翻译人和审校人签署后与原文一并归档。7
NB/T20523—2017
6.3.5.4成套引进国外设备或技术的外文资料，为保证其内容信息的准确表达和检索，依据技术管理部门或主要使用部门意见，也可直接原文著录。6.3.6档案整理与保管
6.3.6.1一般要求
应采取有效的安全与保管防范措施，制定安全保密制度，建立安全责任制，做到责任到人，措施到位。通过人防、技防、物防相结合的方式，最大限度地延长档案载体寿命。6.3.6.2
档案整理
档案整理应满足下列要求：
a）文书档案的整理按DA/T22的要求执行：科技档案的整理一般按GB/T11822的要求执行：声像档案的整理应按不同种类、载体进行登记、编目、排列和保管，并注意保持相互之间的内b)
在联系；
纸质照片档案的整理按GB/T11821的要求执行，数码照片档案的整理按DA/T50的要求执行：c
d）实物档案应写明时间、内容、背景、责任者。6.3.6.3档案著录
6.3.6.3.1应依据DA/T18和DA/T19，按单位的实际情况确定具体的著录项（元数据）：著录格式有文件级和案卷级两种，分别以文件和案卷作为对象进行著录。6.3.6.3.2著录后的档案按NB/T20042的要求进行分类和上架排列。6.3.6.4档案库房管理
6.3.6.4.1应加强档案库房的科学管理，根据国家有关规定建立档案库房管理制度，并定期检查这些制度（主要内容包括库房管理和防护情况，档案的质量、寿命、保管条件和安全保管等）的实施情况。6.3.6.4.2库房应与办公用房和档案业务用房实行分隔，并配置必要的安全防护设备。为确保档案的安全保管，最大限度地延长档案的寿命，库房管理应实现：a）管理条理化、排放规律化、卫生制度化：b）无差错、无丢失、无损坏、无霉烂；c）防火、防盗、防尘、防水、防潮、防强光、防虫鼠、防高温、防有害气体。6.3.6.4.3不得在危房和不安全的环境中保管档案，新建或扩建库房应符合JGJ25的要求。6.3.6.4.4库房内不得烟火，不得存放易燃易爆物品和其它物品，应备有必要的消防器材，并定期进行检查，保持完好。
6.3.6.4.5库房应保持清洁、卫生，定期进行清扫。6.3.6.4.6加强库房出入管理，非档案人员未经批准不得进入库房。6.3.7档案利用
6.3.7.1—般要求
档案部门应为企业、社会及相关部门提供真实、准确的档案。应进一步开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的利用服务。
档案的提供、利用和公布不应损害国家、社会和其他组织的利益，也不应侵犯他人的合法权益。为有效开展档案利用工作，应制定必要的借阅、复制和编研等方面的管理程序。8
6.3.7.2档案安全保密
NB/T20523—2017
应采取严格有效的安全与保管防范措施对档案进行安全保管，制定保密制度，应明确规定档案的保密范围和密级并定期进行保密检查，加强涉及知识产权和商业秘密档案的管理。档案开发、利用应严格执行有关保密制度；对涉密档案的阅读和利用应向相应主管部门提出申请并获批准后方能进行。
6.3.7.3利用方式
6.3.7.3.1开架阅览。对公开档案（副本）开辟内部阅览室，开架服务。6.3.7.3.2档案借阅。建立有效的档案检索系统，一般分为人工检索系统和计算机检索系统。人工检索系统通过各种检索工具进行检索，通常有案卷总目录、分类目录、全引目录和专题目录等。计算机检索系统则利用专门检索软件和检索语言以达到快速、准确检索的目的，它应实现组合查询、模糊查询和全文检索等要求。
6.3.7.3.3档案编研和开发。通过提供档案资料的多次加工服务，为用户提供深入、综合性的档案编研成果，如基础信息汇编、大事记、年鉴、公司志等。6.3.7.4档案统计
建立档案统计台账，对档案、档案工作和档案事业管理进行统计，反映档案管理现状、掌握档案发展趋势，持续改进档案管理工作。同时为上级部门报送统计数据。6.3.8档案鉴定和处置
6.3.8.1鉴定
6.3.8.1.1在档案的形成、整理、归档、保管和处置等过程均应进行鉴定。档案鉴定采用定性分析和定量分析相结合的方法，遵循以下原则：a）全面性、整体性原则：
动态性、发展性原则：
经济性、实用性原则。
6.3.8.2处置
6.3.8.2.1档案处置包括对移交的或保管期限已满的档案的鉴定和销毁。6.3.8.2.2国有企业资产与产权发生变动时，应按国家有关规定做好档案的处置工作。6.3.8.2.3对移交的或保管期限已满的档案应进行鉴定。对鉴定结论认为确无保管价值的档案应登记造册，按有关规定经单位负责人批准后进行监销。6.3.8.2.4经过鉴定确认没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。经鉴定需要销毁的档案，应填写销毁清单（参见表A.5），报单位主管负责人审批后方可销毁。销毁工作应建立一式两份的清册，一份留存，一份报核电文档主管部门备案。6.4电子文件管理流程
6.4.1电子文件的捕获和收集
6.4.1.1加强对电子文件的前期控制，定期或不定期的对一些计算机产生的与工作相关的电子文件进行捕获、收集、登记和备份。
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