GB/T 43467-2023
基本信息
标准号： GB/T 43467-2023
中文名称：商业会议组织管理指南
标准类别：国家标准(GB)
英文名称：Guidelines for commercial conference organization and management
标准状态：现行
发布日期：2023-12-28
实施日期：2023-12-28
出版语种：简体中文
下载格式：.pdf .zip
标准分类号
标准ICS号：社会学、 服务、公司(企业)的组织和管理、行政、运输>>服务>>03.080.01服务综合
中标分类号：综合>>经济、文化>>A10商业、贸易、合同
关联标准
出版信息
出版社：中国标准出版社
页数：16页
标准价格：31.0
相关单位信息
起草人：潘臻 袁国华 张简为 王晨 徐健生 赖国香 徐迎新 蒋承文 彭璐 王蕾 屈慧平 左霖 浩一山 王媛斌 陈峰
起草单位：中国邮电器材集团有限公司、国家会展中心(上海)有限责任公司、中国对外贸易中心集团有限公司、厦门会展金泓信展览有限公司、中国国际贸易促进委员会纺织行业分会、励展华博展览(深圳)有限公司、长城国际展览有限责任公司、上海市国际贸易促进委员会等
归口单位：全国会展业标准化技术委员会(SAC/TC 348)
提出单位：全国会展业标准化技术委员会(SAC/TC 348)
发布部门：国家市场监督管理总局 国家标准化管理委员会
标准简介
本文件提供了商业会议组织管理总体原则、保障要素以及流程管理的建议。本文件适用于会议组织者对商业会议的组织管理工作。
标准图片预览
标准内容
ICS 03.080.01
CCS A 10
中华人民共和国国家标准
GB/T43467—2023
商业会议组织管理指南
Guidelines for commercial conference organization and management2023-12-28发布
国家市场监督管理总局
国家标准化管理委员会
2023-12-28实施
规范性引用文件
术语和定义
总体原则
前瞻性
4.2系统性
5要素管理
5.1会议组织者
基本条件
项目团队
服务商
会议场地
会议物料
市场营销
数据与信息
公共安全
大型活动安全
消防安全
卫生安全
知识产权
应急处理
流程管理
筹备阶段
总体策划
编制预算
立项登记
议程规划
参会邀请
媒体组织
会场设计
GB/T43467—2023
GB/T43467—2023
实施阶段
6.2.1会前
6.3总结阶段
附录A（资料性）
物料清单示例
按照适用人群划分的物料清单
按照用途划分的物料清单
A.3按照采购方式划分的物料清单I
GB/T43467—2023
第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由全国会展业标准化技术委员会（SAC/TC348)提出并归口。本文件起草单位：中国邮电器材集团有限公司、国家会展中心（上海）有限责任公司、中国对外贸易中心集团有限公司、厦门会展金泓信展览有限公司、中国国际贸易促进委员会纺织行业分会、励展华博展览（深圳)有限公司、长城国际展览有限责任公司、上海市国际贸易促进委员会、深圳市卡司通展览股份有限公司、成都世纪城会展集团有限公司、云南省商务厅。本文件主要起草人：潘臻、袁国华、张简为、王晨、徐健生、赖国香、徐迎新、蒋承文、彭璐、王蕾、届慧平、左霖、浩一山、王媛斌、陈峰。SA
1范围
商业会议组织管理指南
本文件提供了商业会议组织管理总体原则、保障要素以及流程管理的建议。本文件适用于会议组织者对商业会议的组织管理工作。n
规范性引用文件
GB/T43467—2023
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
声环境质量标准
GB3096
