本文件规定了通过政务服务事项办理系统形成、办理、传输和存储的电子文件（简称政务服务事项电子文件）归档的功能要求、归档流程，归档信息包的内容、结构、命名规则，以及元数据、存储格式、数据交换等要求。 本文件适用于在政务服务事项办理系统中形成的依申请办理的行政权力事项和公共服务事项电子文件的归档，行政处罚、行政检查等行政权力事项电子文件的归档参照使用。

ICS01.140.20
ccSA14
中华人民共和国国家标准國
GB/T42727—2023
政务服务事项电子文件归档规范Archivingspecificationforelectronicdocumentsofgovernmentserviceitem2023-05-23发布
国家市场监督管理总局
国家标准化管理委员会
2023-12-01实施
1范围
规范性引用文件
术语和定义
总体原则和要求
5归档功能要求
基本要求
5.2归档配置功能
5.3整理组件功能
5.4清点检测功能
5.5归档信息包封装功能
5.6数据交换功能
统计和审计功能
6归档流程
6.1总体流程
6.2文件收集
6.3整理
6.4清点
6.5形成归档信息包
6.6生成验证信息
归档检测
6.8数据交换
接收检测
6.10登记编目
6.11入库
7归档信息包的内容、结构和命名规则7.1内容
7.2结构
7.3命名规则
8元数据要求
8.1概述
8.2归档配置信息
GB/T42727—2023
GB/T42727—2023
8.3办件基本信息
8.4办理流程信息
9存储格式要求
9.1一般要求
9.2具体要求
10数据交换要求
附录A (资料性)
附录B (资料性)
附录C (资料性)
附录D (资料性)
附录E(资料性）
参考文献
归档材料目录
归档信息包的一般结构示例
归档信息包的嵌套结构示例
政务服务事项电子文件元数据映射表元数据描述格式示例
GB/T42727—2023
本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位：浙江省档案局、浙江省档案馆、福建南威软件有限公司。本文件主要起草人郑金月、梁绍红、王锦妙、夏振华、陈林、王大众、林伟宏、翁梅、陈桂明、高乐、黄文峰。
GB/T 42727—2023
随着“互联网+政务服务”的深入推进，政务服务实施机构在办理政务服务事项过程中，形成了大量的电子文件。这些电子文件是国家信息资源的重要组成部分，具有重要凭证和长久查考价值。制定政务服务事项电子文件归档的国家标准，用以指导各级政务服务实施机构开展政务服务事项电子文件归档工作，对于规范归档和安全保存政务服务事项电子文件，维护社会各方合法权益具有重要意义。IV
1范围
政务服务事项电子文件归档规范GB/T 42727—2023
本文件规定了通过政务服务事项办理系统形成、办理、传输和存储的电子文件（简称政务服务事项电子文件)归档的功能要求、归档流程，归档信息包的内容、结构、命名规则，以及元数据、存储格式、数据交换等要求。
本文件适用于在政务服务事项办理系统中形成的依申请办理的行政权力事项和公共服务事项电子文件的归档，行政处罚、行政检查等行政权力事项电子文件的归档参照使用。2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894—2016
5电子文件归档与电子档案管理规范GB/T36905—2018电子证照文件技术要求GB/T39554.1一2020全国一体化政务服务平台政务服务事项基本目录及实施清单第1部分：编码要求
DA/T13
3档号编制规则
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。3.1
政务服务事项
governmentserviceitem
政府部门及其授权或委托的其他组织行使依申请办理的行政权力和公共服务事项过程中提供的服务事项。
[来源:GB/T39554.1—2020,3.3]3.2
政务服务事项办理系统
governmentservicesystem
用于办理政务服务事项(3.1)的信息系统。3.3bZxz.net
电子文件
electronicdocument
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。[来源:GB/T18894—2016,3.1]
电子档案
electronicrecords
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件(3.3）。1
GB/T 42727—2023
[来源：GB/T18894—2016,3.2]
办件finished item
政务服务事项(3.1)按程序办理完毕并形成相应结果的单个活动，是政务服务事项办理和归档的基本单位。
元数据
metadata
描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。[来源:GB/T18894—2016,3.3]
