YY 0034-1990.
1主题内容 与适用范围
档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。为建立健全我国医药档案统-的检索体系,展档案的报道与交流,充分发挥其在我国医药事业中的作用.依据GB3792.5-~-85(档案著录规则>1.3
条规定的原则,特制订本细则。
YY 0034适用于医药档案的著录。我国医药行业系统的党务、政务、会计档案的著录亦应参照使用.
YY 0034不包含医药档案目录的组织方法。
2名词术语
2.1医药档案
国家机构、社会组织和个人从事医药科研、生产、教学、贸易等社会实践活动中直接形成的文字、图表、声像、实物标本等形态的历史记录.
2.2 案卷
是一组关系密切的医药档案文件的组合,有时称档案保管单位。
2.3档案著录
在编制档案目录时,对医药档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.4著录项目
揭示医药档案内容和形式特征的记录亦项。
2.5著录格式
医药档案著录项目在条目中的推列顺序及其表达方式。
2.6条目
档案著录的结果,是反映医药档案单份文件或案卷的内容和形式特征的著录项目的组合。
2.7档案目录
按照一定的次序排列而成的条目组合,是医药档案检索和报道的工具。
3著录项目
31题名 与责任者项
a. 题名:直接表达医药档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的题目名称。
b.责任 者:是指对医药档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。
3.1.1正题名
医药档案文件文首或案卷封面上的主要题名。包括单纯题名、交替题名、合订题名。
3.1.2并列题名
医药档案文件文首或案卷封面上，以两种或两种以上的语言文字书写与正题名互相对照#列的题名。但不含以汉语拼音相并列的题名。
3. 1.3副题名及说明题名文字

中华人民共和国行业标准
YY0034-90
医药档案著录细则
1990-12-13发布
国家医药管理局发布
1991-06-01实施
主题内容与适用范围
名词术语
著录项目
标识符号
5.著录格式
6著录详简级次
善录用文字
8载体类型标识
9著录来源
附录入著录项日说明及范例（补充件）附录B著录格式说明及范例（补充件）目
附录C医药档案文件与载体类型代码（参考件)次
rKAoNiKAca
（3）
（4）
（4）
（4）
（5）
中华人民共和国行业标准
医药档案著录细则
1主题内容与适用范围
YY0034---90
档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之一。为建立健全我国医药档案统一的检索体系，开展档案的报道与交流，充分发挥其在我国医药事业中的作用.依据GB3792.5~85《档案落录规则》1.3条规定的原则，特制订本细则。本标准适用于医药档案的著录。我国医药行业系统的党务、政务、会计档案的著录亦应参照使用。本标准不包含医药档案目录的组织方法。2名词术语
2.1医药档案
国家机构、社会组织和个人从事医药科研、生产、教学、贸易等社会实践活动中直接形成的文字、图表、声像、实物标本等形态的历史记录。2.2案卷
是一组关系密切的医药档案文件的组合，有时称档案保管单位。2.3档案著录
在编制档案目录时，对医药档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。2.4著录项目
揭示医药档案内容和形式特征的记录事项。2.5著录格式
医药档案著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。2.6条目
档案著录的结果，是反映医药档案单份文件或案卷的内容和形式持征的著录项目的组合。2.7档案目录
按照一定的次序排列而成的条目组合，是医药档案检索和报道的工具。3著录项目
3.1题名与责任者项
题名直接表达医药档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的题目名称。责任者：是指对医药档案内容进行创造，负有责任的团体或个人。b.