室内空气质量标准
GB/T18883
GB/T30520
GB/T33489
GB/T33497
GB37487
会议分类和术语
展览会信息管理系统建设规范
餐饮企业质量管理规范
公共场所卫生管理规范
GB/T38209
：术语和定义
公共安全演练指南
GB/T30520界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1
商业会议
commercial conference
通过营销创造经济效益和社会价值的会议。3.2
会议组织者
conference organizer
负责选题、立项、运营、总结评估，并选取服务商进行相关服务的组织。3.3
服务商
service provider
受会议组织者委托，为会议举办提供配套服务的组织或个人。总体原则
前瞻性
遵循突破创新、环境友好的可持续理念，顺应会议内容所涉及的行业发展趋势，运用先进技术手段实现会议组织管理是十分重要的1
GB/T43467—2023
系统性
宜统筹全局，整体规划，各环节、各要素协同配合，有序推进5要素管理
会议组织者
5.1.1基本条件wwW.bzxz.Net
具备法人资格和会议组织的专业能力，经营范围包含会议组织或相关服务5.1.2认证
鼓励会议组织者通过国际、国内相关管理体系等方面的认证5.2项目团队
5.2.1宜确定项目负责人，组建项目团队。5.2.2宜完善职责分工，建立工作机制。5.2.3宜制定工作计划，明确阶段工作目标和完成时限，对照工作目标及时优化调整。5.3服务商
5.3.1可选用专业会议服务公司，也可结合实际需求分别选择不同类型的服务商提供服务，包括：营销、传播、创意设计、场地提供、搭建、餐饮、摄影、摄像、直播、安保、商旅、翻译、导演、演出、速记、礼仪、志愿者等组织或个人。
5.3.2宜选择具备履约和服务质量保障能力的供应商：a）具备完成服务所需的人力、物力和资质；拥有满足保障需求的供应渠道；b)
接受会议组织者的服务培训和质量监督。宜以合同约定服务商履约内容、责任和标准。5.3.3
会议场地
宜结合会议实际需求选择会议场地，可考虑以下因素：5.4.1
会议室的基本条件；
配套场地的基本条件；
音、视频等设备条件；
网络条件；
交通条件；
餐饮条件；
住宿条件。
会议场地的温度、湿度宜符合GB/T18883要求。会议场地的环境噪声宜符合GB3096要求。宜遵循绿色设计搭建原则，布置会议场地使用环保材料。5.4.4
会议场地卫生条件宜符合GB37487要求。5.5会议物料
5.5.1宜在确定主视觉后进行延展物料设计。5.5.2宜结合制作周期、时限要求和预算等因素制定物料采购、制作计划。5.5.3宜根据会议实际需求确定物料的种类及数量。物料清单示例见附录A。5.6市场营销
GB/T43467—2023
5.6.1宜制定市场营销方案，明确营销对象、策略及实施步骤，通过市场化运作方式获得经济效益。5.6.2宜争取政府或相关组织在政策、资金、信用等方面的支持。5.6.3宜综合考虑信息、受众等因素，利用多种渠道开展整合营销。5.6.4宜确定宣传策略，结合目标和预算制定传播方案，数据与信息
5.7.1宜对参会代表信息、实际参会人数和人次、线上参会人数、报名未到场人数等数据进行采集、管理、分析，注重对个人隐私的保护及对会议文件等数据资料的管理，5.7.2信息系统安全管理宜符合GB/T33489要求。5.8
公共安全
5.8.1大型活动安全
会场疏散标志设置的准确、完备、醒目是十分重要的。参会人数较多的商业会议，设置好足够数量的安全出口是十分重要的。超过1000人以上的会议，履行大型活动相关程序是至关重要的消防安全
效性。
演练。