自archiving
将具有保存价值且办理完毕的政务服务事项电子文件及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。
[来源：GB/T39362—2020.3.3,有修改】3.8
tolerancearchiving
容缺归档
一个办件的某些归档材料在办理过程中未进入政务服务事项办理系统，在该办件电子文件归档时以不完整状态进行归档并标记的方式。3.9
组件component
构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。[来源:GB/T18894—2016.3.4]
信息包informationpackage
由内容信息、流程信息和相关保存描述信息构成的信息整体。[来源：DA/T58—2014,2.8,有修改]3.11
归档信息包
archivingsubmission information package政务服务实施机构在归档时按照档案管理要求对政务服务事项电子文件及相关信息进行组织并提交的信息包。
[来源：GB/T39362—2020,3.10,有修改】3.12
encapsulation
将政务服务事项电子文件及元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。[来源：DA/T58—2014,3.12,有修改】3.13
电子文件号
electronicdocumentcode
政务服务事项电子文件归档过程中，系统根据一定的规则赋予归档政务服务事项电子文件信息整体的唯一编号。
4总体原则和要求
4.1政务服务事项电子文件归档工作应按照在线政务服务有关规定和电子档案管理的要求开展，确保2
归档的政务服务事项电子文件符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求。GB/T 42727—2023
4.2政务服务实施机构应建立严格的政务服务事项电子文件归档和电子档案管理制度，明确政务服务事项电子文件归档和电子档案管理工作的职责和分工，主要包括以下三类部门的职责和分工：a）业务办理部门负责做好政务服务事项电子文件的收集、整理、移交归档工作；b）档案部门负责制定政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表，提出政务服务事项办理系统和电子档案管理系统的电子文件归档功能要求，做好政务服务事项电子档案的接收、保管、利用工作；
信息化部门负责依据标准建设政务服务事项办理系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。涉及多个政务服务实施机构联合办理的政务服务事项，各政务服务实施机构按照各自职责分工做好归档工作。
对于区域统一建设的一体化在线政务服务平台，档案主管部门和政务服务管理机构应按照各自职责分工，落实国家有关政务服务事项电子文件归档和电子档案管理要求，为实现政务服务事项全流程、规范化网上办理和归档提供政策指引和技术支持。4.3政务服务事项电子文件的归档宜采用在线归档方式，归档时间最迟不应超过政务服务事项办结后的第2年6月。政务服务事项办理系统如有重大调整，宜在完成系统内政务服务事项电子文件的归档工作后实施。
4.4政务服务事项电子文件的归档范围与保管期限参照相应纸质文件的归档范围与保管期限执行，归档范围与保管期限的相关信息见《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。用以证明政务服务事项办理全过程，满足司法审查等需要的证据性材料、程序性材料、结果性材料应纳入归档范围。
保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。4.5政务服务事项办理系统应按照国家网络安全等级保护标准建设，采用符合国家信息技术安全要求的电子认证、密码应用等可靠技术保障措施，确保信息安全。5归档功能要求
5.1基本要求
政务服务事项电子文件归档功能设计应符合GB/T18894一2016中5.1的基本规定，归档功能模块宜作为政务服务事项办理系统的一个内置功能模块，也可采用独立系统等不同的方式，实现与政务服务事项办理系统、电子档案管理系统的对接。5.2归档配置功能
应能按文件材料归档范围和档案保管期限表，配置需归档的政务服务事项，并支持以政务服务事项的最小细分项(如子项、业务项等)为单位配置归档材料目录，同时支持对电子文件号命名规则、密级等参数的灵活配置。支持对归档配置的版本管理。可根据工作需要，支持对政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限进行在线审查。5.3整理组件功能
应能根据相应版本的归档配置自动对政务服务事项电子文件组件及元数据进行收集和整理，支持以人工方式进行必要的信息补录和材料补充；应能对特殊原因无法补充的应归档材料进行容缺标记并备注说明具体原因。