3.1.1正题名
医药档案文件文首或案卷封面上的主要题名。包括单纯题名、交替题名、合订题名。3.1.2并列题名
医药档案文件文首或案卷封面上，以两种或两种以上的语言文字书写与正题名互相对照并列的题名。但不含以汉语拼音相并列的题名。3.1.3副题名及说明题名文字
国家医药管理局1990-12-13批准1991-06-01实施
YY0034—90免费标准bzxz.net
副题名，解释或从属于正题名的另一题名(含分卷题名）。e
b.说明题名文字，在题名前后对档案内容、范围、编排体例、用途等的说明文字。3.1.4文件编号
文件制发过程，由制发机关团体或个人编写的顺序号.包括发文字号、研究项目号、工程号、图号等。3.1.5载体类型标识
指医药档案内容载持物的物理形态类别标识。3.1.6第一责任者
对医药档案内容的形成负有主要责任者。3.1.7其他责任者
指除第一责任者以外的责任者。3.1.8出版发行者
指医药出版物档案的出版单位及发行部门。3.2文本项
医药档案文件稿本的名称。依实际情况可分为正本、副本、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图等。3.3密级与保管期限项
。密级：依据医药档案文件或案卷内容的机密程度而划分的保密级别。一般分为秘密、机密、绝密三级。
b.保管期限：依据医药档案文件或案卷内容利用价值的大小，而划分的保存时间。通常分为永久（50年以上）、长期（15～50年）、短期（15年以下）三个保管期限。3.4时间项
视著录对象分为文件级的文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。3.5载体形态项
指医药档案载体的形态特征。
3.5.1数量及单位
指一个著录条目所涉及医药档案文件或案卷的页数或卷册数。3.5.2规格
医药档案载体的尺寸及型号等。3.5.3附件
指医药档案文件正文后的附加材料。3.6丛编项
指在一个总题名下，汇集若干同一类型且具各自独立的题名、统一编号发布的系列医药档案文件。3.7附注项
将各著录项目中需要解释和补充的事项在本项目内加以附注性著录。3.8标准编码及有关记载项
标准编码：按有关规定赋于医药档案的某些特定编号。如医药出版物档案的统一书号，药品生e
产批文号、成果登记号、专利号等。b。有关记载项：记载其他具有检索意义的有关事项。如药品、医疗器械的商标牌号。3.9提要项
是对所著录的医药档案文件或案卷内容的简介和评述，应力求反映其主题内容。3.10排检与编号项
是目录排检和档案馆（室）业务注记项。3.10.1分类号
根据医药档案所反映的事物属性，或载体形式特征赋于档案的分类代号。医药档案的分类号依据TIYKANYKAca
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《中国档案分类法医药档案分类表》规定原则标引。3.10.2档案馆（室）代号
按档案馆(室)代号编号制度编制并赋于各个档案馆(室)的代号。3.10.3档号
在档案整理过程中，按有关规则赋于档案的编号。档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页码。
全宗号：馆藏每一全宗的编号。案卷目录号：全宗内每一案卷目录的编号。案卷号：案卷目录内每一案卷的编号。d.
件号或页码：案卷内每一文件的顺序号或其首页的编号。3.10.4缩微号
是档案缩微品的编号。
3.10.5主题词
是对医药档案主题内容进行分析后标引的规范词。4标识符号
是对著录项目和著录内容进行标示与识别的衍号。分为著录项目标识符和著录内穿识别符。4.1著录项目标识符
4.1.1本标准规定在各大小项目之冠以一定的标识符号。题名与责任者项
正题名
，又名，交替题名
—并列题名
副题名及说明题名文字、文件编号，出版发行者/第一贵任者
相同方式责任者
；其他责任者、同一责任者第二合订题名文本项
一文本
密级与保管期限项
.一密级
；保管期限
时间项
.一时间
载体形态项
.一数量及单位
：规格
+附件
丛编项
：—（)丛编文件、案卷
附注项
标准编码及有关记载项
一标推编码
：门产品批文号，商标
4.1.2著录项目标识符说明
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4.1.2.1除“。-”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。4.1.2.2除题名与责任者项外，各大、小项回行时，均不省略标识符。4.1.2.3凡重复著录个项目，需要重复添加该项目的标识符；不进行著录的项目，其符号连同项目并省略。
4.2著录内容识别符
（）责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。
自拟著录内容、载体类型标识、产品批文号、商标。?