宜检查会场消防设施，确保其不被遮挡，宜关注安全出口、消防栓、消防卷帘门的位置和有宜安排工作人员会前熟悉疏散通道、消防设施和器材位置，培训使用方法，必要时可组织现场宜配合消防部门在会议举办前对消防设施和器材进行检查，并按照要求整改。5.8.3
卫生安全
宜根据需要制定卫生防疫方案。5.8.3.2
宜根据实际情况设置功能区，包括但不限于缓冲区、医务室、隔离室，配备必要的医务人员、医用物资。
宜按照GB/T33497等餐饮行业相关标准选择餐饮服务商。5.9
知识产权
配合知识产权管理部门的工作。5.9.2加强对自有知识产权的保护，预防、制止侵犯自有知识产权行为。5.9.3宜要求服务商对使用和提供的素材具备相应的知识产权。5.9.4宜提前向主持人和发言人发送关于知识产权的告知函及免责声明。3
GB/T43467—2023
5.10保险
宜购买保险，减少因会议取消、自然灾害、意外事故等不可预见事件带来的损失。投保范围宜覆盖与会议相关的人员、设施、物品及过程。5.11应急处理
5.11.1宜会同场地提供方和服务商共同成立应急机构，建立应急处理机制。5.11.2宜针对公共安全、公共卫生、食品安全、自然灾害、网络安全、奥情处置等制定专项应急预案，设置触发条件，明确程序和分工。宜按照GB/T38209进行演练，
6流程管理
筹备阶段
总体策划
宜在正式立项前进行调研，对照预期目标进行可行性分析。6.1.1.1
6.1.1.2宜选择符合行业发展特点且兼具商业价值的多个主题作为备选，在主题确定后延展会议议题。6.1.1.3
宜综合考虑产业特点、接待能力和配套资源，选择与会议主题和规模相匹配的城市（地区）作为会议举办地。
6.1.1.4宜结合工作质量和时限要求，制定项目进度表。6.1.1.5
可选择有助于达成会议目标的合作伙伴。6.1.2
编制预算
宜依据会议预期目标和会议运营实际需求编制预算。会议的资金来源可包括政府财政、企业赞助、社团自筹等。立项登记
宜根据会议举办地政府主管部门要求，履行报审或报备手续。6.1.4
议程规划
宜结合会议主题和议题规划会议总体日程。宜全面统筹议程安排，并结合议题、发言嘉宾身份等因素安排发言次序。6.1.5参会邀请
宜根据会议主题制定不同类型参会代表邀请方案，6.1.5.1
工作。
宜拟定并向被邀请人发送会议邀请函。邀请函信息宜准确、清晰，可使用信息化手段开展邀请宜开通会议注册系统，以统计参会代表信息，宜对参会代表进行问卷调查，了解参会目的和需求信息。宜在注册界面设置便捷支付通道，4
6.1.6媒体组织
宜指定专人统筹协调联络工作，对接媒体需求，配合做好与会相关工作GB/T43467—2023
宜按需召开媒体通气会、新闻发布会等，提供新闻通稿、图片、视频等传播素材6.1.6.2
6.1.7会场设计
会场设计宜符合地面承重、电力负荷、消防安全等现场实施条件，遵守场地提供方的管理要求，设计风格宜与主视觉相匹配。6.1.7.2
宜协调服务商和场地提供方，做好基础保障、系统设备和工程保障需求的对接6.2
实施阶段
6.2.1会前
宜安排参会代表的接待工作，发放证件及资料，并为重要参会代表提供相应服务6.2.1.2宜考虑不同年龄、民族、宗教和残障等参会人员的特殊需求，必要时在专业部门的指导下提供相应服务
宜关注媒体安排，并提前为重要媒体预留拍摄机位，6.2.1.4
宜督促服务商配合完成场地检验手续，做好场地保护措施，按照场地方施工规范及施工安全管理要求施工，督促服务商按照计划完成搭建工作，宜在完工后及时进行检查。5宜督促服务商采取必要的安全防范措施，保障工作人员人身和财产安全。宜督促服务商落实6.2.1.5
安全责任，制定相关方案和预案。6.2.1.6宜检查会场布置和设备调试情况，重点关注电力和网络保障，屏幕、灯光、音响、直播等效果。宜在各项准备工作完成后进行全流程彩排演练。6.2.1.7
督检查。
宜监督服务商工作人员按时就位宜与相关单位共同对服务商现场实施过程、人员管理、质量结果、广告合规、安全措施等进行监6.2.2会期