GB/T42727—2023
5.4清点检测功能
应能在形成归档信息包前，根据相应版本的归档配置对归档政务服务事项电子文件的完整性、规范性等进行必要的清点和技术检测，标记清点检测结果。应能对归档信息包的真实性、完整性、可用性、安全性进行技术检测和验证。5.5归档信息包封装功能
应能根据归档信息包结构要求，将政务服务事项电子文件组件、整理输出的元数据XML文件封装为一个归档信息包，并可支持通过可信时间戳、数字摘要等技术手段确保其真实性、安全性。5.6数据交换功能
应支持将归档信息包逐个或批量交换到电子档案管理系统，按照第10章的要求形成数据交换目录，保证数据交换前后的一致性。5.7统计和审计功能
5.7.1应支持对归档过程中的政务服务事项电子文件和电子档案按需求进行分类统计，对归档配置及归档情况进行检查。
5.7.2应支持对归档过程中的所有操作及操作人员、时间和结果等日志信息进行记录和跟踪、审计。6归档流程
6.1总体流程
归档流程分两个阶段：
a）预归档阶段：政务服务实施机构业务办理部门对政务服务事项电子文件组件及元数据进行收集、整理和清点，形成完整的归档信息包，经检测合格后移交归档；正式归档阶段：政务服务实施机构档案部门对接收到的归档信息包进行接收检测、登记编b
目，形成政务服务事项电子档案。政务服务实施机构业务办理部门对已归档的政务服务事项电子文件需要变更或补正电子文件组件及元数据时，应采用嵌套结构形成新的归档信息包，并按上述流程再次归档，替代原归档信息包。具体流程见图1。
补充材料
否可以
充材料
标记容缺归档
6.2文件收集
不合格
业务部门
（侯归档阶段）
文件收集
形成归档信息包
生成验证信息
日档检油
不合格
数据交换
不合格
图1政务服务事项电子文件归档流程GB/T427272023
档案部门
（正式归档阶段）
登记编目
接收检测
政务服务事项办结后，系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录，自动采集办理过程中形成的政务服务事项电子文件组件及元数据，一般实时进行，必要时可人工补充，并符合以下规定：a)
以数据共享形式从外部调用的电子证照及其元数据应一并采集；采集的电子文件组件存储格式符合第9章的规定；b）
采集的元数据符合第8章的规定。6.3整理
以办件为单位将采集的政务服务事项电子文件组件及元数据按第7章的规定进行整理，以文件夹的形式进行规范组织和存储，形成归档文件夹，并按预先设置的命名规则生成电子文件号，对归档文件夹进行命名。
GB/T42727—2023
6.4清点
对归档文件夹中的政务服务事项电子文件组件及元数据进行自动清点。归档的政务服务事项电子文件门类、保管期限、件数应与归档信息包中的归档材料信息相匹配，元数据符合第8章的规定。经清点，政务服务事项电子文件组件及元数据有缺失的应予以补充并重新整理；因特殊原因无法补充则在归档材料信息中记录原因后容缺归档。6.5形成归档信息包
将清点合格的政务服务事项电子文件组件及元数据以归档文件夹为单位进行封装，形成归档信息包。
6.6生成验证信息
对归档信息包可通过可信时间戳、数字摘要等技术手段生成验证信息，确保其可追溯。生成的验证信息单独保存，并与归档信息包建立关联。6.7归档检测
在提交归档前，宜参考DA/T70的相关检测要求，通过专业检测工具或系统集成的检测功能，对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技术检测和验证，记录检测时间、结果，不符合要求的归档信息包应重新整理。
6.8数据交换
将归档信息包从政务服务事项办理系统交换到电子档案管理系统，并按第10章的规定生成政务服务事项电子文件数据交换目录作为系统间交换凭据。6.9接收检测
在登记编目前，档案部门宜参考DA/T70的相关检测要求，对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，对于不符合要求的归档信息包予以退回，并注明退回原因。6.10登记编目
将归档信息包按GB/T18894一2016的要求导入电子档案管理系统预归档库进行登记，并自动编制档号，生成归档目录和归档登记表：按DA/T13的档号编制规则，根据需要生成由全宗号、档案门类代码、机构(问题)代码等要素a）
组成的档号；
对归档信息包中的基本信息元数据进行解析，自动生成归档目录；b)
根据需要，可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段元数据调整等操作，但不应修改政务服务事项电子文件组件和办理阶段元数据的原始内容。6.11　入库
将政务服务事项电子档案导入电子档案管理系统正式库，由政务服务实施机构档案部门进行管理。
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