推测的不能确定的著录内容，与口结合使用。口每个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“”号。不同责任者第二含订题名、外文缩写。～起止连接。
著录格式
按不同著录对象，区分为文件和案卷级两种条目著录格式。5.1文件级(以单份文件为著录对象）条目著录格式。5.2案卷级（以档案保管单位为著录对象)条目著录格式。6著录详简级次
6.1著录项目分为必要项目和选择项目。6.1.1必要项目：正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。6.1.2选择项目：并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、出版发行者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、标准编码及有关记载、提要、档案馆(室)代号。6.2著录详简级次分为简要级次、基本级次和详细级次。6.2.1凡条目仅著录必要项目的称简要级次。6.2.2凡条目除著录必要项目外，还著录部分选择项目的称基本级次。6.2.3凡条目除著录必要项目外，还著录全部选择项目的称详细级次。7著录用文字
著录用文字必须规范化。
7.2文件编号、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。7.3少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。8载体类型标识
档案的载体类型分为：金石、简膜、继帛、纸、照片、唱片、胶卷（片）、磁带、磁盘等。9著录来源
：9.1医药档案的著录来源是被著录档案的本身。主要依据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录、备考表及文件正文。
9.2其他有关的档案材料
YrKAoNiKAca
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附录A
著录项目说明及范例
（补充件）
对各著录项目的原则要求、方式方法、标识符号的使用等加以具体说明，并列举实例。A1题名与责任者项
A1.1正题名：正题名照录。包括题名中的标点符号、数字、汉语拼音及外文字均照录，但遇有“，“/”“一”符号时，为不引起误会，可适当更改。题名中起语法作用的空格应保留。A1.1.1单纯题名是指题名前后没有附加文字的题名。例：新药审批办法
A1.1.2分卷（册）次是正题名的组成部分，著录时与正题名间空一格。例：药物化学上册
A1.1.3交替题名指文件文首或案卷封面上具有两个以上交替使用的题名。交替题名依次著录两个（其余著录于附注项），中间用“，又名，”连接。例：
板兰根注射液，又名，201注射液A1.1.4合订题名是指一个案卷由几个文件组成，而在案卷封面上出现两个以上题名。a.
属于同一个责任者的合订题名，依次著录两个，第二个题名前用“，”。例：BYS-13CP型床旁监护仪，BYS-11型四线示波器/北京医疗仪器厂不属于同一责任者的合订题名，将题名与责任者分别著录，在第二个题名前加“，”。b.
例：人参的品种/米景森.人参的生药学研究/江泽荣c．不属于同一责任者的合订题名在三个以上，取第一个题名与责任者著录，在题名与责任者后均加.”，其他著录于附注项。
例．人参总皂武的一些药理作用…衰文学，挂绿荷……A1.2并列题名：必要时并列题名与正题名一并著录。并列题名前加”=”号。例：药学学报一ACTAPHARMACEOTICASINICA两种语言文字相对照的题名，著录时应选择与文件或案卷正文内容所用相同语种文字书写的题名为正题名。
例：99BSERIESINFRAREDSPECTROPHOTOMETERS=99B红外分光光度计1）本卷正文以英文书写。
A1.3副题名及说明题名文字
A1.3.1副题名照原文著录。正题名能够反映档案内容时，副题名可不必著录：副题名前用“，”号。例：抗结核新药：利福平胶囊
A1.3.2副题名具有两个或两个以上，在它们之间用“，\连接。例：制剂大楼竣工图纸：采暖，电气照明A1.3.3说明题名文字照原文著录，其前加：”号。例：人参的综合研究：药理实验部分A1.4没有题名的单份文件
依据其内容拟写题名，并加\”号。例\”：【关于从事新药研究的建议】1）本卷为一份专家建议，原文件未写题名，著录时依据内容拟写。A1.5题名含混不清的文件或案卷YY0034-90