宜及时组织参会代表人场并引导重要参会代表至相应区域。6.2.2.1
宜实时关注会议进行情况，根据临时变化及时调整议程。6.2.2.3
宜在会议开始后及时发出新闻稿件，做好实时媒体宣传。可进行舆情监测，必要时及时开展危机公关，消除不良影响。
宜对服务商提供服务的数量、完成质量和执行情况等进行考核验收，留存照片等资料作为结算依据。
6.2.3会后
宜根据需要安排参会代表会后行程。6.2.3.1
宜发布成果性新闻稿件。
收确认。
宜监督服务商做好会后撤离工作，配合场地提供方完成场地检验，并对服务商工作内容进行验宜及时完成项目结算。
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CCS A 10
中华人民共和国国家标准
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商业会议组织管理指南
Guidelines for commercial conference organization and management2023-12-28发布
国家市场监督管理总局
国家标准化管理委员会
2023-12-28实施
规范性引用文件
术语和定义
总体原则
前瞻性
4.2系统性
5要素管理
5.1会议组织者
基本条件
项目团队
服务商
会议场地
会议物料
市场营销
数据与信息
公共安全
大型活动安全
消防安全
卫生安全
知识产权
应急处理
流程管理
筹备阶段
总体策划
编制预算
立项登记
议程规划
参会邀请
媒体组织
会场设计
GB/T43467—2023
GB/T43467—2023
实施阶段
6.2.1会前
6.3总结阶段
附录A（资料性）
物料清单示例
按照适用人群划分的物料清单
按照用途划分的物料清单
A.3按照采购方式划分的物料清单I
GB/T43467—2023
第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由全国会展业标准化技术委员会（SAC/TC348)提出并归口。本文件起草单位：中国邮电器材集团有限公司、国家会展中心（上海）有限责任公司、中国对外贸易中心集团有限公司、厦门会展金泓信展览有限公司、中国国际贸易促进委员会纺织行业分会、励展华博展览（深圳)有限公司、长城国际展览有限责任公司、上海市国际贸易促进委员会、深圳市卡司通展览股份有限公司、成都世纪城会展集团有限公司、云南省商务厅。本文件主要起草人：潘臻、袁国华、张简为、王晨、徐健生、赖国香、徐迎新、蒋承文、彭璐、王蕾、届慧平、左霖、浩一山、王媛斌、陈峰。SA
1范围
商业会议组织管理指南
本文件提供了商业会议组织管理总体原则、保障要素以及流程管理的建议。本文件适用于会议组织者对商业会议的组织管理工作。n
规范性引用文件
GB/T43467—2023
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
声环境质量标准
GB3096
室内空气质量标准
GB/T18883
GB/T30520
GB/T33489
GB/T33497
GB37487
会议分类和术语
展览会信息管理系统建设规范
餐饮企业质量管理规范
公共场所卫生管理规范
GB/T38209
：术语和定义
公共安全演练指南
GB/T30520界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1
商业会议
commercial conference
通过营销创造经济效益和社会价值的会议。3.2
会议组织者
conference organizer
负责选题、立项、运营、总结评估，并选取服务商进行相关服务的组织。3.3
服务商
service provider