A1.5.1单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加\”号。例：关于执行厂科字（86）4号文件情况的报告【关于执行东风药厂科技档案管理办法情况的报告】
A1.5.2案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于亢长时，一般应重新拟写，改写原案卷题名后再著录。A1.6文件编号
文件编号照原文字和符号著录，其前加“，\号。例：关于人参茎叶总皂试暂行质量标准的批复：辽卫药准字（84)942-66号A1.7载体类型标识
以纸张为载体的档案一般不予著录类型标识，其他载体类型据实著录，并加“”号。例：中药切片技术(胶片）
A1.8第一责任者
A1.8.1第一责任者是指对文件内容负主要责任者，据实著录，其前加“/\号。a.，文件的制发机关或个人。
例1：关于开展档案系统科学技术进步奖评审工作的通知：（87)档办字10号/国家档案局例2：档案著录规则：GB3792.5—85/邓绍兴；来长治，杨淑琴b。医药教育档案中的教材主编或主要编写者。例：，药剂学/南京药学院
c.学位档案中的学位中请者
例\：东北产唐松草的研究/王涛,1）本卷为硕士研究生学位论文，王静涛为硕士学位申请者。科研课题负责人或主要参加者，科研论文主要撰写者，科研工作总结者。d.
例1：大毫安医用X线机组技术攻关报告/陈旭：孙辉洲纸层先导设计法/陈英杰
例2：
原料药及制剂生产工艺的设计者或生产厂家。例：心得安生产工艺/常州第四制药厂医药设计、基本建设项目的设计者或设计单位。T
例：沈阳药学院住宅：81229--1/（东北建筑设计院）康明芳医疗设备器械及制药机械的生产厂家。例1：1250mA心血管造影X线机/北京医用射线机厂例2：全自动逆流分洛仪：4-55B/（日本）三田村理研工业株式会社h。出版物档案的主编、编辑、译者。例：药物结构与制剂/沈建民；武振抑A1.8.2文件上列于首位的责任者。A1.8.3责任者只有一个时作第一责任者照原文著录。A1.9其他责任者
A1.9.1其他责任者指除第一责任者以外的责任者，其前加”，”号。A1.9.2单份文件有多个责任者时，除著录第一责任者外，其他责任者最多著录2个，以“，号相隔，并加“等”字。立档单位本身是责任者的必须著录。例：国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局文件：关于发布《科技档案工作条例》的通知（国档字474号）
著录为：
关于发布《科技档案工作条例》的通知：国档字474号/国家档案局；国家经委，国家建委等A1.9.3责任方式相同的责任者，在它们之间用“，\连接。HTKAONTKACa
A1.10机关团体资任者
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A1.10.1团体责任者必须著录全称或通用简称。，中国共产党中央委员会，单独著录时用全称。b，党的中央组织，其前冠以“中共中央”。例：中共中央政治局
党的各级组织，将“中国共产党”简称为“中共”，“委员会”简称为“委”，与各省、市、县名组合标例：中共河北省委，中共湖北省孝感地委；中共辽宁省昌图县委d.国家机关，省略“中华人民共和国”字样，直接以各机关名称全称标目，国务院各委、局等机关前冠以“国家”二字。
例：外交部，卫生部，国家经委，国家档案局，国家医药管理局e，各级地方人民代表大会、人民政府，分别简称为“人大”、“政府”，在省级机关前冠以省名，县级机关前冠以省名、县名，县以下机关冠以县名。例：河北省人大；河北省政府，辽宁省开原县政府，昌图县后窑乡政府。1.各科学、教育、文化、卫生机构，一般直接以其名称标目，但其名称意义不明确时，需冠以上级机构名称。
例：中国药科大学，北京市中药研究所g，属于某一上级机关的基层单位，有自己专有名称，上级机关名称又与该单位名称的全部意义无关时，可省略上级机关，只著录本单位名称。例：国家医药管理局上海医药设计院可著录为：上海医药设计院h，个单位内的下属机构，著录时不得省略上属机关名称。如果只编制本单位内检索工具时可省略单位名称。
例：中国药科大学药剂教研组，沈阳药学院药剂教研组A1.10.2历代政权机关团体贵任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加\（)”号。如（清）内阁，（民国）教育部
A1.11个人责任者
A1.11.1个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务，并加()”号。当某个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件身份相应的职务。例：李维祯曾任沈阳药学院院长、中国药学会理事、辽宁省药学会理事长等职，他在辽宁省药学会所作“学会工作总结报告”，著录时应是：{辽宁省药学会】学会工作总结报告/李维祯（辽宁省药学会理事长）
A1.11.2文件所署个人贵任者为别名、笔名等时，均照原文著录，但应将其真实姓名附后，并加*()\。例：茅盾(沈雁冰）。
A1.11.3清代及其以前的个人资任者的著录与本条A1.10.2条相同。例：
华佗神医秘传/（汉）华佗：（唐）孙思邀A1.11.4外国责任者，应著录各历史时期易于识别的国别简称，统一的中文姓氏译名。姓氏原文和名的缩写，一般采用姓在前，名在后的顺序。国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）\号。例：物理化学，国际单位制/美）丹尼尔斯(Daniels，F)，（美）艾伯蒂（AIberty，RA）A1.12未署责任者的文件
应著录根据其内容、形式特征考证出的资任者，并加“”号。经考证仍无结果时，以三个“口\代之，著录为“口□□”。
例：抗衰老、保健食品及老年用药等问题/张美君】，{陶权）A1.13文件的责任者有误
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仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加“”号。例：合成朱砂/衰志豪【宗大顾】；吴树宝，庞桂云A2文本项
依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图等，其前加“，一”号例：关于可的松质量的研究/林木兰，一正本A3密级与保管期限项
A3.1密级
般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的应著录新的密级，其前加“。”号。A3.2保管期限
A3.2.1一般按案卷组成时所定保管期限著录，对已更改的，应著录新的保管期限，其前加“；”。己除的案卷，不著“保管期限”，在附注项内注明“已剔除”字样，或将该条目卡作废。例1：注射用蚊蛇抗栓酶，又名，清栓酶/陈建智，覃公平。一正本。一机密；长期例2．大搞中草药群众运动省药材公司.一正本—“本卷已剔除”A3.2.2当密级与保管期限项中不著录密级时，小项保管期限前不加\，”号。例如：，一长期
A4时间项
时间项视著录对象分为文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。其前均加。一”号。A4.1文件的形成时间
一般公私文书、信札为发文时间，决议，决定、命令为通过时间或发布时间，条约、合同为签署时间计划报表为编制时间；工程、产品图纸为设计时间等。A4.1.1时间著录，可省略年、月、日，在表示年、月的数字右下角加.”号。例1：1982年6月5日著录为.--1982.6.5例2九八五年中西药品、医疗器械研究试制计划/国家医药管理局.正本，机密；长期.1985.4
历史档案著录原纪年，将换算好的公元纪年附后，并加“（）”号。A4.1.2
清乾隆十年九月二十六日著录为：一清乾隆10.9.26（1745.10.21)A4.1.3没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成时间著录，并加“”号；或著录文件上的其他时间（收文时间、审核时间、印发时间等），并在附注项中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个“口”代之，著录为“口”。时间考证最低应考证出年、月。例：浙江省岱山县药用资源调查报告/毛节荣，黄黎明，张甫海.一副本。一永久。[1976.4~1980.123
A4.1.4时间记载有误的文件，仍照原文著录，再将考证的时间附后，并加\”号。例：不冻注射液的研究/沈阳市战备药研究组.一正本，一机密，长期-1970.5(1969.5].—“研究完成时间在珍宝岛保卫战期间”A4.2案卷内文件起止时间