受会议组织者委托，为会议举办提供配套服务的组织或个人。总体原则
前瞻性
遵循突破创新、环境友好的可持续理念，顺应会议内容所涉及的行业发展趋势，运用先进技术手段实现会议组织管理是十分重要的1
GB/T43467—2023
系统性
宜统筹全局，整体规划，各环节、各要素协同配合，有序推进5要素管理
会议组织者
5.1.1基本条件wwW.bzxz.Net
具备法人资格和会议组织的专业能力，经营范围包含会议组织或相关服务5.1.2认证
鼓励会议组织者通过国际、国内相关管理体系等方面的认证5.2项目团队
5.2.1宜确定项目负责人，组建项目团队。5.2.2宜完善职责分工，建立工作机制。5.2.3宜制定工作计划，明确阶段工作目标和完成时限，对照工作目标及时优化调整。5.3服务商
5.3.1可选用专业会议服务公司，也可结合实际需求分别选择不同类型的服务商提供服务，包括：营销、传播、创意设计、场地提供、搭建、餐饮、摄影、摄像、直播、安保、商旅、翻译、导演、演出、速记、礼仪、志愿者等组织或个人。
5.3.2宜选择具备履约和服务质量保障能力的供应商：a）具备完成服务所需的人力、物力和资质；拥有满足保障需求的供应渠道；b)
接受会议组织者的服务培训和质量监督。宜以合同约定服务商履约内容、责任和标准。5.3.3
会议场地
宜结合会议实际需求选择会议场地，可考虑以下因素：5.4.1
会议室的基本条件；
配套场地的基本条件；
音、视频等设备条件；
网络条件；
交通条件；
餐饮条件；
住宿条件。
会议场地的温度、湿度宜符合GB/T18883要求。会议场地的环境噪声宜符合GB3096要求。宜遵循绿色设计搭建原则，布置会议场地使用环保材料。5.4.4
会议场地卫生条件宜符合GB37487要求。5.5会议物料
5.5.1宜在确定主视觉后进行延展物料设计。5.5.2宜结合制作周期、时限要求和预算等因素制定物料采购、制作计划。5.5.3宜根据会议实际需求确定物料的种类及数量。物料清单示例见附录A。5.6市场营销
GB/T43467—2023
5.6.1宜制定市场营销方案，明确营销对象、策略及实施步骤，通过市场化运作方式获得经济效益。5.6.2宜争取政府或相关组织在政策、资金、信用等方面的支持。5.6.3宜综合考虑信息、受众等因素，利用多种渠道开展整合营销。5.6.4宜确定宣传策略，结合目标和预算制定传播方案，数据与信息
5.7.1宜对参会代表信息、实际参会人数和人次、线上参会人数、报名未到场人数等数据进行采集、管理、分析，注重对个人隐私的保护及对会议文件等数据资料的管理，5.7.2信息系统安全管理宜符合GB/T33489要求。5.8
公共安全
5.8.1大型活动安全
会场疏散标志设置的准确、完备、醒目是十分重要的。参会人数较多的商业会议，设置好足够数量的安全出口是十分重要的。超过1000人以上的会议，履行大型活动相关程序是至关重要的消防安全
效性。
演练。
宜检查会场消防设施，确保其不被遮挡，宜关注安全出口、消防栓、消防卷帘门的位置和有宜安排工作人员会前熟悉疏散通道、消防设施和器材位置，培训使用方法，必要时可组织现场宜配合消防部门在会议举办前对消防设施和器材进行检查，并按照要求整改。5.8.3
卫生安全
宜根据需要制定卫生防疫方案。5.8.3.2
宜根据实际情况设置功能区，包括但不限于缓冲区、医务室、隔离室，配备必要的医务人员、医用物资。
宜按照GB/T33497等餐饮行业相关标准选择餐饮服务商。5.9
知识产权
配合知识产权管理部门的工作。5.9.2加强对自有知识产权的保护，预防、制止侵犯自有知识产权行为。5.9.3宜要求服务商对使用和提供的素材具备相应的知识产权。5.9.4宜提前向主持人和发言人发送关于知识产权的告知函及免责声明。3
GB/T43467—2023
5.10保险