著录卷内文件最早和最迟形成的时间，其间用“”连接。例：1980年3月4日至1980年12月7日著录为：.—1980.3.4～1980.12.7A5载体形态项
著录档案载体的物质形态特征。8
KAorKAca
A5.1数基及单位
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数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如“页”、“卷”、“册”、“盒”等。著录时其前加\.—\号。
A5.2规格
指档案载体的尺寸型号等，著录时其前加“：\号。例：：-1盒：35mm
-5页：16开
A5.3附件
A5.3.1指文件正文后的附加材料，一般只荐录附件题名，其前冠“+”号。A5.3.2载体形态项中不著录小项数量及单位和规格时，附件前不加”+\号。例：温载术治疗宫颈癌临床报告/大连妇产科医院，正本。一长期。一1975.9.一附病例报告A5.3.3如附件具有自已的题名，并能单独使用，具有独立检索意义时，另行菩录条目，但应在附注项中加以说明。
例1：制药机械设备基础/制药机械设备编写组。-正本.—长期。--1978.10.—“本卷附制药机械制图集”
例2：制药机械制图集/制药机械设备编写组。一正本.—长期.1978.10.--*本卷为制药机械设备基础附件”
A6丛编项
一般照原文著录丛编题名，并将著录内容置于“（)”号中，“（）\号前加“，”号。例：我们是怎样开展档案工作的/中国医疗器械工业公司办公室，一副本，一长期，一1987.3.-（全国医药科技档案工作会议资料之一）A7附注项
附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在最后。引用文字用””
A8标准编码及有关记载项
著录出版物档案的国际标准书号（ISBN)、国内标准书号；产品档案批文号、商标名称。例1：文献工作国家标准汇编2：著录规则专辑/全国文献工作标准化技术委员会：中国标准出版社.—副本.—长期.—1986.6.书号15169.3-410正本.一长期。一1981.—【翼卫药准字例2：十全大补丸生产工艺/唐山市第三制药厂。（1981)202号，景忠山牌）
A9提要项
档案内容摘要一般不超过300字。例：
NS551263
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NS4-21-046
盐酸L-赖氨酸技术鉴定书：辽药科鉴字（83)001/辽宁省医药管理局.—正本。机密：长期.—1983.3.15氨基酸L-赖氨酸菌种发醇食品添加剂试制出药用和食品添加剂规格盐酸L-赖氨酸，菌种选育、发酵条件成熟，成品保证质量，适于工业化生产，摇瓶产酸率已达到国际水平。
A10排检与编号项
A10.1分类号
依据档案分类法的有关规定标引。置于条目左上角第一行。《中国档案分类法医药档案分类表》是医药档案标引分类号的依据。
A10.2档案馆（室）代号
依据档案馆（室）代码的有关规定著录。置于条目右上角第一行。按已向国家档案局申请并获得的档案馆（室）代号著录，不符合上述规定者按《国家医药管理局档案馆（室）代码实施细则》规定给号著录。A10.3档号
A10.3.1全宗号：著录馆藏每一全宗的编号。A10.3.2案卷目录号：著录本馆（室）内每一案卷目录的编号。A10.3.3案卷号：著录全宗内案卷目录内每一案卷的编号。A10.3.4件号或页码：按文件级著录时，著录案卷内每一文件的顺序号或其首页的编号。A10.3.5某些科技档案可著录具有检索意义的专业号、工程号、专题号、产品型号等编号。A10.3.6档号中各号之间用_”号，占半格。A10.3.7档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头。A10.4缩微号
著录于条目右上角第二行，与档案馆（室)代号齐头。A10.5主题词
A10.5.1依据GB3860-83《文献主题标引规则》的原则进行标引。主题词应从主题词表中选取。
A10.5.2文件级条目一般标引3～8个主题词，案卷级可适当增加。A10.5.3主题词标引于第二段落之下，另起一行齐头标引，各主题词之间空一格。例：
HIIKAoNIKAca
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