宜购买保险，减少因会议取消、自然灾害、意外事故等不可预见事件带来的损失。投保范围宜覆盖与会议相关的人员、设施、物品及过程。5.11应急处理
5.11.1宜会同场地提供方和服务商共同成立应急机构，建立应急处理机制。5.11.2宜针对公共安全、公共卫生、食品安全、自然灾害、网络安全、奥情处置等制定专项应急预案，设置触发条件，明确程序和分工。宜按照GB/T38209进行演练，
6流程管理
筹备阶段
总体策划
宜在正式立项前进行调研，对照预期目标进行可行性分析。6.1.1.1
6.1.1.2宜选择符合行业发展特点且兼具商业价值的多个主题作为备选，在主题确定后延展会议议题。6.1.1.3
宜综合考虑产业特点、接待能力和配套资源，选择与会议主题和规模相匹配的城市（地区）作为会议举办地。
6.1.1.4宜结合工作质量和时限要求，制定项目进度表。6.1.1.5
可选择有助于达成会议目标的合作伙伴。6.1.2
编制预算
宜依据会议预期目标和会议运营实际需求编制预算。会议的资金来源可包括政府财政、企业赞助、社团自筹等。立项登记
宜根据会议举办地政府主管部门要求，履行报审或报备手续。6.1.4
议程规划
宜结合会议主题和议题规划会议总体日程。宜全面统筹议程安排，并结合议题、发言嘉宾身份等因素安排发言次序。6.1.5参会邀请
宜根据会议主题制定不同类型参会代表邀请方案，6.1.5.1
工作。
宜拟定并向被邀请人发送会议邀请函。邀请函信息宜准确、清晰，可使用信息化手段开展邀请宜开通会议注册系统，以统计参会代表信息，宜对参会代表进行问卷调查，了解参会目的和需求信息。宜在注册界面设置便捷支付通道，4
6.1.6媒体组织
宜指定专人统筹协调联络工作，对接媒体需求，配合做好与会相关工作GB/T43467—2023
宜按需召开媒体通气会、新闻发布会等，提供新闻通稿、图片、视频等传播素材6.1.6.2
6.1.7会场设计
会场设计宜符合地面承重、电力负荷、消防安全等现场实施条件，遵守场地提供方的管理要求，设计风格宜与主视觉相匹配。6.1.7.2
宜协调服务商和场地提供方，做好基础保障、系统设备和工程保障需求的对接6.2
实施阶段
6.2.1会前
宜安排参会代表的接待工作，发放证件及资料，并为重要参会代表提供相应服务6.2.1.2宜考虑不同年龄、民族、宗教和残障等参会人员的特殊需求，必要时在专业部门的指导下提供相应服务
宜关注媒体安排，并提前为重要媒体预留拍摄机位，6.2.1.4
宜督促服务商配合完成场地检验手续，做好场地保护措施，按照场地方施工规范及施工安全管理要求施工，督促服务商按照计划完成搭建工作，宜在完工后及时进行检查。5宜督促服务商采取必要的安全防范措施，保障工作人员人身和财产安全。宜督促服务商落实6.2.1.5
安全责任，制定相关方案和预案。6.2.1.6宜检查会场布置和设备调试情况，重点关注电力和网络保障，屏幕、灯光、音响、直播等效果。宜在各项准备工作完成后进行全流程彩排演练。6.2.1.7
督检查。
宜监督服务商工作人员按时就位宜与相关单位共同对服务商现场实施过程、人员管理、质量结果、广告合规、安全措施等进行监6.2.2会期
宜及时组织参会代表人场并引导重要参会代表至相应区域。6.2.2.1
宜实时关注会议进行情况，根据临时变化及时调整议程。6.2.2.3
宜在会议开始后及时发出新闻稿件，做好实时媒体宣传。可进行舆情监测，必要时及时开展危机公关，消除不良影响。
宜对服务商提供服务的数量、完成质量和执行情况等进行考核验收，留存照片等资料作为结算依据。
6.2.3会后
宜根据需要安排参会代表会后行程。6.2.3.1
宜发布成果性新闻稿件。
收确认。
宜监督服务商做好会后撤离工作，配合场地提供方完成场地检验，并对服务商工作内容进行验宜及时完成项目结算。
小提示：此标准内容仅展示完整标准里的部分截取内容，若需要完整标准请到上方自行免费下载完整标准文档。